تعریف پورتال و پورتال سازمانی

یک پورتال سایتی است که دارای ورودی به دیگر سایتها می باشد، یک پورتال معمولاً دارای خدمات رایگانی نظیر موتور جستجو، ایمیل رایگان، چت و ... می باشد.

یک پورتال سایتی است که اولین مکانی باشد که مردم در هنگام استفاده از وب از آن دیدن کنند.(First place to see) و یا اینکه با چنین هدفی تاسیس شده باشد.

پورتال سایتی است که با هدف اولین مکان تماس بودن (First Port Of Call) در هنگامی که کاربر آنلاین شروع به کار می کند طراحی و پیاده سازی گردد. یک پورتال آمیزه ای از اخبار، اطلاعات، سرویس جستجو و دایرکتوری را ارائه می کند. در این رهگذر، ارائه سرویس های رایگان و ابزار های محتوایی دیگر نیز از جمله تلاش های پورتالها برای حفظ مقام بهترین مکان برای شروع می باشد.

نکته دیگر در تعریف مفهوم پورتال، مشتقات پورتال است نظیر پورتال های تجاری، ورزشی، خبری، سازمانی و... که در این میان به تعریف پورتال سازمانی بسنده می کنیم:

مدیریت اسناد و محتوا: ارائه اسناد در دسته بندی های مجزا، کنترل نسخ مختلف اسناد، چرخش اسناد و مدیریت آنها از جمله امکانات یک پورتال سازمانی محسوب می شود. با وجود امکانات فراوان در مدیریت و ایجاد محتوا، پورتالهای سازمانی معمولا نیاز به سیستم مدیریت محتوا را در سازمان برطرف می کنند.

همکاری(Collaboration): در پورتالهای سازمانی معمولا کاربران می توانند به صورت Synchronous از طریق Chat و Messenger و یا به صورت Asynchronous از طریق Forum (انجمن)، وبلاگ و پست الکترونیک با سازمان در ارتباط باشند.

جستجو و گردش در اطلاعات:ارائه اطلاعات، مفید است ولی به شرطی که رسیدن به آن سخت و یا غیر ممکن نباشد. جستجوی اطلاعات از جمله امکانات مهم در پورتالهای سازمانی با حجم فراوان داده می باشد.

خصوصی سازی (Personalization):امکان خصوصی سازی محتواداده ها ، اطلاعات و خدمات – و همچنین خصوصی سازی ظاهر پورتال، توانایی برخورداری از قالب شخصی را به کاربران اعطا میکند. هر کاربر باید بتواند خدمات واطلاعات مورد نطر خود را گزینش کند.

تعیین حقوق و قواعد دسترسی (Entitlement):مدیران پورتالهای سازمانی باید بتوانند کاربران را در دسترسی به اطلاعات و خدمات محدود کنند. به عنوان مثال اطلاعات مالی شرکای تجاری سازمان باید فقط در اختیار شرکای تجاری سازمان باشد. نه مشتریان و نه کارمندان سازمان.

یکپارچگی (Integration): ایجاد ارتباط نرم افزاری میان سیستم ها و نرم افزارهای موجود در سازمان و ایجاد یک نقطه دید – Single Point Of View – یکی از مهمترین خصوصیات یک پورتال سازمانی می باشد. در این واقع این خصوصیت از جمله تفاوتهای بازر یک سایت با یک پورتال سازمانی می باشد.

تعیین هویت و تصدیق اصالت یک مرحله ای (Single Sign On - SSO): کاربران در هنگام کار با پورتال نباید ملزم به ورود نام کاربری و مشخصات خود در رابطه با هر بخش یا خدمت باشند. در واقع با کمک سرویسهایی چون LDAP و Active Directory می بایست امکان استفاده از یک پروفایل برای کار با سیستم های مختلف وجود داشته باشد. به طور مثال کاربر باید بتواند با ورود یک نام کاربری برای یکبار از بخشهای مدیریت اسناد، نامه های الکترونیکی(مرتبط با Mail Server)، آرشیو اسناد (مرتبط با نرم افزار آرشیو اسناد) و نامه های اداری (مرتبط با سیستم اتوماسیون) استفاده کند.

پورتال چیست ، انواع پرتال و تعریف پورتال سازمانی