همسویی راهبردهای کسب و کار با فناوری اطلاعات

مقدمه

1. به عقیده لوفتمن همسویی بین استراتژی فناوری اطلاعات و کسب و کار بر بکارگیری فناوری اطلاعات به شیوه‌ای شایسته و بهنگام و در توازن با استراتژی‌ها، اهداف و نیازهای کسب و کار سازمان اشاره دارد.ضمن آنکه همسویی استراتژیک حدی است که در آن حد ، استراتژی های فناوری اطلاعات ، از استراتژی های کسب و کار حمایت می کنند و توسط استراتژی کسب و کار نیز حمایت می شوند(Luftman, 2002, P.3)
2. تالون همسویی استراتژیک را در قالب 2 مبحث «نقصان فناوری» و «نقصان استراتژی» مورد بررسی قرار می دهد. نقصان فناوری وقتی مطرح می‌شود که قابلیتها و تواناییهای موجود فناوری اطلاعات در پشتیبانی مناسب از استراتژی کسب و کار سازمان دچار شکست می‌شوند. نقصان استراتژی زمانی مطرح می‌شود که استراتژی کسب و کار سازمان در کسب مزایای کامل از قابلیتها و تواناییهای موجود فناوری اطلاعات سازمان دچار شکست می‌شود.

تاریخچه و اهمیت موضوع

مدل های همسویی استراتژیک

1. مدل کلارک
   کلارک در سال 1994 مدلی را ارائه کرد که بر مبنای نظرات اسکات مورتون در سال 1991 شکل گرفته بود. در این مدل پنج عامل اساسی که بر اهداف استراتژیک سازمان اثر می‌گذارند و همسویی را تحت تأثیر قرار می‌دهند، بیان شده است. این پنج عامل عبارتند از ساختار، فرایند‌های مدیریت، افراد و نقشها، فناوری و استراتژی. این مدل نشان می‌دهد که رابطه بین فناوری و استراتژی به صورت ساده یا مستقیم نیست و این رابطه می‌تواند تحت تاثیر فرهنگ‌ سازمانی قرار گیرد. روابط ممکن است توسط عوامل فناوری و محیط اقتصادی- اجتماعی داخلی و خارجی تحت تأثیر قرار گیرد. به دلیل پویایی بسیار زیاد محیط‌های داخلی و خارجی یک سازمان، همسویی باید به طور مداوم مورد بررسی و نظارت قرار گیرد. عامل محوری و مرکزی مدل « فرایند‌های مدیریت» است. این فرایندها بین فناوری اطلاعات و استراتژی کسب و کار قرار می‌گیرد. بنابراین مدل به این موضوع اشاره می‌کند که اگر فرایندهای مدیریتی مناسبی وجود نداشته باشد، همسویی بین فناوری اطلاعات و استراتژی کسب و کار دچار مشکل خواهد شد. مدل فوق همچنین بر اهمیت ساختار سازمانی، افراد و نقشهایی که در فرایند همسویی دارند، تأکید می‌کند. رابطه بین فناوری اطلاعات و ساختار ممکن است مستقل از فرایندهای مدیریت و به صورت مستقیم باشد.
2. مدل همسویی BITAM
   مدل (BUSINESS IT ALIGNMENT METHODOLOGY = BITAM) به همراه متدولوژی آن در سال 2002 توسط کازمن و می‌چن ارائه شده است. آنها مدلها و چهارچوبهای قبلی همسویی را مورد انتقاد قرار می دهند و اشاره می‌کنند که این مدل‌ها اغلب فقط در قالبی مفهومی به سطح استراتژیک همسویی و ارتباط بین بخشهای مختلف مدل پرداخته‌اند. آنها عقیده دارند که این مدل‌ها چگونگی سنجش و اصلاح عدم همسویی، که همواره بسیار مهم بوده است را بیان نمی‌کنند. همچنین آنها عقیده دارند که با گذشت زمان فناوری اطلاعات تغییرات شگفت‌انگیزی را بر محیط ایجاد کرده است و پس از انقلاب اینترنت و جهانی شدن آن فناوری اطلاعات عاملی ضروری برای موفقیت کسب و کار و بخشی جدا‌ ناپذیر از برنامه‌ریزی کسب و کار است. با توجه به پیشرفتهای فناوری و تغییرات محیط کسب و کار، سازمانها نیازمند جستجو و مطابقت شیوه‌هایی برای نوآوری مداوم در فرایند همسویی هستند. آنها بر این عقیده‌اند که مدل‌های قبلی همسویی با توجه به تغییراتی که در محیط کسب و کار اتفاق افتاده است، چندان مناسب نیستند. در واقع این مدل‌ها اغلب به بیان سطح استراتژیک و مفهومی همسویی و ارتباط بخشهای مختلف مدل پرداخته‌اند و مباحث همسویی را در سطح معماری فناوری اطلاعات که امری ضروری برای همسویی است، بررسی نکرده‌اند. کازمن و می‌چن مدل همسویی فناوری اطلاعات و کسب و کار زیر را بر مبنای معماری فناوری اطلاعات بیان می‌کنند. این مدل لایه های مدل‌های کسب و کار، معماریهای کسب و کار و معماری های فناوری اطلاعات را مشخص کرده است.
3. مدل C4 همسویی
   تحقیقی در سال 2004 در زمینه راهکارهای همسویی انجام شده است که طی آن 21 مدیر ارشد فناوری اطلاعات و کسب و کار در 15 سازمان بزرگ مورد بررسی و مصاحبه قرار گرفته‌اند. تحلیل نتایج حاصل از این بررسیها بیان می‌کند که اغلب پاسخ‌دهندگانی که سازمانهایشان دارای درجه همسویی بیشتری بوده‌اند، 4 مبحث اساسی جهت رسیدن به همسویی را در صحبتهایشان و نظراتشان تکرار کرده‌اند که عبارتند از:
   • جهت‌گیری مشخص به معنای ارائه یک استراتژی روشن و معین برای آینده نزدیک و دور است. استراتژی‌های فناوری اطلاعات و کسب و کار سازمان باید در مشارکتی نزدیک با یکدیگر و در کنار هم ایجاد شده و با هم هماهنگ شوند. بسیاری از سازمانها به منظور افزایش همسویی برنامه‌های استاندارد معینی را تدوین و معماری کلان یکپارچه‌ای را ایجاد کرده‌اند.
   • تعهد شامل پشتیبانی بالاترین سطح مدیریت سازمان از فناوری اطلاعات است. بخشی از این فرایند شامل مشارکت مدیران فناوری اطلاعات در برنامه‌ریزی سازمان در کنار مشارکت مدیران کسب و کار در برنامه‌ریزی فناوری اطلاعات است. به منظور پیاده‌سازی یکپارچگی مورد نظر در سازمان نیازمند ایجاد احترام و اعتماد متقابل در سازمان هستیم.
   • ارتباطات به عنوان یک عامل کلیدی در موفقیت یا شکست همسویی در سازمان مطرح شده است. این موضوع با بیان روشن و دقیق انتظارات اصلی سازمان از همسویی آغاز می‌شود. سپس استراتژی، اهداف و انتظارات سازمان به مدیران کسب و کار و کارکنان انتقال داده می‌شود. به نظر می‌رسد تا زمانی که مباحثات دوطرفه بین مدیران فناوری اطلاعات و کسب و کار سازمان انجام نپذیرد، تلاشهای بخش فناوری اطلاعات برای همسویی از طرف مدیران کسب و کار مردود شمرده شود. وقتی مدیران کسب و کار به طور مشخص دلایل بخش فناوری اطلاعات برای تلاش در جهت ایجاد همسویی را درک کنند، هر دو بخش، ریسک‌های فرایند همسویی را می پذیرند و در آن سهیم می شوند.
   • یکپارچگی بین بخشها می‌تواند یکی از نتایج همسویی باشد. به منظور موفقیت در همسویی استراتژی‌های فناوری اطلاعات و کسب و کار سازمان، باید مرزهای بین بخشها و وظایف سازمان حذف شود. کارکنان باید تشویق شوند تا شیوه‌های مناسب به کارگیری فناوری به منظور ایجاد ارزش در سازمان و رسیدن به اهداف سازمانی را ایجاد کنند. در نهایت باید به منظور رسیدن به همسویی یک ساختار نظارتی گسترده در سراسر سازمان ایجاد و پیاده‌سازی شود. باید یک هسته مرکزی و تیم‌های چند‌وظیفه‌ای و چند‌بخشی ایجاد شوند تا همسویی فناوری اطلاعات و کسب و کار را سرپرستی نمایند و استراتژی یکپارچه تدوین شده را اجرا کنند.

گامهای همسویی فناوری اطلاعات و کسب و کار سازمان

1. تعیین ارزشهای سازمان
   البته باید توجه کرد که ارزشهای سازمان ممکن است در طول زمان تغییر کنند و با آنچه در گذشته ارزش محسوب می‌شد، متفاوت شوند. در این مرحله ما نیازمند فرایندی جهت تعریف و تعیین مهمترین اولویتها، استراتژی‌ها و اهداف سازمانی هستیم. باید بررسی شود که مدیران ارشد تلاش می‌کنند تا سازمان را به چه سمتی هدایت ‌کنند. با بررسی و بازبینی مستندات استراتژی کسب و کار می‌توان به نتایج مد نظر دست یافت و با انجام مصاحبه‌ها با مدیران ارشد که استراتژی‌ها را ایجاد و اجرا می کنند، یافته‌ها را تکمیل کرد. نتایج نهایی این بررسی‌ها لیستی از ارزشهای کنونی سازمان خواهد بود.
2. رتبه‌بندی اولویت‌های ارزش‌های کسب و کار
   در این مرحله از روشهای وزن‌گذاری، امتیاز‌بندی و غیره جهت رتبه‌بندی اولویت‌های استراتژیک شناخته شده استفاده می‌شود. این فرایندها منجر به رتبه‌بندی هر استراتژی می‌شوند. لیست رتبه‌بندی تهیه شده مورد بازنگری نهایی و سپس در سراسر سازمان مورد توافق قرار می‌گیرد. .
3. تخصیص مجدد منابع به اولویتها
   این کار شاید به نظر ساده بیاید، ولی در سازمانها با دشواری انجام می‌گیرد، زیرا حدود 70 تا 80 درصد منابع سازمانی درگیر فرایندهای تولید جاری و فعالیتهای نگهداری تکراری در سازمان هستند. بنابراین برای عملی کردن اولویتهای جدید سازمان نیازمند آزاد‌سازی منابع هستیم. بنابراین باید برنامه‌ای تدوین شود که:
   • منابعی را که در حال حاضر به اولویتهای کلیدی تخصیص داده شده‌اند، شناسایی شوند؛
   • برنامه زمانبندی شده برای انتقال منابع از پروژه‌های دارای اولویت پایین‌تر به پروژه‌های دارای اولویت بالاتر معین شود؛
   • این برنامه اجرا شود.
4. اطلاع رسانی وضعیت فعلی همسویی در سازمان و ارائه برنامه‌ای برای افزایش آن .
   از آنجایی که ممکن است مدیران فناوری اطلاعات در برابر تخصیص مجدد منابع مقاومت نمایند، ضروری است که مدیریت ارشد اجرایی وضعیت همسویی را در سازمان و چگونگی افزایش آن را در طی زمان درک کند. با توجه به اینکه مدیران فناوری اطلاعات انعطاف‌پذیری کمی در برابر تخصیص مجدد منابع در کوتاه مدت نشان می‌دهند، تدوین برنامه‌ای برای انجام آن و انتقال و ارائه آن به مدیران فناوری اطلاعات ضروری می‌نماید.
5. سازماندهی جهت حفظ همسویی.
   رسیدن به همسویی خود یک وجه از کار است و حفظ این همسویی وجه دیگر کار. این امر با ایجاد گروهی متشکل از کمیته‌ هدایت فناوری اطلاعات و مدیران ارتباطات میسر می‌شود. نقش کمیته هدایت، آگاه کردن مدیران اجرایی در مورد نواقص و اشتباهات به کارگیری فناوری اطلاعات مانند راهکارهای نامناسب استفاده از فناوری اطلاعات و همچنین اولویت‌بندی نادرست پروژه‌های فناوری اطلاعات مطابق با اهداف کسب و کار سازمانی است. نقش مدیران ارتباطات ایجاد ارتباطات نزدیک و صمیمانه با مشتریان کلیدی سازمان و تهیه برنامه‌ریزی روزانه در سازمان است. این دو مجموعه در کنار هم مکانیسمی برای برنامه‌ریزی، ارتباطات و همسویی مداوم را ایجاد می‌کنند.

مراحل رفع عدم همسویی

1. کشف و شناسایی
   سازمانها به منظور کشف و شناسایی مشکلات همسویی باید بتوانند اهداف کسب و کار سازمان و روابط بین این اهداف و نیازمندیهای فناوری اطلاعات را به طور دقیق مشخص کنند. در برخی موارد بخشهای فناوری اطلاعات مستندات رسمی مشخص کننده اهداف کسب و کار را در اختیار ندارند. اهداف کسب و کار به شیوه مشارکتی تدوین نمی شوند و اغلب فرایندهای مورد نیاز بخش فناوری اطلاعات مبهم و نادرست هستند. به علاوه بخش فناوری اطلاعات نیازمند فرایندهای مشخصی برای ردیابی نیازمندیهای معماری کسب و کار و معماری فناوری اطلاعات سازمان است. این مراحل و فرایندها باید مورد بررسی قرار گیرند تا عدم همسویی مشخص شود.
2. اصلاح
   هنگامی که عدم همسویی مورد شناسایی قرار گیرد، سازمانها باید تکنیک‌هایی جهت تشخیص ماهیت عدم همسویی و میزان عدم همسویی سه سطح مدل ارائه شده بیایند. پس از تشخیص، ‌امکان به کارگیری اقداماتی جهت اصلاح عدم همسویی میسر خواهد بود. باید به این نکته توجه کرد که هر اقدام اصلاحی ممکن است اثرات و نتایجی را به همراه داشته باشد. بنابراین در ارائه هر راهکاری برای رفع مجدد عدم همسویی باید موارد زیر را لحاظ نمود:
   < >
   مجموعه‌ای از استراتژی‌های اصلاحی را مورد بررسی و توجه قرار دهد؛
   - - ->
   استراتژی‌های مختلف را از جنبه های مختلف مورد مقایسه قرار دهد؛
   - - ->
   استراتژی‌های بهینه را بر اساس اثرات و نتایجی که بر روی سه سطح مدل دارند ، انتخاب کند.
   وقتی یک استراتژی همسویی مجدد انتخاب می‌شود، مشکلاتی را نیز به همراه دارد. به طور مثال اقدامات اصلاحی ریسک‌هایی را با خود به همراه دارد. برای کاهش این ریسک‌ها می‌توان همه افرادی که از این اقدامات تأثیر می‌پذیرند را در فرایند اصلاح مشارکت داد. همچنین می‌توان از این افراد جهت شناسایی نیازمندیها و ارزیابی راهکارهای ارائه شده استفاده کرد.
3. پیشگیری
   همانگونه که در مدل کازمن و می‌چن نشان داده شده است، سه سطح همسویی وجود دارد که نیازمند مدیریت است. همسویی مدل کسب و کار با معماری کسب و کار، همسویی معماری کسب و کار با معماری فناوری اطلاعات و همسویی مدل کسب و کار با معماری فناوری اطلاعات . کازمن و می‌چن اعتقاد دارند که تنها راه پیشگیری از عدم همسویی یا برهم خوردن توازن همسویی، مدیریت مداوم این سه سطح همسویی است. بدین منظور موارد زیر را باید لحاظ کرد:
   • همسویی مدل کسب و کار با معماری کسب و کار با تدوین سناریوهای عملیاتی آزمایشی که نیازمندیهای کسب و کار را برآورده کند؛
   • همسویی معماری کسب و کار با معماری فناوری اطلاعات با تدوین سناریوهای عملیاتی آزمایشی که نیازمندیهای معماری کسب و کار را برآورده کند؛
   • همسویی مدل کسب و کار با معماری فناوری اطلاعات با تدوین سناریوهای عملیاتی آزمایشی که پاسخگوی محرکهای کسب و کار باشند.

نتیجه گیری