برنامه ریزی منابع انسانی

این نرم افزار تمامی نیازهای کلیه دپارتمان ها از جمله کارکنان بخش های مالی، منابع انسانی و انبار را جوابگو است. در حالت عادی هر یک از این واحدها نرم افزارهای کاربردی خود را دارند که کارکنان واحد بر روی آن به ثبت اطلاعات می پردازند ولی تمامی آنها در یک سیستم گردآوری شده بطوریکه پایگاه داده مرکزی جایگزین هریک از پایگاه داده ها مجزا گردیده و اطلاعات به سهولت جریان یافته و بین واحدها توزیع می گردد. وقتی مشتری سفارش خود را به سازمانی اعم از تولیدی، خدماتی و... ارائه می دهد این سفارش به صورت برگه سفارش سفری از این دپارتمان به دپارتمان دیگر در سراسر سازمان را آغاز می نماید، اغلب بارها به ترتیب تایید و صحه گذاری می شود و مدت ها در هر یک از دپارتمان ها معطل شده و یا حتی مفقود می شود و یا اشتباهاتی در حین عمل پیش می آید و در واقع هیچ کس در سازمان نمی داند که این سفارش در چه مرحله ای است و در کدام دپارتمان قراردارد و مثلاً کارکنان واحد مالی نمی توانند وارد سیستم گردش عملیات انبار شده و ببینند که آیا سفارش برای مشتری ارسال شده است یا خیر؟ که اغلب حتی باعث نارضایتی مشتریان می گردد. با استقرار ERP سیستم های قدیمی مستقر در امور مالی، منابع انسانی، تولید و انبار با یک نرم افزار مرکزی که هر بخش آن بین واحدهای مختلف توزیع گردیده است جایگزین می گردد. دپارتمان های مالی، تولید، انبار نرم افزارهای مورد نیاز خودشان را خواهند داشت اما فرقی که دارند این است که با هم ارتباط داشته و پرسنل دپارتمان مالی می توانند جریان سفارشات را تا زمان ارسال برای مشتری پیگیری نموده و مشاهده کنند.ارائه دهندگان این نرم افزار به گونه ای سیستم را طراحی می کنند که هر سازمان با توجه به نیاز خود، آن قسمت هایی را که می خواهد خریداری نماید مثلاً بعضی سازمان ها ممکن است بخواهند ماژول های مرتبط با دپارتمان های مالی یا منابع انسانی را تهیه کرده و بقیه ماژول ها را در زمان دیگری خریداری نمایند. مثالی که آورده شد نشان می دهد که این نرم افزار بهترین امیدواری در جهت ارتباط ما بین فرایند و شناسایی موقعیت سفارش مشتریان در هر یک از مراحل اقدام می باشد به همین دلیل هم است که اغلب از آن به عنوان پشتیبان های پشت صحنه نام می برند. دقت کنید که ERP فرایند فروش را برعهده ندارد و ارائه دهندگان آن نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری را جهت به انجام رساندن این امر اختصاص می دهند در واقع نرم افزار ERP پس از دریافت سفارش مشتریان از اولین مرحله تا آخرین مرحله را هدایت و تمامی مسیر جریان را تحت کنترل و نظارت دارد. وقتی کارشناسان خدمات مشتریان سفارشی از مشتری را در این سیستم وارد می نمایند تمامی اطلاعات مورد نیاز برای ارسال سفارش وجود دارد از جمله میزان اعتبارات تخصیص یافته و استفاده شده، میزان موجودی انبار و زمان ارسال در بخش حمل و نقل سفارشات.کارکنان در دپارتمان های مختلف می توانند جریان اطلاعات را دیده و به ثبت بپردازند هر کدام مرحله کاری خود را روی اسناد انجام می دهند و به طور اتوماتیک به واحد دیگر ارجاع می شود به این ترتیب می توان سفارش را به راحتی در سراسر سازمان مسیریابی نموده و مشتریان به موقع و سریع تر اجناس درخواستی خود را دریافت دارند ERP در سایر حوزه ها از جمله بهره وری نیروی انسانی و گزارشات گردش مالی نیز همین طور شگفتی ساز خواهد بود. ERP بهترین طریقه انجام وظایف را در هر بخش سازمانی ارائه می دهد اما شما ممکن است کارکنانی داشته باشید که با متد و روش خود روی نرم افزارها کار می کنند و ممکن است با روش جدید که در سیستم جایگذاری شده مخالف باشند. بهتر است ابتدا یکی از آنها در هر واحد به روی سیستم کار نماید اگر نتیجه مثبت باشد خوب پیاده سازی پروژه در مرحله اول موفق بوده اما اگر خواستار تغییر در روش های داخلی سیستم باشند باید بگوییم که پروژه شکست خواهد خورد .مخالفت های پنهان و آشکار در برابر نصب و اجرای سیستم شروع خواهد شد. هزینه های بالای منتج از تغییر ساختار سیستم به خواسته های مدیران و کارکنان، سازمان را همچون باتلاق در خود فرو خواهد برد!داستان های وحشتناکی خواهید شنید که همه از ایجاد تغییرات دلخواه در هسته مرکزی ERP به وجود آمده، اگر سازمان در برابر تغییرات حاصل از ERP ایستادگی کند آنگاه است که سازمان دچار توقف خواهد شد و این پایان کار است.
غیر از قیمت اصلی سیستم سایر هزینه های آشکار و پنهان به قرار زیر است:

• آموزش:

هزینه های آموزش بالاست چرا که کارکنان اغلب نیاز به آموزش فرایندهای جدیدی دارند .بدتر اینکه شرکت های آموزشی نیز نمی توانند کمکی به شما نمایند آنها بیشتر بر آموزش نحوه بکارگیری نرم افزار تمرکز دارند نه روش های کاری مرتبط با فعالیت های حرفه ای شما، حتماً برنامه آموزشی برای آن دسته از فرایندهایی که با اجرای ERP تأثیر خواهند پذیرفت برقرار نمائید. به خاطر داشته باشید که کارکنان دپارتمان مالی از همان نرم افزاری استفاده می نمایند که پرسنل امور انبارها کار می کنند، در واقع اطلاعاتی که وارد می نمایند به روی هر دو سیستم تأثیر می گذارد. پس در نظر داشته باشید که سرمایه گذاری زیاد روی آموزش نحوه بکارگیری بسیار مهم است.

• یکپارچه سازی و آزمایش:

آزمایش ارتباط مابین بستر نرم افزاری ERP و سایر نرم افزارهای موجود نیز هزینه جداگانه ای خواهد داشت. شما ممکن است نرم افزارهای اصلی دیگری همچون تجارت الکترونیک و زنجیره تأمین و نرم افزارهای فرعی همچون بارکد داشته باشید که بخواهید با ERP مرتبط سازید اما پیشنهاد می شود که جهت ارتباط بهتر و هماهنگی بیشتر چنین نرم افزارهایی را هم از ارائه کنندگان ERP تهیه نمائید و در هنگام آزمایش از آموزش غافل نشوید!

• سفارش سازی:

هزینه های دیگری نیز جهت یکپارچه سازی تحمیل خواهید شد که غیرقابل اجتناب هستند از جمله تغییر در هسته مرکزی نرم افزار، این وضعیت زمانی پیش می آید که سیستم نمی تواند فرایندهای کاری شما را هدایت نماید و تصمیم می گیرید که با تغییر در سیستم به آن چیزی که می خواهید دست یابید. اینکار به معنی بازی با آتش است و باعث تغییرات در سایر بخش های مرتبط خواهد شد و چون تغییرات می باید در ورژن های جدید نیز انجام شود ممکن است درست عمل ننموده و فروشنده نیز دیگر نتواند شما را پشتیبانی نماید و این شروع کابوس های شبانه است.

• تبدیل داده ها:

انتقال اطلاعات سازمان از جمله سوابق مشتریان، عرضه کنندگان و داده های طراحی از سیستم های قبلی به ERP نیز هزینه هایی در بر خواهد داشت.

• تجزیه و تحلیل داده ها:

اغلب داده های سیستم ERP می بایست با داده های سیستم های خارجی به منظور تجزیه و تحلیل تلفیق گردند و کسانی که با حجم بالایی از دیتاها سروکار دارند باید جهت ذخیره این دیتاها در بودجه پیاده سازی مبلغی را اختصاص دهند.به روزآوری روزانه تمام دیتاهای تلفیق شده با سایر سیستم ها بسیار مشکل و زمان براست و سیستم های ERP به خوبی نمی توانند تغییر روزانه در این اطلاعات پشتیبانی نمایند. یک راه حل گران این است که برنامه به صورت اختصاصی انجام پذیرد. نتیجتاً حتماً قبل از طرح ریزی بودجه، حجم اطلاعاتی که مورد نیاز است مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و سنجیده شود.

• تیم های مشاوره:

زمانی که کاربران سیستم در پیاده سازی به مشکل برمی خورند نیاز به مشاوره های پرهزینه پیدا می کنند برای اجتناب از این کار شرکت ها باید اهداف مشخصی برای هر کدام از تیم های مشاور داشته باشند و تمامی مواد مورد نظر می باید به وضوح در قرارداد قید شود تا در هنگام اجرا موارد پیش بینی نشده ای منجر به افزایش این دسته از هزینه ها نگردد.

• امکان از دست دادن کارکنان نخبه:

کاملاً روشن است که پیاده سازی موفقیت آمیز ERP به افرادی که تیم های پیاده سازی را تشکیل می دهند بستگی دارد (از جمله کارکنان واحدهای اجرایی و سیستم های اطلاعاتی).این نرم افزار بسیار پیچیده است و تغییرات کسب و کار و موفقیت آن به هر یک از این افراد بستگی دارد و سازمان پس از اتمام کار پروژه باید آمادگی جابجائی و از دست دادن این دسته از پرسنل را داشته باشند. شرکت های مشاوره ای و سایر شرکت ها که دنبال جذب این گونه پرسنل هستند با حقوق و مزایای بالاتر از آن چیزی که شما می توانید پرداخت کنید به آنها پیشنهاد می دهند سعی کنید با روش های مختلف از جمله پرداخت های جانبی آنها را حفظ نمائید. اما اگر اجازه بدهید آنها بروند، شرکت های مشاوره ای آنها را جذب کرده و شما در صورت نیاز به خدماتشان شاید مجبور شوید حتی تا دو برابر پرداخت های قبلی هزینه نمائید.

• کار تیم های پیاده سازی هیچگاه تمام نمی شود:

اغلب سازمان ها تمایل دارند که تیم های پیاده سازی ERP را بعد از اتمام پروژه به کارهای دیگر بگمارند. نرم افزار نصب می شود تیم ها شکل می گیرند اما بعد از اتمام پروژه افراد نمی توانند به راحتی به سر کار خود بازگردند حالا دیگر تیم پیاده سازی افرادی بسیار ارزشمند هستند چون کاملاً با نرم افزار خو گرفته اند و در ارتباط با فرایندهای سازمان و ارتباطشان با سیستم جدید حتی از کارکنان واحدهای مرتبط مسلط تر هستند. شرکت های دیگر نمی توانند اینگونه نیروها را به مشاغل قبلی برگردانند چرا که کارهای بسیاری پس از راه اندازی سیستم می بایست انجام پذیرد تنها استخراج اطلاعات به منظور نوشتن گزارشات مورد نظر ممکن است تا یک سال طول بکشد.

• انتظار دستیابی سریع به نتیجه:

یک اشتباهی که شرکت ها بعد از پیاده سازی نرم افزار مرتکب می شوند این است که انتظار داشته باشند بلافاصله و در فرصت کوتاه به منافع حاصل از آن دست یابند. اغلب سیستم ها تا مدتی کار نکنند منافعشان و میزان تاثیراتشان بر روی فرایندهای سازمان مشخص نمی شود و اعضای تیم پروژه پیاده سازی نیز تا زمانی که تلاششان به نتیجه مورد نظر نرسد پاداش خود را دریافت نخواهند کرد!

• سقوط ERP:

ERP به خاطر تغییراتی که در سازمان ها ایجاد می کند مورد انتقاد قرار می گیرد، در بررسی های اخیر مشاورین دیلویت یک چهارم از ?? شرکت فورچون ??? پس از پیاده سازی ERP دچار مشکل در عملکردشان شده اند اما رقم واقعی بالاتر از این عدد است. عمده ترین دلیل آن این است که همه کارها با آن روشی که قبلاً انجام می پذیرفته بسیار متفاوت است وقتی کارکنان نمی توانند کارشان را به مهارت گذشته انجام دهند مضطرب می شوند و کسب و کار سازمان دچار مشکل خواهد شد. شرکت هایی که می خواهند سیستم ERP را پیاده نمایند چندان آسوده نخواهند بود. وقتی ارائه دهندگان ERP به این سئوال شما جواب می دهند: به طور متوسط ? تا ? ماه فریب نخورید! واقعاً این زمان بسیار کم است اگر واقعاً جایی در این زمان پیاده سازی شده حتماً یا سازمان کوچک بوده یا فرایند پیاده سازی مربوط به یک بخش یا بخش هایی از سازمان بوده است و یا فقط بخشی از آن (به طور مثال بخش مالی) پیاده سازی شده است. اما یک نکته را فراموش نکنید به پیاده سازی صحیح و تأثیرات شگرف آن روی کسب و کارتان بیشتر اهمیت بدهید تا زمان پیاده سازی چرا که برای راه اندازی صحیح حتی ممکن است بین ? تا ? سال زمان نیاز باشد.