مشاوره و مدیریت

اجرای مشاوره‌ها به منظور آگاه کردن مدیران از وظایف خویش،بیان روشهای برخورد با استانداردهای مورد نیاز وبیان عملکردهای واقعی هستند. مشاوره و مدیریت: مشاوره و راهنمائی جزء ذات مدیریت در هرزمان ودرهرمکانی است، به گونه‌ای که مشاوره صحیح وموثر یک مدیر، می‌تواند بسیاری از سوء تفاهمها راحل کند،همچنین باعث افزایش و بهبود انگیزه‌های شخصی و گسترش و پیشرفت کارهای گروهی شود.مشاوره فرصتی را برای مدیران ایجاد می‌کند تا با کارکنان خویش صحبت کرده و بیشتر از نگرانیها ومشکلاتی که آنها در سازمان باآن روبه رو هستندآگاهی یابند. کارکنان ومدیران جزءدرسازمانهاوادارات هرروزبامشکلات مختلفی دست به گریبان خواهندبودکه راهنمائی و مشاوره موثروبه موقع می تواند درحل مشکلات به آنها کمک کرده تا بتوانند قابلیتها و ظرفیت کاری خود را به مرحله اجرا در آورند.این مشاوره ها و رهنمودها لزوما نیاز به صرف ساعات زیادی ندارند،بلکه در برخی از مواقع با صرف چند دقیقه می تواند موثر واثربخش باشد ومشکلات زیادی را حل کند.مشکلات دارای ابعادمختلفی نظیر،تنفروبیزاری ازمسئولیت خود، مشکلات روحی وروانی ،مشکلات خانوادگی ومالی هستند. به طور کلی دلایل برگزاری یک جلسه مشاوره وراهنمائی برای مدیران جزء و کارمندان از طرف مدیران ارشد عبارتند از:

• بیان وتوضیح روشهای گسترش کارهای گروهی؛
• دادن آگاهی لازم به کارمندان در موردعملکردهای عالی وخوب و اقدامات نامطلوب آنها؛
• کمک کردن به کارکنان برای هماهنگ ساختن خویش با استانداردها وقوانین سازمانی؛
• کمک کردن به کارمندان برای حل مشکلات شخصی؛
• تشویق کارکنان به دلیل کارایی وعملکردهای خوب آنها.

درهنگام راهنمائی ومشاوره،مدیر بایستی نشان دهدکه اواحساسات وعملکردهای زیردستان خودرادرک می‌کند. او بایستی خودرادرموقعیت مدیران جزءوباآن آمادگی وتجربه آنها در نظر بگیرد.او بایستی تلاش کند تا مواردی را درک کند که برای کارکنان مهم وحساس است. مدیران هنگام پذیرش کارکنان برای انجام مشاوره، بایستی به گونه ای رفتار کنند که آنها بتوانند احساسات واقعی خود را بیان کنند. به عبارت دیگر، مشاوره و راهنمائیهای موثر می تواند یک کارمند را از فشارهایی که هم برای خودشخص و هم برای آن سازمان مضر است، آزادسازد. برای انجام مشاوره های موثر و کارامد، مدیران بایستی یک سری قواعدی را رعایت کنند که از آن جمله می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• داشتن تخصص ومهارت در زمینه مشاوره؛
• مسئولیت طلبی ومسئولیت پذیری در وظایف واگذار شده؛
• تصمیم گیریهای به موقع وصحیح؛
• شناخت دقیق خود و جست جوی راههای اصلاح خود؛
• شناخت کارکنان انجام اقدامات مراقبتی برای بهزیستی و آرامش آنها؛
• آگاه سازی کارکنان (در مورد زمان ،مکان ودلایل مشاوره)؛
• گسترش حس مسئولیت پذیری در کارمندان؛
• انجام وظایف و مسئولیتهای خویش که شامل سرپرستی،آگاه ساختن و وفاداری است؛
• تربیت و آموزش کارمندان؛
• استفاده وبه کارگیری مدیران جزء با در نظر گرفتن قابلیتها و توانائیهای آنها.

محدودیتهای مدیران در مشاوره

انجام یک مشاوره صحیح ومطلوب به عوامل مختلفی وابسته است. داشتن دانش ومعلومات درموردفنون و مهارتها وتکنیکهای مشاوره ای،همچنین قابلیتها وتوانائی به کارگیری آنهابرای مدیران، به منظورانجام دادن وظایفشان ضرورت دارد.هر چه مدیران معلومات وتجارب بیشتری را کسب کنند ، در انجام مسئولیتهای مشاوره ای خود بهتر وتواناتر عمل می کنند. مدیران به عنوان یک مشاوربایک سری محدودیتهایی روبروخواهند بود.آنها به هرشخصی ودرهرشرایطی نمی‌توانند کمک کنند.حتی مشاوران حرفه ای که دارای درجات ومقامی درزمینه مشاوره نیز هستند، همگی آنها توانائی حل مشکلات وکمک رسانی به هرکارمندی راندارند. مدیران بایستی برای شناخت محدودیتهایشان، آموزش ومهارت لازم راببینندتا بتوانند کمک موثرتری رابه زیر دستان برسانند.

رفتار مدیردرمشاوره

برای اینکه مشاور اقدامات موثرتری را انجام دهد وی باید در تمامی امور شخصی وحرفه ای، اصول اخلاقی ورازداری را رعایت کند.همچنین باید ، احتیاجات شغلی و محدودیتها وقابلیتهای کارکنان سازمان را شناخته و بهترین روش مشاوره راکه کارکنان با آن راحت هستند،تشخیص دهد.

روشهای مشاوره

به تعدادمشاوران ، راههای مختلفی برای مشاوره وجود دارد. مدیران موثر و کارآمد هرگز از روشهای یکسان برای مشاوره کارکنان استفاده نمی کنند.روشهای استفاده شده در مشاوره شامل روشهای دستوری ، روش غیر دستوری و درحد وسط روش ترکیبی هستند . انتخاب این روشها به نیازهای مدیران بستگی دارد. در طول جلسه مشاوره، مدیران برای انتخاب روش مورد نظر خود باید انعطاف‌پذیر باشند. نوع مشکلات، شخصیت کارکنان، محیط فیزیکی و زمان در انتخاب روش مورد نظر تاثیر می‌گذارند .

• روش دستوری: روش دستوری در مشاوره ، مشاور محور است. این یک روش ساده وسریع برای حل مسائلی است که احتیاج به راه حل کوتاه مدت دارند . در این روش فرض می شود که مدیر مهارتها و دانش لازم رابرای حل یک مشکل وارائه پیشنهادهای مربوطه را دارد.دراین روش مدیر بیشتر صحبت می کند، مشکلات را بیان می‌دارد، دلایل را مشخص می سازد، پیشنهاداتی را ارائه می دهد و مواردموجود را لیست می کند .همچنین او نصیحت می‌کند‌، راه حل پیشنهاد می دهد و به کارکنان می‌گویدکه چه اقداماتی را باید انجام دهند. این روش در صورتی مناسب است که یک کارمند مهارت لازم را برای حل مشکل نداشته باشدیا اینکه او بی‌تجربه بوده و احتیاج به هدایت ومشاوره داشته باشد. اغلب کارکنان این روش مشاوره را ترجیح می دهند.
• روش غیر دستوری: روش غیر دستوری برای مشاوره کارمند محور است . مشاور به گونه ای عمل می کند که کارمند مسئولیت حل مشکل را به عهده گیرد.این روش ساده تراست و بیشتر برخود شناسی متمرکز است بنابراین به زمان بیشتری نیاز دارد.

انواع مشاوره

در یک تقسیم بندی کلی مشاوره هارا میتوان به دو دسته مشاوره شخصی ومشاوره های شغلی تقسیم بندی کرد. در مشاوره های شخصی هدف رفع مشکلات روحی وروانی و... یک شخص میباشد.در مشاوره های شغلی هدف رفع مشکلاتی به منظور افزایش کارآیی واثربخشی یک سازمان می‌باشد. در اینجا به بررسی انواع خاص مشاوره‌هایی که در یک سازمان وموسسه انجام میشوند خواهیم پرداخت .

• مشاوره‌های مربوط به پذیرش و یکپارچه‌سازی: این نوع مشاوره‌ها به منظورخوشامدگویی به کارکنان جدید و بلافاصله بعد از ورودآنها انجام می‌شود.این اقدامات یکی از مهمترین مراحل برای آشناسازی کارکنان تازه وارد است. مدیران وظیفه دارند که قبل از اینکه کارکنان مشکلات خودرا توسط دیگران حل کنند، با کسب اطلاعات مفید و واقعی، مشکلات آنهاراحل کنند.این امر به تحقق هدفهای ذیل منجر خواهدشد:
  • حل مشکلات شخصی افراد؛
  • معرفی وشناساندن کارکنان جدید به مدیران وسایر سرپرستان بخشها؛
  • شرح تمامی دستورالعملها و روشهای موجودبرای انجام یک عمل و انجام برنامه‌ریزی و زمان بندیهای لازم برای اجرای آنها؛
  • شرح تاریخچه ومقررات سازمان، ماموریتها وفعالیتهای کارکنان؛
  • شرح وتوضیح کارها ووظایفی که برای یک سازمان و برای انجام ماموریتهای آن سازمان مهم وحساس هستند؛
  • بیان کردن سیاستها وخط مشی سازمانها در زمینه حضور، عبور و مرور ، فهرست وظایف،پیشرفت و ارزیابی سطح عملکرد وظایف و مسئولیتها ی کارکنان؛
  • شرح فرصتها، مهارتها وامکانات لازم برای اصلاح وپیشرفتهای حرفه ای وشخصی؛
  • آگاه ساختن کارکنان جدید از امکانات وتسهیلاتی که برای برآوردن نیازمندیهای معنوی، رفاه و آسایش آنها تدارک دیده شده‌اند؛
  • آگاه ساختن ورودیهای جدید از دستورالعملها وموقعیت دوایر همکاری و مراکز مشاوره خارج از سازمان برای مشاوره بیشتر وموثرتر؛
  • شرح آداب ورسوم وقوانین داخلی و مناطق ممنوعه سازمان.
• مشاوره های شخصی: مشاوره‌های شخصی برای کمک به کارکنان یک سازمان باهدف حل مشکلات شخصی او است. مشکلات ممکن است متنوع باشند،از مشکلات مالی گرفته تا مشکلات زناشوئی و خانوادگی . هدف از این مشاوره ،کمک کردن به کارکنان برای گسترش ابتکار عمل،سازماندهی کردن مشکلات و حل مشکلات آنهاست. در مشاوره های شخصی‌، مشاور وراهنما بایستی همواره به نقطه نظر ودیدگاه کارکنان توجه داشته باشد. به کارمندان بایستی فرصت داده شودتا به مشکلات خویش اندیشیده واحساسات اورادرباره آن مشکلات بررسی کرده ودرنهایت بتوان کمکهای موثری که اوخواهان آن است را انجام داد. کارکنان نیز بایستی با مشاوران خوداحساس راحتی کنند. برای اجرای مشاوره های شخصی موثر مدیران بایستی :
  • کارمندان را بشناسند وآنهارادرک کنند؛
  • از نگرشها، انگیزه ها ومهارتهای کارکنان آگاه باشند؛
  • اختیارات وخصیصه های وجودی آنها را بشناسند؛
  • باضوابط وملاکهای مربوط به استخدام نیروهای جدید آشنا باشند.
• مشاوره های انضباطی (تربیتی): مشاوره با کارکنانی که آئین نامه ها،قوانین یادیگر استانداردهای تنظیمی را نقض کرده‌‌اند، به عنوان بخشی از ماموریتهای ضروری مدیران است. مشاوره های انضباطی برای بهبودواصلاح عملکرد کارکنان ازطریق اصلاح رفتارهای ناهنجارواقدامات نامناسب آنها صورت می گیرد و درنهایت باعث بهبود واثربخشی کارائی سازمانها می شود. هدف از این نوع مشاوره ها،انجام اقدامات اصلاحی است نه انجام اقدامات تنبیهی. مشاوره‌های انضباطی درمواقعی که کارکنان هیچ پیشرفتی درامور خود نداشته باشند، انجام می گیرد.
• تشویق و تمجید: مدیر موفق کسی است که از تشویقهای موثرومطلوب استفاده کند.شناسایی ضعفها و کمبودها وسپس مطرح کردن راههای پیشرفت واصلاح رفتارکارکنان جزء مسئولیتهای مدیران است. همچنین تشویق کردن آنها به دلیل پیشرفت و اصلاحاتشان وعملکرد شایسته ومناسب آنها بسیار حایز اهمیت است. تشویقهای صمیمی باعث می شود که کارکنان قدر وارزش مدیرانشان رابیشتر درک کرده واقدامات خود رانیز به منظور قدردانی از آنها به بهترین نحو ممکن انجام دهند.تشویق زیر دستان امر بسیار ساده ای است که مزایای زیادی دارد.

گامهای اصلاح وبهبود مشاوره ها

موارد زیر گامهایی هستند که قبل،در هنگام وبعد از جلسه مشاوره اتخاذ می شوند.

• قبل از جلسه مشاوره:

گام (1): شناسایی کارکنانی که به مشاوره نیاز دارند؛
گام (2):طرحریزی وبرنامه ریزی مربوط به جلسه مشاوره.
گام (3): انتخاب محل مناسب
گام (4):پیش بینی و انتخاب بهترین زمان
گام (5): مطلع ساختن کارمندان
گام (6): سازماندهی اطلاعات کسب شده تادرطول جلسات مشاوره ازآنها استفاده شوند.
گام (7) : شناسائی قابلیتها ومحدودیتهای مربوطه درمشاوره وشرایط مشاوره.
گام (8): انتخاب تکنیک ها وروشهای مناسب مشاوره وهمچنین آماده بودن برای تغییر روشها وتکنیک ها درطول جلسه مشاوره.
گام (9) : بررسی وبازبینی مسئولیتها، عملکردها، قابلیتها ومحدودیتهای آژانس های ارجاعی درشرایط مشاوره های شخصی.

• در طول جلسه مشاوره:

گام (1): برقراری تفاهم وتوافق
گام (2): بیان کردن اهداف ومقاصد جلسه مشاوره
گام (3):گسترش وادامه دادن جلسه مشاوره.
گام (4): شناسایی وانجام اقدامات پیگیرانه.
گام(5):اطمینان از اینکه جلسه تکمیل شده است.
گام(6):ختم به موقع جلسه مشاوره واجتناب از شروع مباحث جدید یابحث بیشتر درباره موارد قبلی.

• بعد از جلسه مشاوره:

گام (1) :انجام ارجاعاتی به آژانس های مناسبی که موردنیازند.
گام (2) : انجام تعقیب وپیگیریهایی برای اطمینان از اینکه اقدامات ضروری انجام شده اند و اینکه کارکنان پیشرفتهایی رادر اقدامات خویش داشته اند.
گام (3) : آگاه ساختن سلسله مراتب مدیریتی ازنتایج جلسات مشاوره.
گام (4) : رازداربودن در مورد مشاوره.
گام (5) : انجام اقدامات مداوم برای ارزیابی شرایط وموقعیتها به منظوراطمینان از اینکه به نتایج مطلوب رسیده ایم.
گام (6) : شناسائی وتشخیص نتایج واثرات مثبت.پاداش دادن وتشویقهای مداوم درهنگام پیشرفتها وانجام اصلاحات.
گام (7) : تصحیح نتایج ضعیف.برنامه ریزی مجدد برای جلسات کمکی به منظور تعیین راهکارهای دیگر تا بر مشکلات غلبه پیدا کنند.

هدایت واجرای جلسات مشاوره

یک جلسه مشاوره به سه مرحله تقسیم می شود: افتتاح (گشایش) جلسه،بحث ومناظره وختم جلسه.

افتتاح جلسه: روشها واقداماتی که در موقع افتتاح جلسات مشاوره انجام می‌شود تا حدزیادی اثربخشی وکارآئی آن جلسه را تعیین می کند.
بحث ومناظره: در این مرحله مدیر بایستی از برقراری ارتباط دوطرفه وموثر اطمینان حاصل کند.همچنین دلایل مشاوره بایستی مشخص شود وهر دوطرف مشاوره (مشاور ومشاوره شونده) یک تفاهم کاملی را باهم داشته باشند.
ختم جلسه: در ختم کردن جلسات مشاوره ،مدیر بایستی آنچه را که درطول جلسه بحث شده است را به طور مختصر بیان کند.(جمع بندی مطالب بحث شده در طول جلسه)مشاور بایستی اطمینان حاصل کند که هردو طرف اقداماتی را که بایستی انجام دهندبه خوبی درک کرده اند.

پیگیریهای مربوط به مشاوره

وظایف مدیران به طورکلی بعد از پایان جلسات مشاوره به پایان نمی‌رسد.اختصاص زمانهایی برای انجام پیگیریهای لازم،به اثربخشی وکارائی جلسات مشاوره کمک کرده ودرنهایت باعث افزایش کارایی سازمانها می شود. اصول موثری که در مشاوره ها حائز اهمیت هستند عبارتند از:

مدیران بایستی با شناخت کارکنان خود و آگاهی از مسئولیتهای خویش ، آمادگی لازم برای انجام مسئولیت خود درزمینه مشاوره کسب کنند.
مدیران بایستی از نظرروحی وروانی برای واکنش در مقابل نیازمندیهای کارکنان در شرایط بحرانی ، همچنین برای انجام راهنمائیها وتشویقهای سریع وبه موقع آمادگی لازم راداشته باشند.
طراحی وهدایت جلسات مشاوره ای بر اساس اهداف ویژه ای که در ذهن است بایستی انجام شود.
روشهایی که مدیران برای بحثها و مذاکره انتخاب می‌کنند، (نحوه افتتاح وشروع جلسات مشاوره)به طور قابل توجهی رفتارها و واکنشهای کارکنان را تحت تاثیر قرار می‌دهد.
مدیران بایستی همچنین بعد از پایان یافتن جلسات مشاوره ای، پیگیری لازم را انجام داده تا اطمینان حاصل کنند که تمامی اقدامات مطرح شده به مرحله اجرا درآمده‌اند.
مدیران بایستی در طول جلسات، آمادگی لازم را برای واکنش کارکنان داشته باشند وسپس یک واکنش مناسبی راازخودنشان دهند. کسب دانش وآگاهی از خطرات وآفات مشاوره، به مدیران در دور کردن این خطرات کمک می کنند.

آفات مشاوره

• تفاوت های شخصی؛
• قضاوتهای عجولانه(پیش داوری)؛
• تصورات وقضاوتهای کلیشه ای؛
• کنترل نکردن احساسات؛
• روشهای یکسان وانعطاف ناپذیر در مشاوره‌ها؛
• پیگیریهای نامطلوب ونامناسب؛
• بیزاری وبی میلی برای مشاوره.

اصطلاحات کارساز

منعکس کردن گفته ها ونظرات: گوش کردن فعال به معنای تمرکز کردن بر گفته های یک کارمند است به گونه‌ای که به او بفهمانیم که به صحبت های اوگوش می‌دهیم وآنها رادرک می کنیم. مدیر با توجه به برداشتهایی که از مقاصد واحساسات کارکنان دارد به نوع دیگری مواردی را که شخص آنها را بازگو کرده است توضیح وتفسیر می‌کند.با ارائه این چنین توضیحات وتفاسیری مدیر نشان می}دهد که او کارمند رادرک کرده ولذا مانع از هرگونه آشفتگی واغتشاش می شود. برخی از این اصطلاحات وتعابیری که برای منعکس کردن گفته‌ها به کار می‌روند عبارتند از:

• آنچه شما گفتید این بود که...؛
• شما گفتید که...؛
• به نظر می آید که شما مایلید تا...؛
• ر اصل شما می گوئید که...؛
• از دیدگاه شما...؛
• به عبارت دیگر آنچه که شما گفتید این است که...؛
• شما معتقدید که... .

راهنمائیهای عمومی وکلی: اینها اصطلاحات و تعابیری هستند که مدیر با به کارگیری آنها باعث تشویق و دلگرم کردن کارکنان برای ادامه کار می شوند، همچنین باعث می شود که آنها مشکلات خویش را شرح داده یا چگونگی احساسات خود رادر آن مورد بیان کنند. برخی از این اصطلاحات وتعابیر عبارتند از:

• اطلاعات بیشتری در آن مورد به من بگو؛
• بیشتر به من بگو؛
• حالا وقت آن شده که هرچه درسینه داری بیرون بریزی.(سبک شوی)؛
• فهمیدم.(صحیح است)؛
• اگر شما مایلید که راجع به آن صحبت کنید ،خوشحال می شوم که گوش کنم؛
• من مایلم که مطالبی راجع به آن رابشنوم؛
• می دانم که سخت است که راجع به آن صحبت کنی؛
• آیا مایلید که بیشتر راجع به آن توضیح دهید؟

سکوت: طی جلسات مشاوره ،ممکن است که در ارتباطات کلامی یک سری مکث وتوقفاتی اتفاق بیفتد.(به عبارت دیگر در جلسه سکوت حاکم شود)این سکوت وتوقفات ممکن است بین چند ثانیه تا چند دقیقه متغیر باشند.در مکث هاوتوقفات آنچه که حائز اهمیت است این است که در چه مواردی اتفاق افتاده است وچه کسی آن را شروع کرده است.مدیر بایستی دلایل مکث وسکوت در جلسات را شناسایی وطبق آن واکنش لازم را انجام دهد.

نتیجه گیری

خدمات مشاوره ای به شکل موثر نقش زیادی در کاهش مشکلات روحی وروانی کارکنان دارد و بسترو زمینه‌های لازم برای توسعه یافتگی و پیشرفت سازمان رافراهم می کند. زمانی که کارکنان ازتخصصهای لازم برخوردار باشند، اما ذهن وفکر آنان به دلیل مسائل روحی وروانی ونارضایتی شغلی، درگیرکار نشود، کارایی لازم را نخواهد داشت. موارد زیر جزء تعدادی از نکات کلیدی هستند که بایستی به خاطر سپرد:

مشاوره و راهنمائی:

• یکی از مسئولیتهای اصلی مدیران در تمامی رده ها است.
• یکی از موارد مهم برای مراقبت کردن وتوجه به کارکنان است.
• محدوده آن از جملات مختصر تشویقی تا جلسات طولانی و ساخت یافته است.
• به کارمندان نشان می دهد که مدیرانشان واقعا نگران و دلواپس آنها هستند.
• پیامدآن ،توسعه وپیشرفتهای شخصی و گروهی موثر است.
• پیامد آن،حفظ و ابقای کارکنان عالی و خوب در سطح سازمان است.

مشاوره های مربوط به یکپارچه سازی وپذیرش موجب پرورش دادن وپیشرفت کارکنان و پیشرفتهای گروهی از طریق اجتماع مناسب اعضای جدیدسازمان یا نیروهایی که بعد از یک غیبت طولانی بازگشته اند می‌شود. مشاوره های تخصصی (شخصی) به منظور کمک کردن به کارکنان برای حل مشکلاتشان یا به منظور ارجاع دادن آنها به کسانی است که می توانند در حل مشکلات به آنها کمک کنند وسپس انجام پیگیریهای لازم برای حصول اطمینان از انجام کمک به کارمندان است. راهنمائیها ومشاوره های شخصی باهدف راهنمائی وهدایت زیر دستان برای پیشرفتهای حرفه ای و آگاه کردن آنها از فرصتهای لازم برای خدمات آتی انجام می‌گیرد.