تاثیر اتوماسیون ادری بر فرهنگ صنعتی

مقدمه

از آنجا که پیشرفت فن آوری ارتباطات و اطلاعات و مکانیزه نمودن امور در دنیای امروزه سیر صعودی داشته و به سرعت در حال رشد می باشد ، عقب ماندن از این موضوع و ناتوانی از حرکت همراه با موج پرتلاطم it نتیجه ای جزء غرق شدن نخواهد داشت و از این جهت است که ریاست محترم جمهور توسعه فناوری ارتباطات و اطلاعات را شرط بقای کشور اعلام نموده است و این امر زمانی تحقق می یابد که در سطح کشور تمامی سازمانها مجهز به سیستم های مکانیزه جهت انجام اکثر امور خود باشند و کاربران این سیستمها کسانی نیستند جزء نیروهای کاری که قبلاً امور خود را به صورت دستی انجام می دادند . و این بر همگان روشن است که یکی از مهمترین پیش نیازهای تحقق دولت الکترونیکی پذیرش سیستمهای مکانیزه می باشد و هر چه سازمانها قدیمی تر و وسیع تر باشند ایجاد چنین فرهنگی در بین نیروهای کارشان کاری سخت تر خواهد بود و اکنون که حدود یک سال از اجرای سیستم مکاتبات اداری در واحدهای ستادی شرکت راه آهن جمهوری اسلامی ایران می گذرد شاهد این واقعیت هستیم که دست اندرکاران پیاده سازی سیستم ، بجزء مکانیزه نمودن گردش مکاتبات اداری ، با همت تک تک کاربران این سیستم اقدام به ارتقاء سطح فرهنگ پذیرش سیستمهای مکانیزه که بستری مهم و شرط لازم تحقق دولت الکترونیکی می باشد ، نموده اند .

شرایط عملیاتی شدن سیستمهای مکانیزه

یک سیستم مکانیزه با بهترین نرم افزار درگام نخست در صورتیکه از حمایت مدیریت ارشد برخوردار نباشد، بدون این پشتوانه قابل پیاده سازی نبوده و هرگز عملیاتی نخواهد شد ودرگام بعدی، پرسنلی که روش و فرایندی که آنها به صورت دستی انجام می دادند و قرار است مکانیزه گردد نیز در پذیرش و اجرائی شدن سیستم نقش مهمی ایفاء می کنند ، این صاحبان فرایندها هستند که از مرحله طراحی سیستمهای مکانیزه تا مرحله اجراء و پشتیبانی سیستم همراه با طراحان،تحلیلگران و مسئولین پیاده سازی سیستم قدم بر می دارند و در صورتیکه نخواهند سیستم مکانیزه ای شکل گیرد از همان ابتدای طراحی سیستم مانع بزرگی در اجرای روان چرخ مکانیزاسیون خواهند بود و این امر یکی از دغدغه های مدیران پروژههای سیستمهای مکانیزه می باشد که می بایست با انجام مدیریت تغییر نسبت به شناسائی علل عدم پذیرش سیستمهای مکانیزه در جهت رفع آن گام برداند .

علل مقاومت در برابر مکانیزاسیون

از علل عدم پذیرش سیستمهای مکانیزه در بین صاحبان فرایندها و مقاومت در برابر تغییر می توان به موارد ذیل اشاره نمود :

ترس از موقعیت شغلی پس از مکانیزه شدن فرایند با توجه به نقش سیستمهای مکانیزه در کاهش نیروهای انسانی .
ترس از خلع ید شدن از قدرت حاصله از تجمع اطلاعات که به دلیل غیر مکانیزه بودن فرایندها و عدم وجود اطلاعات ثبتی بوجود آمده است .
ترس از کاهش وابستگی سازمان به شخص ، چرا که در صورت مکانیزه شدن امور ، روال کارها ، الگوریتم وار و مستند می گردند و از میزان وابستگی سازمان به پرسنل صاحب فرایند کاسته می شود .
ترس حاصله از ضعف و ناتوانی در کار با سیستمهای مکانیزه .
ترس از شفاف شدن اطلاعاتی برای آن دسته از افرادی که سالها از شفاف نبودن و گل آلودی آب جاری در شریان اطلاعات سازمان سود جسته و آنرا مدیون طبیعت سیستمهای دستی می دانند .

و بالاخره از مهمترین علل مقاومت در برابر مکانیزاسیون وجود فرهنگ مخالفت با تحولات ،تغییرات و نوآوریها و فرهنگ مخالفت با سیستمهای مکانیزه می باشد که تغییر این فرهنگ نیازمند زمان بوده و هزینه و انرژی زیادی را می طلبد .

سیستم مکانیزه مکاتبات اداری ( اتوماسیون اداری )

مکاتبات اداری یکی از پر حجم ترین و در بعضی از مواقع مشکل ترین فعالیتهای یک سازمان می باشد ،وجود یکی سیستم نامناسب مکاتبات اداری باعث اتلاف زمان ، صرف انرژی بیشتر، افزایش هزینه ها ودرنتیجه غیربهره ورشدن سازمان می گردد که در مقابل آن وجود یک سیستم متناسب و سریع اداری می تواند حجم عمده ای از پاسخ ها و بروکراسیهای موجود را کاهش داده و در یک دوره زمانی باعث صرفه جویی اقتصادی و روانی انجام کار گردد که با توجه به وضعیت شرکت راه آهن و نظر به حجم زیاد مکاتبات و تعدد و پراکندگی واحدها ، تنها یک سیستم مکانیزه که از آن طریق مبادله اطلاعات ، اسناد و مکاتبات اداری به صورت مکانیزه با حذف یا حداقل نمودن گردش دستی اسناد کاغذی میسر گردد ، مناسب برای راه آهن بوده و سبب روانی گردش مکاتبات اداری خواهد شد .

مزایای سیستم مکاتبات اداری

از مزایای سیستم مکانیزه مکاتبات اداری که به غلط در بعضی از سازمانها تحت عنوان سیستم اتوماسیون اداری از آن نام می بردند و در واقع بخشی از یکی سیستم جامع اتوماسیون اداری بحساب می آید می توان به موارد ذیل اشاره نمود :

• متمرکز نمودن امور اداری
• افزایش سرعت انتقال نامه ها و ارتباط متقابل واحدها
• سهولت دسترسی به کلیه اطلاعات و سوابق بر اساس طبقه بندی از پیش تعیین شده
• کاهش حجم مکاتبات اداری
• تسریع در انجام فعالیتها و کاهش مراحل و زمان انجام کارها
• از بین رفتن بایگانی های دستی و انفرادی و حذف مدارک و سوابق دستی
• امکان استفاده از سیستم مکاتبات اداری جهت رسیدگی به نامه های ارجاعی از خارج از محل کار و از راه دور ( منزل یا محل ماموریت ) با توجه به وجود سیستم در محیط web base
• ایجاد قابلیت پیگیری نامه های ارجاعی
• حذف دفاتر اندیکاتور
• حفظ و حراست از مدارک و اسناد
• افزایش ضریب ایمنی حفظ اطلاعات
• صرفه جویی اقتصادی ( به دلیل عدم خرید کاغذ و سایر ملزومات ) و کاهش هزینه های نگهداری ، انبارداری ، بایگانی و …. )
• یکسان شدن عملکرد پرسنل امور اداری کلیه واحدها
• و بالاخره یکی از مهمترین مزایای سیستم مکانیزه مکاتبات اداری ایجاد فرهنگ پذیرش سیستم های مکانیزه و آماده سازی پرسنل سازمان که صاحبان فرایندهایی هستند که مکانیزه شدن آنها را در آینده ای نزدیک پیش روی خواهند داشت ، جهت پذیرش تغییر و تحولات آتی سازمان .

تاثیر سیستم مکاتبات اداری بر فرهنگ صنعتی

سیستم مکاتبات اداری برخلاف تمامی سیستمهای مکانیزه که دارای کاربران خاصی می باشند ، با توجه به اینکه هر فردی در سازمان که نامه ای به آن ارجاع می گردد می بایست دارای کاربری در سیستم مکاتبات اداری باشد ، از کاربران بسیار زیادی برخوردار می باشد و این کاربران از تمامی سطوح سازمانی تشکیل شده اند ، اعم از مدیران که شرط لازم اجراء و پیاده سازی سیستمهای مکانیزه حمایتهای آنان بوده و می بایست فرهنگ پذیرش سیستمهای مکانیزه در اذهان آنها هر چه بیشتر ملکه گردد و دیگر پرسنل زیر دست مدیران که در صورت نداشتن فرهنگ مذکور خود سدی بزرگ بر سر راه توسعه فناوری اطلاعات و تحقق دولت الکترونیکی خواهد شد . کاربران این سیستم این تغییر را پذیرفته اند که بجای استفاده از کاغذ و قلم که در طی تاریخ سیر تکاملی داشته و از کنده کاری بر روی سنگها و دیوارهای غار شروع شده است ، از صفحه کلید دستگاه کامپیوتر و یا قلم های نوری استفاده نمایند و به نامه های خود در کارتابلهای شخصی موجود در سیستم مکانیزه پاسخ دهند . بسیاری از این کاربران که قبلاً با سیستم مکانیزه ای سروکار نداشته و با کامپیوتر ناآشنا بودن ،هم اکنون با یک سیستم مکانیزه تحت ویندوز کارمی کنند و روزانه چندین ساعت با آن سروکار داشته و با نرم افزارهای کاربردی چون word و تایپ در آن محیط آشنا شده اند . بسیاری ازمدیران که خود مستقیماً با کامپیوتر سروکارنداشتند وامورات و نیازهای خود به سیستم های مکانیزه را از طریق منشی و یا کارشناسان زیر دستشان بر طرف می نمودند و تنها شاهد گزارشات اخذ شده از سیستمهای مکانیزه بودند ، هم اکنون با این سیستم خوگرفته اند وشخصاً چندین ساعت برای رسیدگی به نامه های ارجاعی خود از کامپیوترهای موجود در محل کارشان که سالها تنها به عنوان یک دکور در گوشه ای بلااستفاده افتاده بودند ، استفاده می کنند و یا حتی از منزل نیز برای رسیدگی به مکاتبات اداری واحد خود از کامپیوترهای شخصی استفاده نموده و با اتصال به سایت مربوطه به سیستم مکاتبات اداری و کارتابل خود وارد می شوند . این تعدد کاربران و گستردگی فعالیت آنها با سیستم سبب شده است اجرای سیستم مکانیزه مکاتبات اداری همراه با خود ، فرهنگ سازمان را ارتقاء داده و این امر که در حاشیه پیاده سازی سیستم شکل گرفته است یکی از مزایای اصلی آن بحساب آید تا انشاء ا… در آینده ای نزدیک شاهد تحقق شرط لازم بقای کشور یعنی توسعه و فناوری اطلاعات در کشور باشیم .

تاثیر سیستم مکاتبات اداری در ایجاد سازمانی یادگیرنده

با توجه به تعداد زیاد کاربران سیستم ، امکان آموزش تک تک کاربران به صورت مستقیم برای مجریان کار میسر نبود و تنها به تعدادی از پرسنل هر واحد آموزش داده شد و آنها مسئولیت انتقال آموزش به زیر مجموعه خود را برعهده داشتند و عملاً دیده شد که سوالات و پرسشهای کاربران که در عمل با آن روبه رو می شوند توسط آنان و یا حتی دیگر همکارانشان که به سیستم مشرف تر بودند ،پاسخ داده می شد و این امر نیز خود حاکی از تبلور سازمانی فراگیر و یادگیرنده است که در آن آموزش و انتقال اطلاعات در بین پرسنل جاری بوده و این پرسنل هستند که خود را موظف به انتقال معلومات به همکارانشان می دانند .

حرف آخر، سخنی با مجریان سیستم مکاتبات اداری

مجریان و مسئولین پیاده سازی سیستم باید بدانند که اجرای سیستم مذکور نظر به تعددکاربران و ماهیت آن همان طور که مزایای بسیار زیادی را در پی داشته است در صورتیکه از پشتیبانی ضعیفی برخوردار شود و به خواسته ها و نیازهای عموم کاربران در فاز توسعه سیستم جامع عمل نپوشانند ، می تواند سبب دلسردی کاربران از سیستم مکاتبات اداری و ایجاد بدبینی آنان به سیستم های مکانیزه گردد که امید است با درایت کامل مجریان سیستم ، شاهد توسعه کمی و کیفی سیستم در سطح شرکت اعم از واحدهای ستادی و صف باشیم .