آنچه برای یافتن و جذب نیروی کار مناسب و با کفایت، نیاز است، انجام دهید؛ یک شرح شغل دقیق و کامل تهیه کنید. در اولین گام مطمئن شوید که برای هر کدام از موقعیت های شغلی مورد نظرتان، شرح و تعریف موثری در اختیار دارید. در تهیه یک شرح شغل، باید درباره نقشی که افراد بدان گماشته خواهند شد، مجموعه مهارت های مورد نیاز ایشان، ویژگی های شخصی با اهمیت برای انجام موفقیت آمیز وظایف و هر تجربه مرتبطی که یک متقاضی را از دیگر متقاضیان متمایز می سازد، به دقت و به طور حساب شده فکر شود. شرح شغل پایه و اساس فعالیت را به روشنی بیان می کند، اما با این حال تعجب خواهید کرد اگر بدانید تعداد بسیار زیادی از شرکت های کوچک در تهیه و بهنگام سازی شرح شغل ناتوان هستند. یک برنامه «مسیر ترقی» تدوین کنید. علاوه بر تهیه شرح شغل، تهیه یک برنامه «مسیر ترقی» شغلی برای کارمندان کلیدی سازمان که در موفقیت برنامه کسب و کار شما نقش حیاتی دارند، از اهمیت خاصی برخوردار است. رهبران تیم، مدیران بخش و فروشندگان از جمله این افراد هستند. برای مثال، در نظر بگیرید که 20 فروشنده در سازمان شما مشغول به کار هستند. در میان این گروه، 4 نفر ایشان از عملکرد بسیار بالایی برخوردارند، 12 نفر عملکردی قابل قبول و 4 نفر دیگر عملکردی نسبتاً ضعیف دارند. اگر شما بتوانید تعداد افراد با عملکرد عالی را از 20 درصد کل فروشندگان به 33 درصد افزایش دهید، می توانید شاهد تاثیری شگرف بر عملکرد سازمان باشید. برای رسیدن به این هدف، لازم است برای تمام اعضای این گروه شرح دهید که برای دستیابی به موفقیت، مهارت و ویژگی های مشترک در فروشندگان گروه ارشد را شناسایی کرده و آن را سرمشق خود قرار دهند. استفاده از این اطلاعات به شما نیز در انتخاب دقیق تر فروشندگان یا کارمندان بخش موردنظر کمک می کند. به یاد داشته باشید که یکی از ویژگی های کارمند با کفایت، برخورداری از شوق ترقی و دستیابی به درجات شغلی بالاتر است. آگهی خود را پیش نویس کنید، موقعیت شغلی و صلاحیت های لازم را شرح دهید. هرچند برخی کارجویان چنین الزاماتی را نادیده گرفته و بدون ملاحظه، به آگهی شما پاسخ می دهند، اما درج این اطلاعات در محدود کردن تعداد متقاضیان فاقد شرایط کمک خواهد کرد. در رسانه ای آگهی دهید که احتمال دیده شدن آن توسط کارجویان بالقوه، بیشتر باشد. هرچند موسسات و سایت های کاریابی اینترنتی محل مناسبی برای درج فرصت های شغلی است، اما نشریات تخصصی و روزنامه های محلی را نیز نباید نادیده گرفت. یک سری سوال غربالی، مناسب مصاحبه تلفنی، تهیه کنید. فهرستی از سوالات مناسب که می توانید از طریق تلفن مطرح کنید، به شما کمک می کند تا در اولین تماس داوطلبین، متقاضیان مناسب را شناسایی کرده و سایرین را حذف کنید. رزومه های دریافتی را بررسی کرده و داوطلبان برتر را شناسایی کنید. به مجردی که آگهی خود را منتشر کنید، دریافت رزومه ها نیز آغاز خواهد شد. .. حتی گاهی بیش از آنچه که پیش بینی کرده اید. در میان آنها به دنبال تجربیات، تحصیلات و مهارت های لازم باشید، این موارد شما را در جداسازی سریع رزومه ها و شناسایی داوطلبان برتر کمک می کند. داوطلبان را از طریق مصاحبه تلفنی، مجدد غربال کنید. وقتی تعداد رزومه ها را به تعداد معدودی از داوطلبان بالقوه محدود کردید، به داوطلبان تلفن کرده و با استفاده از سوالات غربالی تعداد شرکت کنندگان را باز هم محدودتر کنید. استفاده از مجموعه ای منسجم از سوالات در این مرحله و در مصاحبه حضوری، شما را مطمئن می سازد که داوطلبان به صورت یکسان ارزیابی شده اند. داوطلبان مناسب را برای ارزیابی نهایی انتخاب کنید. بر مبنای پاسخ های به دست آمده در مصاحبه تلفنی، داوطلبانی را که احساس می کنید برای گام بعدی این فرآیند، یعنی ارزیابی نهایی، مناسب هستند انتخاب کنید. داوطلبان بالقوه خود را از نظر مهارت و ویژگی ها به وسیله روش های اثبات شده، ارزیابی کنید. هرچند رزومه و مصاحبه تلفنی مطالب بسیاری را درباره کارجویان در اختیار شما قرار می دهد، اما برای سنجش دقیق ویژگی های رفتاری و سرعت استدلال و ادراک داوطلبان، به ابزار و روش ارزیابی قابل اعتمادی نیاز است. برای مثال، استفاده از یک روش مناسب، شما را قادر می سازد تا متوجه شوید که آیا فرد مورد نظر دارای وجدان کاری است یا فردی است بی اشتیاق، درونگراست یا برونگرا، انعطاف پذیر است یا غیرقابل انعطاف، پذیرای عقاید تازه است یا فردی است با ذهن بسته، آیا از ثبات عاطفی برخوردار است یا فردی مشوش و متزلزل است. برنامه مسیر ترقی که برای هریک از موقعیت های شغلی تهیه کرده اید در تعیین اینکه کدام ویژگی رفتاری برای آن موقعیت مناسب است، شما را کمک می کند. برای مثال، باید از یک فروشنده موفق انتظار داشت که فردی برونگرا باشد. از طرفی، مشکلی پیش نخواهد آمد چنانچه شخصی که شغلی دفتری به وی سپرده می شود، فردی درونگرا باشد. برنامه مصاحبه داوطلبان را زمانبندی و برگزار کنید. وقتی داوطلبان را براساس مراحل قبلی انتخاب کردید، مصاحبه ها را زمانبندی و اجرا کنید. جهت برخورداری از یک مصاحبه سازمان یافته و مقایسه داوطلبان بر اساس روندی منطقی، مجموعه منسجمی از 10 تا 12 پرسش را مورد استفاده قرار دهید. داوطلب مناسب را انتخاب کنید. انتخاب خود را بر اساس انطباق بهترین داوطلب با شرح شغل در نظر گرفته شده انجام دهید. وضعیت تجربه، کار و تحصیل شخص را مجدد بررسی کنید تا هر مشکل بالقوه ای که در آزمون ها و مصاحبه های مراحل قبل پنهان مانده است، آشکار شود. پیشنهاد خود را به داوطلب ارائه دهید. اطلاعاتی که شما در جریان مصاحبه جمع آوری کرده اید، می تواند در راستای پیشنهاد برنامه ها جهت جبران کاستی ها و یافتن نیازهای آموزشی افراد انتخاب شده، به کار رود.
چند پیش نیاز دیگر
پیش از اینکه شما فرآیند استخدام را آغاز کنید، باید تدابیر مربوط به همسازی و تناسب افراد با ساختار سازمان را مورد توجه قرار دهید. روش شما برای اطمینان از همسازی آنها با فرهنگ سازمان تان چیست؟ می توانید بخشی از پرسش های دومین مصاحبه را به رویکردتان در این موضوع اختصاص دهید. همچنین می توانید از فرد صاحب نظری دعوت کنید تا شما را در داوری و انتخاب داوطلبان اصلح یاری رساند. هدف این برنامه ها باید بر تشخیص توانایی کارجویان در همسویی و مطابقت با فرهنگ سازمان تمرکز یابد. به علاوه، به برگزاری یک دوره آزمایشی قبل از استخدام فکر کنید. آیا آگاهی درباره توانایی ها و ضعف های کارکنان برای شما ارزشمند نیست، در حالی که می توانید از این اطلاعات نه فقط به عنوان یک آزمون برای استخدام یا عدم استخدام ، بلکه به عنوان یک ابزار تربیتی برای تعیین نیازهای آموزشی کارکنان و بهترین رویکرد به منظور حداکثرسازی ثمربخشی ایشان استفاده کنید. در بیشتر موارد، دوره آزمایشی قبل از استخدام مورد توجه قرار نمی گیرد، در حالی که می تواند ابزاری بسیار ارزشمند باشد. برای مثال، اگر شما یک کارجو را بیابید که با شرح شغلی همسو باشد و همان فردی باشد که قصد استخدامش را دارید، دوره آزمایشی قبل از استخدام شما را در تعیین نحوه فعالیت با ایشان به گونه ای که منجر به ثمربخشی بیشتر و به حرکت درآوردن آنها در مسیر سازمان شما شود، کمک می کند. اگر می خواهید در کسب و کارتان بهترین مشتریان را جذب و حفظ کند، استراتژی کلان شما درباره کارکنان باید مبنی بر جذب و حفظ بهترین کارمندان باشد. پیروی از فرآیندی با ساختار مناسب به شما در تطبیق بهترین افراد با مناسب ترین شغل ها در شرکتتان یاری می رساند.
