مدیریت دانش در شرکت ها

افراد منبع ایده ها و اطلاعات با ارزش هستند اما معمولاً آن ایده ها و اطلاعات را در خود نگه می دارند. چالش اصلی شرکت ها، یافتن راه هایی برای استخراج آن و به اشتراک گذاشتن آن است. این وظیفه همان کاری است که اکثر نرم افزارهای اینترنتی انجام خواهند داد. در دره سیلیکونی همکاری واژه ای جادویی است . شرکت ها به دلایل گوناگون نیازمند آن هستند که کارکنان بیش از گذشته اطلاعات و ایده های خود را با هم در میان بگذارند. یکی از این دلایل نیاز به نوآوری دائمی و بهتر شدن محصولات قدیمی و یافتن رویه های جدید است . تحقق این امر مستلزم جریان دائمی ایده های جدید است. دلیل دیگر اینکه همانطورکه کارگران در کارخانه های چند دهه پیش برای ساخت ماشین با هم از لحاظ فیزیکی همکاری می کردند، اکنون کارمندان در دفاتر باید برای ارائه بهینه خدمات با هم ارتباط برقرار کرده و همکاری کنند اما تبادل اطلاعات دشوارتر شده است و یکی از دلایل این امر آن است که افرادی که مشغول انجام پروژه ای واحد هستند ممکن است از لحاظ مکانی فاصله بسیار زیادی با هم داشته باشند. گفت وگو های موثر در هنگام استراحت در بوفه شرکت که منبعی بزرگ برای ایده های خوب است می تواند با روش های الکترونیک و از طریق اینترنت و پست الکترونیک صورت گیرد. همچنین کارکنانی که برای تولید خدمتی جدید همکاری می کنند، ممکن است برای شرکت های مختلف کار کنند. با پراکنده شدن کارها بین شرکت های مختلف، بهره گیری از ابزارهای مناسب و موثر همکاری ضروری می شود .
مسلماً سال هاست مبادله روزانه اطلاعات در اکثر شرکت ها صورت می گیرد، حتی هنگامی که مراکز و دفاتر شرکت از لحاظ مکانی فاصله زیادی با هم داشته اند. طراحان و دیگر افراد مشغول به فعالیت های مختلف در بعضی از شرکت ها در مناطق گوناگون جغرافیایی زندگی می کنند اما از همان نقطه به همکاری با شرکت ادامه می دهند. اینترنت به این دسته از افراد کمک کرده تا با کارایی و سرعت بالاتر همان فعالیت ها را در بعدی وسیع تر انجام دهند. همچنین با استفاده از این شبکه مبادله و جریان اطلاعات در درون شرکت و بین کسانی که روی یک پروژه کار می کنند تسهیل شده است. بدین ترتیب کارهای گروهی در سطحی بین المللی تشویق می شود و زمینه برای ظهور جوامع افقی در درون شرکت فراهم می شود. اکنون این گروه ها با سهولت می توانند در تمام ساعات شبانه روز و از هر نقطه جهان ایده های خود را با یکدیگر مبادله کنند و در مورد بهترین رویه های کاری به بحث بپردازند .

مهارت های لازم برای مدیریت همکاری بین افراد

تاکید کمتر بر موفقیت های فردی و تاکید بالاتر بر کار گروهی. از سوی دیگر همانطور که شرکت ها می توانند از ارائه خدمات اینترنتی در حوزه نیروی انسانی درس هایی فراگیرند و از آن برای ارائه خدمات اینترنتی به مشتری ها استفاده کنند، می توانند از همکاری درون سازمان درس هایی فراگرفته و از آن برای همکاری های بین المللی با دیگر شرکت ها و سازمان ها بهره ببرند. شرکتی که نمی تواند کارکنان خود را به همکاری موثر و روان با هم متقاعد کند، به احتمال زیاد نخواهد توانست دیگر شرکت ها را به همکاری با خود فراخواند .
همکاری موثر و کارا به ساختار مناسب نیاز دارد، ساختاری که به جای تشویق تک روها، به افرادی که در کار گروهی موفق هستند پاداش می دهد اما انگیزه هایی که افراد را به کار گروهی تشویق می کند، تنها مالی نیستند. به گفته آلن مک کورماک از دانشکده تجارت هاروارد یکی از جالب ترین و الهام بخش ترین الگو های همکاری ایجاد نرم افزاری Open-Source نظیر لینوکس است.با تغییر ساختار متمرکز شرکت ها و انجام مراحل مختلف یک پروژه در مناطق گوناگون جغرافیایی، دیگر کارها در یک جا و توسط یک گروه متمرکز انجام نمی شود. بلکه گروه هایی که باید با هم ارتباط دائمی و موثر داشته باشند، کارهای یک پروژه را انجام می دهند. به همین دلیل وجود ابزار ارتباطی نظیر اینترنت و شبکه های مشابه بسیار ضروری است. از طرف دیگر نوآوری دیگر تنها توسط بخش تحقیق و توسعه یک شرکت صورت نمی گیرد بلکه با همکاری شبکه ای از شرکت ها که هر یک روی بخش خاصی از پروژه کار می کنند، به وجود می آید .
از سوی دیگر شرکت ها باید بتوانند برای کسب سود روی ایده های کارکنان خود حساب کنند. شرکت های فعال در زمینه بیوتکنولوژی از سال ها پیش راه هایی را برای اعطای بخشی از سود در ازای تحقیقات به کارکنان یافته اند. در حال حاضر شرکت IBM طرحی را اجرا می کند که طبق آن به ایده های خوب پاداش داده می شود. دریافت امتیاز انحصاری، پاداش مالی به همراه دارد. نوشتن مقالات علمی نیز به همین ترتیب سودی را برای نویسنده به همراه دارد. این شرکت همچنین سعی دارد راهی را بیابد تا طبق آن افراد تشویق شوند و ایده های خود را وارد بانک اطلاعات علمی شرکت کنند . IBM این کار را با دادن پاداش به افرادی که ایده هایشان مکرراً مورد استفاده قرار می گیرد یا کسانی که ایده های جدید را به شیوه های خوب طبقه بندی می کنند، انجام می دهد. همچنین مشاوران برای خلق و مبادله ایده های خوب پاداش می گیرند .
متفرق اما متحد
بخش عمده همکاری هایی که هر روز در شرکت ها صورت می گیرد، شکلی یکنواخت دارد اما هنگامی که افراد در مناطق مختلف جغرافیایی هستند یا برای شرکت های مختلف کار می کنند، هماهنگ کردن فعالیت های آنها گاه بسیار وقت گیر است . مطلع ماندن از اینکه چه کسی کدام بخش از کار را انجام داده ضروری است زیرا در این حالت در صورتی که مشکلی پدید آید، بدون معطلی نقطه ضعف مشخص می شود و می توان راهی را برای آن یافت .
تمام انواع جدید ابزارهای همکاری به کارکنان اجازه می دهد روی یک پروژه با هم مشارکت کنند. برای مثال می توانند سایتی مشترک را تاسیس کرده و هر یک مطالب جدید در آن درج کنند . بدین ترتیب به شیوه وقت گیر ارسال مداوم نامه های الکترونیک نیازی نیست . برخی از شرکت ها محلی را در سایت خود در نظر می گیرند که افراد مشغول به کار روی یک پروژه می توانند اسناد، برنامه ها، ایده ها و... را در آن وارد کنند. شرکت فورد از همین شیوه استفاده می کند. این تکنولوژی هنگامی به وجود آمد و مورد استفاده قرار گرفت که گروه هایی در سوئد، بریتانیا و ایالات متحده برای تحت تملک در آوردن شرکت ولوو در تلاش بودند. پس از آن از همین شیوه در خرید شرکت لندروور استفاده شد. کارکنان برای بازبینی هر مرحله از کار می توانند از سیستم پیام فوری استفاده کنند. مدیر بخش سیستم های مدیریت در شرکت فورد می گوید مزیت شیوه بهره گیری از e-room این است که سیستم طوری است که افراد هنگامی که مناسب شان است از آن استفاده می کنند. این افراد همواره به روز هستند و در واقع فعالیت فیزیکی جای خود را به استفاده از نرم افزار داده است.در حال حاضر بعضی از شرکت ها شکل های پیشرفته تر این نرم افزارها را تولید می کنند. شرکت Firedrop مستقر در کالیفرنیا، نرم افزاری به نام Zaplet طراحی کرده که شبیه یک نامه الکترونیک وارد صندوق پستی الکترونیک شما می شود اما هنگامی که آن را باز می کنید، پنجره ای روی سرور یا کامپیوتر مرکزی باز می کند. بدین ترتیب اطلاعاتی را که شما می بینید همان اطلاعات روی سرور است بنابراین همواره تازه ترین اطلاعات در اختیار شما قرار دارد .
با بهره گیری از تکنولوژی های مرتبط و مشابه در حال حاضر مدیران می توانند در بخش های مختلف مثلاً استخدام با سهولت بیشتر و سرعت بالاتر به امور رسیدگی کنند . این مدیران هر روز با تعداد زیادی درخواست که به صورت الکترونیک به دست شان می رسد روبه رو هستند. پس از رسیدگی به هر یک، موارد مناسب را برای مدیران ارشد ارسال می کنند. آنگاه مدیران تصمیم می گیرند با کدام فرد ملاقات حضوری داشته باشند. سپس از طریق تلفن با متقاضیان انتخاب شده تماس گرفته می شود تا قرار مصاحبه گذاشته شود .
بسیاری از مشاوران و شرکت های فعال در حوزه تکنولوژی های مشابه امیدوارند به شرکت های مختلف، شیوه های همکاری بهتر را آموزش دهند. مدیر بخش بازاریابی بین المللی و استراتژی شرکت Peoplesoft معتقد است ابزارهای موثر برای ارتقای سطح همکاری باید بر اینترنت مبتنی باشند. استانداردهای شفاف اینترنت باعث می شود همکاری هر فرد با فرد دیگر بسیار آسان تر صورت گیرد.بسیاری از محققان معتقدند ابزارهای نرم افزاری در آینده به مدیران و نیز تمام عناصر و عوامل انسانی شرکت اجازه می دهد با سهولت و کارایی بالا به مبادله اطلاعات با هم بپردازند. این تکنولوژی ها سرعت کار را بالا برده و احتیاج به نیروی انسانی را کاهش می دهد. بدون شک ابزارهای جدید، مشتری ها و عرضه کنندگان را در یک شبکه بزرگ همکاری قرار می دهد. در حال حاضر برخی از این ابزارها هنوز وارد بازار نشده اند. اکثر شرکت ها هنوز در حال کشف نحوه انجام کارها از طریق اینترنت هستند اما از هم اکنون مشخص است فراگیر شدن این ابزارها، فرآیندی زمان بر بوده و کارها آن طوری که بعضی تحلیلگران پیش بینی می کنند، آسان نخواهد بود