برگزاری یک جلسه موثر

اینجا لازم است توجه کنید که حتی در جلسات کاری که شبیه گپ و گفت های دوستانه برگزار می شود، با وجود این که قرار است چندین تصمیم در رابطه با کار گرفته شود، اما زمان زیادی هم ضایع می شود. با پیگیری و مهارت می توان این جلسات با راندمان پایین را به جلسات موثری تبدیل کرد.
بی تردید برگزاری جلسه های کاری، در پیشرفت اهداف اقتصادی شرکت ها و مؤسسات نقش اساسی دارد. یکی از خصایص مشترک شرکت ها ی موفق آن است که جلسات منظم هفتگی دارند. بعد از مدتی برگزاری این جلسات، ممکن است یا به کاری ملالت آور تبدیل شود و یا به کاری تکراری که خروجی مشخصی ندارد، ولی اگر اصول برگزاری جلسات را بیاموزیم می توانیم جلسات مفرح، با راندمان بالا و در عین حال تآثیرگذار داشته باشیم.
آیا در طول جلسه، روند پیشبرد مباحث در راستای هر آنچه در دستور کار منظور شده است، طی می شود یا بدون توجه به نکات مهم کلیدی بر مبنای آنچه در لحظه رخ می دهد حرکت می کنیم؟ نتایج تحقیقات انجام شده در این خصوص نشان می دهد در بسیاری از جلسه ها، پدیده ی منفی اتلاف وقت، بیشتر از گفت و گوی سازنده کسب و کاری، بر فضای جلسه ها حاکم است. این درحالی است که کارکنان شرکت ها و مؤسسات به ویژه مدیران رده بالاتر، نزدیک به 20 الی 40 درصد وقتشان را در جلسه ها می گذرانند. بنابراین سوال اصلی این است که چگونه می توان جلسات را با کیفیت بیشتر و کارآمدتر برگزار کرد؟
برای رسیدن به یک جلسه موثر چه فاکتورهایی لازم است؟ از جمله موارد مهم و حیاتی برای برگزاری یک جلسه ی کارآمد، داشتن هدف، آماده سازی جلوتر از زمان، تعیین اهداف در طول جلسه، تدوین مقررات جلسه و ارزیابی برای پیگیری های بعدی هستند. یک نشست موفق، مانند یک کار گروهی است که برای انجام آن باید یکایک افراد تیم گام به گام و با برنامه ریزی مدونی کار خود را پیش برند. در ادامه ی این مطلب، شما با گام های اولیه در رابطه با چگونگی برگزاری جلسات موثر آشنا می شوید. با اجرای آنها میتوانید این اطمینان خاطر را داشته باشید که جلسه ی بعدی که قرار است برگزار کنید یکی از مؤثرترین جلسات کاری شما خواهد بود.
برنامه ریزی و هدف گذاری

برنامه ریزیPlanning فرایندی برای رسیدن به اهداف است. برنامه ریزی می تواند نقش مهمی در کمک به جلوگیری از اشتباهات یا تشخیص فرصت های پنهان بازی کند. برنامه ریزی به پیش بینی و ساختن آینده قابل تصور کمک می کند. برنامه ریزی به آینده می نگرد. با این تفاسیر، برنامه ریزی پیش از آغاز یک جلسه را برای رسیدن به نتیجه ی مطلوب در نظر داشته باشید. اگر هدف مشخصی نداشته باشید، جلسه مورد نظر شما به یک جلسه طولانی، کسالت آور و بی نتیجه تبدیل خواهد شد. پس درک روشن از هدف، گام اولیه برای رسیدن به یک جلسه مؤثر کاری است. هدف گذاری در برگزاری جلسات به عنوان یکی از فرایندهای مهم در مدیریت زمان، دارای ارزش بسیار زیادی است که موجب می شود بتوانیم به طور واضح و روشن تعریف دقیقی از اهداف جلسات را بیان و پیشنهادهای لازم را برای رسیدن به اهداف ارائه نماییم. بعد از مشخص شدن هدف به سراغ گام های بعدی نظیر مشخص کردن اعضای جلسه، زمان مناسب برگزاری و مکان آن بروید.
موضوع مورد بحث ممکن است در جلسه به این صورت پیش برود:

مروری بر گذشته و جزئیات مرتبط با موضاعات قدیمی
بحث و بررسی در رابطه با موضاعات جدید
ارزیابی پیشرفت دستیابی به سوی هدف

در اینجا ذکر این نکته ضروری به نظر می رسد که گاهی اوقات جلسات متعدد کوتاه ممکن است بهترین راه حل برای دستیابی به برخی از اهداف باشند. در این حالت شرکت کنندگان جلسه در هر بار مشارکت می توانند با در نظر گرفتن جلسه های قبلی، نکات جدیدی را برای جلسات آینده آماده و مهیا سازند. در واقع برگزاری جلسات کوتاه متعدد قابلیت انعطاف flexibility بیشتری دارد. البته از طرف دیگر ممکن است اعضا جلسه ترجیح دهند در یک جلسه ی طولانی مدت شرکت کنند، چراکه بعضی از افراد مجبورند مسافتی را برای حضور در جلسه طی کنند و برایشان راحت تر این است که به جای چندین بار رفت و آمد یک بار این مسافت را بپیمایند.
مدت زمان جلسه را می توان از طریق فعالیت های جمع آوری اطلاعات کوتاه کرد. همچنین اگر جلسه را در نزدیکی ساعات پایان کار برگزار کنیم، احتمال آن که مدت زمانش کوتاه تر شود، بیشتر است. در این صورت از زمان اول صبح که نیروهای کاری پر انرژی هستند صرف کار می شود نه صرف وقت در جلسات. صرف نظر از تشریفات ظاهری، از برنامه ریزی مناسب و هدفمند (زمان و مکان مناسب) برای رسیدن به یک جلسه ی موثر با تصمیمات کاربردی و مشارکت حداکثری اعضا غافل نشوید.
برگزاری جلسه

در آغاز باید به نقش شخص یا اشخاص در برگزاری جلسه توجه داشت. اشخاص حاضر در جلسه در آغاز موضوع بحث را پیرامون هدف اصلی نگه می دارند(کارکرد وظیفه ای) و همزمان مطمئن هستند که سخن هر شخص شنیده و نیازهای آنها برآورده می شود( کارکرد ابقا و نگهداشت). در اکثر اوقات ناظر جلسه بر روند اجرای جلسه نظارت دارد، اما ممکن است در شرایطی این نقش به یکی از افراد گروه محول شود. اگر شما رهبر جلسه هستید، اطمینان حاصل کنید که افکار و ایده های همه ی افراد شرکت کننده در جلسه، مطرح شود و اختیار و عنان جلسه به دست عده ای خاص نباشد و همه بتوانند آزادانه حرف هایشان را مطرح کنند. جلسه ای که توسط فرد ضعیف و کم اثری هدایت شود، در بیشتر اوقات شبیه همان بحث های دوستانه، بی هدف و بی نتیجه خواهد شد. شروع به وقت و اتمام به موقع جلسه، نخستین تمرین در زمینه ی برگزاری جلسات مؤثر است. وقت شناسی و عدم وقت شناسی! تصمیم با شماست که کدام یک را تبدیل به یک روایت متداول در جلسات خود کنید.
فراموش نکنیم که زمان با ارزش ترین منبعی است که در اختیار انسانها قرار دارد، زیرا تمامی منابع دیگر به شرط وجود زمان ارزش می یابند و به دلیل همین ارزش و اهمیت، توجه به زمان در بسیاری از فرهنگ ها و زبان های مختلف تکرار شده است. پس لزوم توجه به مقوله ی مدیریت زمان در کلیه فرایندهای مرتبط با جلسات و مذاکرات، از اهمیت خاصی برخوردار است. در راستای مدیریت زمان، مواردی همچون هدف و هدف گذاری، تفویض اختیار و اولویت بندی امور اهمیت دارند.
دستور کار نشست

دستور جلسه، عبارت است از عناوین موضوعی جلسه که می بایست درخصوص آن ها در جلسه به بحث و تبادل نظر پرداخت و بدون وجود دستور جلسه، برگزاری جلسه میسر نخواهد بود. به طور کلی اهداف اصلی برگزاری هر جلسه عبارت اند از انتقال اطلاعات یا ارائه ی توصیه ها و رهنمود های کاری، صدور دستورات، رسیدگی به شکایات، تخلفات، گلایه ها و قضاوت ها، اتخاذ یا اجرای تصمیمات کاری، دست یابی به ایده های نو و یا ارائه ی طرح پیشنهادی جهت بررسی و به تصویب رساندن آن.
همواره باید پیش از برگزاری جلسه، دستور جلسه به اطلاع اعضای جلسه رسانیده شود تا ایشان آمادگی لازم جهت حضور در جلسه را داشته باشند. به طور معمول هدف از تشکیل جلسه مشخص شده و به طور مکتوب تحت عنوان "دستور جلسه" برای شرکت کنندگان ارسال می شود. وجود دستور جلسه ی مدون و مکتوب علاوه برآن که باعث می شود مذاکرات از مسیر اصلی خود منحرف نشود، به شرکت کننده این امکان را می دهد که از پیش، مدارک و سوابق مورد نیاز را تهیه نموده و عندالزوم در زمینه موضوع، مطالعات لازم را به عمل آورد. قدر مسلم علاوه بر این که وقت جلسه بیهوده تلف نمی شود، به کارایی جلسه به طور قابل ملاحظه ای افزوده می شود.
تدوین صورت جلسه

تدوین صورت جلسه، که در بردارنده اطلاعات دستورکار جلسه مدعوین، حاضرین، زمان و مکان جلسه باشد، برای اتمام یک جلسه موثر الزامی به نظر می رسد. یک صورت جلسه مناسب علاوه بر موارد فوق شا مل اظهارات حاضرین جلسه حول محورهای دستورکار بوده و در انتها مصوبات جلسه بند به بند به صورت شفاف نوشته می شوند و برای هر مورد پیگیری کننده، انجام دهنده و مهلت انجام مشخص می گردد و حاضرین جلسه با امضای آن مصوبات جلسه را تایید نموده و ضما نت اجرایی آن را مشخص می کنند.