تاثیر فناوری اطلاعات بر مدیریت منابع انسانی

قصد این مقاله ، ارائه برخی روشها‌، برای شرکتهایی است که می خواهند خود را با تغییرات پیش رو سازگار کنند- برخورداری از بصیرتی پویا نسبت به محیط و عکس العمل سریع به چالشهای موجود و در حال شکل گیری ، می تواند بقای شرکتهای امروزی را برای دوره ای بلندمدت بیمه کند.هدف این مقاله ، بررسی اثرات مثبت و منفی اینترنت و فناوری اطلاعات در رابطه با مدیریت منابع انسانی ، به ویژه یافتن کارکنان جدید ، برانگیختن و رهبری آنهاست . همچنین ،‌نتایجی که از به کارگیری اینترنت و فناوری اطلاعات در آینده مورد انتظار است و آنچه را که با مدیریت و بهره برداری از تغییرات در حال وقوع احتمال دستیابی به آنها وجود دارد ‌مورد بحث قرار می گیرد.

اثرمتداول اینترنت و فناوری اطلاعات

شمار کاربران اینترنت در سال 2000 میلادی بیش از 30 میلیون نفر بوده است ( پیش بینی می شود که این تعداد برای سال 2005 ، حدود یک میلیارد نفر برسد ) یک سوم از رشد اقتصاد آمریکا در محدوده سالهای 1996 تا 1999 ، به طور مستقیم به گسترش اینترنت مربوط می شود . در حال حاضر ، بیش از 2 میلیارد صفحه web و بیش از 17 میلیون «دامین» (DAMAIN)ثبت شده‌‌، وجود دارد‌. این حقایق بیش از هر چیز نشان می دهد که اینترنت اثر مهمی بر روی چگونگی‌، چرایی‌ و ‌زمان و مکان کار مردم داشته است‌. بیشترین تاثیر اینترنت و فناوری اطلاعات بر قشر تحصیلکرده ، ‌ماهر و علاقه‌مند به موفقیت بوده است ، به ویژه افرادی از این مجموعه که به طور منظم با فناوری اطلاعات و ارتباطات سرو کار دارند. از آنجائی که ، افراد تحصیلکرده ، ماهر و علاقه مند به موفقیت در موقعیتهای مهم سلسله مراتب سازمانی مشغول به کارند و بنابراین اثر بیشتری را بر موفقیت همه جانبه سازمان دارند ، ما نیز می باید توجه خود را بر اثر اینترنت روی این گروه کارکنان متمرکز کنیم . تحقیقاتی که در آمریکا ( بر روی 500 وب سایت مربوط به شرکتهای بین المللی که در سال2000 جزء‌ سودآورترین شرکتها بوده اند )‌صورت گرفته ، نشان می دهد که 79 درصد این شرکتها ، به طور گسترده‌ای از اینترنت برای جستجوی کارکنان جدید استفاده می کنند. همچنین مقایسه داده‌های آماری موجودبرای سالهای 1998تا 2000 ، ‌نشان می دهد که در سال 1998، 29 درصد شرکتهای مذکور از اینترنت به منظور کارمندیابی استفاده می کرده اند. مزایای اصلی استفاده از اینترنت در استخدام کارکنان جدید عبارتند از:

• صرف هزینه کمتر برای استخدام کارکنان جدید ( در مواردی چون : ذخیره کردن درخواست نامه ها ، هزینه های پستی ،‌ هزینه‌های مربوط به پردازش داده ها و .. .‌‌)‌
• تدوین فرایند سریعتر برای استخدام : طبق تحقیقات، این دوره از زمانی که نیاز به کارمند جدید حس می شود تا زمانی که کارمندجدید کارش را در سازمان شروع می‌کند ،‌به کمتر از 12 روز تقلیل می یابد .
• امکان جذب بهتر و بیشتر داوطلبان :‌ابتکار انتشار درخواست نامه روی وب سایت ، می‌‌تواند حتی کسانی را که به طور فعال در جستجوی یک استخدام جدید نیستند را به سوی شغل جذب کند.

در کنار وب سایت شرکتی که درجستجوی کارمند جدید است ، وب‌سایت‌های ثالث نیز مهم هستند . این وب سایت های ثالث، نه فقط به عنوان « مکانی برای تبادل نیروی کار » و مکانی برای ترتیب ملاقاتهای مرتبط باآن عمل می کنند ، بلکه اغلب آنها اخبار‌، شرایط جستجوی کار‌، ‌اطلاعات شخصی جستجوگران کار و .. . را منتشر می کنند که به عنوان یک مکانیسم جذب عمل کرده و شرکتها را مطمئن می‌سازد که فراخوان آنها برای یافتن نیروی کار جدید ، مورد مشاهده قرار گرفته است .

استفاده از اینترنت در شیوه های جدید کار

از طریق توسعه اینترنت و ( بطور گسترده‌تر) توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات (ICT) - با نوسان کاملی که در دو دهه گذشته به همراه داشته اند - امکانات جدید تر و متفاوت تری برای انجام کار و ساختار بندی سازمانها فراهم شده است . کار مجازی: تعاریف زیادی از « کار مجازی »‌وجود دارد . این اصطلاح مترادف با اصطلاحات گوناگونی به کار رفته است . برای مثال : «‌انجام کار از راه دور »‌ ،‌« ارتباط مجازی » «انعطاف مکانی »‌«کلبه های الکترونیکی » و .. . از آنجا که هدف این مقاله بررسی «کار مجازی » به تنهایی نیست ، بنابراین به نظر می رسد که ارائه چند تعریف مختصر برای آن کافی باشد . آنگونه که در گزارش سالیانه کمیسیون اروپا در سال 2000 مطرح شده (Johnston&Nolan,2002) ، «کار مجازی » دارای مفهوم وسیعی است که عنصر مشترک همه تعاریف آن « استفاده از رایانه و ارتباطات مجازی برای ایجاد تغییر جغرافیایی در انجام کاری است که پذیرفته شده است ». « کار مجازی » ، به این معنی است که با کمک فناوریهای اطلاعات ،‌سعی می کنیم کار را به سوی کارکنان هدایت کنیم ، به جای اینکه کارکنان را به سوی کار حرکت دهیم‌. « کار مجازی »‌مزایای زیادی به همراه دارد که می توان آنها را از سه منظر خلاصه و طبقه بندی کرد :‌« فردی » ،‌« سازمانی »‌و «کلان - اجتماعی »‌ . از نظر سازمانی «ارتباط مجازی » فوایدی همچون بهره وری بالا (‌انجام کار بیشتر نسبت به آنچه قبلا صورت می گرفته ) و کاهش غیبت را به همراه دارد. از آنجا که کارکنان رضایت بیشتری دارند و روحیه کاری آنها افزایش یافته است‌، احتمال کمتری وجود دارد که آنها در جستجوی شغل دیگری باشند و سازمانها ، نرخ پائین‌تری از برگشت را تجربه می کنند. طبق نظر دش(Dash) ،‌«کار مجازی » می‌تواند نوسان کار کارمند ( ترقی و تنزل ) را نزدیک به 50 تا 80 درصد کاهش دهد. استفاده از «‌کار مجازی » ، سازمانها را قادر به ایجاد شبکه ارتباطی گسترده ای میان کارکنان می کند ،‌ هر چند که محدودیت جغرافیایی برای سازمان کم شده باشد . به علاوه ، هزینه های مربوط به داراییهای غیرمنقول ( مانند املاک )‌کم می شود ، زیرا نیازهای مربوط به جا و مکان برای سازمان کاهش می یابد. همچنین ارائه خدمات به مشتری ، به دلیل ساعات کار قابل انعطاف ، بهتر می‌شود. ( به معنی بیست و چهار ساعته در هفت روز هفته ) طبق نتایج یک پژوهش ،‌18 درصد کارکنـان هلندی ، 12 درصد کارکنان آمریکایی و پـــنج درصد کارکنان انگلیسی و آلمانی به طور منظم از « کار مجازی » استفاده می‌کنند. گذشته از این ، میزان درصد مربوط به بهره گیران از شیوه «کار مجازی » ، با یک نرخ 10 تا 15 درصدی در همه کشورهای توسعه یافته از نظر فناوری اطلاعات و ارتباطات ،‌در حال افزایش است . طبق گزارشی دیگر ( Raba Internet vsloveniji,2000)‌ ،‌از 50 درصد شرکتهایی که دارای امکانات و فرصتهای فنی برای «‌کار مجازی » هستند ، هنوز فقط 29 درصد آنها این روش را به کار گرفته اند . عقیده بر این است که از تمام جمعیت نیروی کار که در این شرکتها مورد محاسبه قرار گرفته‌اند‌، فقط 2 درصد از کارکنان تمام وقت می‌‌توانند «‌کار مجازی » را به طور صحیح و در روش مناسب ،‌آنگونه که همکارانشان در هلند و آمریکا به کار می گیرند، مورد استفاده قرار دهند.

کار پروژه ای با قرار داد جزئی ( ریز قرارداد )

طبق نظریه های اقتصادی ، دو دلیل اصلی برای سرمایه گذاری روی منابع انسانی در سازمانها عبارتند از :

• کاهش هزینه، که از طریق تقسیم کار حاصل می شود.
• نیاز به مدیریت کاری که بین تعداد زیادی از کارکنان تقسیم شده است .

امروزه فناوری اطلاعات و ارتباطات موجب شکل گیری اجتماع کارآمد افراد با دلبستگیهای مشابه و مهارتهای مکمل شده و همکاری آنها در پروژه های کوتاه یا طولانی مدت را باعث شده است ،‌بدون اینکه نیازی به بخش رسمی شرکت باشد . « به طور کلی ، استفاده از فناوری اطلاعات پیشرفته باعث می شود که محدودیتهای شرکت ،‌مبهم شود ،‌تا حدی که می توان تصور کرد که هیچ مرزی برای شرکت وجود ندارد ( سازمانهای مجازی )‌. این در حالی است که کارکردهای شرکت به طور روز افزونی به شکل مراکز انتفاعی پیچیده ، مراکز کسب درآمد ، شرکتهای کوچک با عقد قراردادهای جزئی تبدیل می شود. همان طور که این تبدیل انجام می شود‌،‌ تلفیق فعالیتهای کوچک سازی و مسطح سازی سازمان – طبق نظر چارلز هندی (1995) -ما را به سوی جامعه ای بیست تا هشتاد نفری از کارکنان که تعداد اندکی از آنان توسط سازمان استخدام شده اند ، هدایت می کند .

اثر فناوری اطلاعات و ارتباطات بر سازمان

فناوری اطلاعات و ارتباطات و اینترنت نه فقط متخصصان فناوری اطلاعات و کارکنانی که فناوری اطلاعات را در محیط کارشان به طور منظم استفاده می کنند ، تحت تاثیر قرار داده ، بلکه محیط سازمان‌، خودسازمان و به طور کلی دنیای اجتماعی را نیز تحت تاثیر قرار داده است. ( Drucker,2002) مدیران می بایست از این تغییرات آگاهی یافته و برای درک و سازگاری مناسب با آنها تلاش کنند. می توان انتظار داشت که در آینده فردگرایی بیشتری ظاهر شود. بدین معنی که نیازهای ویژه ای برای هر یک از کارکنان مطرح شود و این نیازها برای کارکنان دیگر‌،‌ متفاوت باشد همان چیزهایی که کارکنان هوشمند را بر می انگیزد ، داوطلبان به کار را نیز تحریک می کند. می دانیم که داوطلبان شروع کار در شرکت ، نسبت به کارکنانی که مدتی حقوق دریافت می کرده اند ، رضایت‌مندی بیشتری از کارشان دارند. آنها بیش از همه نیاز دارند که خود را به آب و آتش بزنند تا رسالت سازمان را بفهمند و آن را باور و برای مشاهده نتایج ، آموزش مستمر دریافت کنند . دراین رابطه ،‌این نکته نیز نهفته است که گروههای مختلف موجود در جمعیت کاری ، باید به گونه های مختلفی مدیریت شوند و همین گروهها نیز در زمانهای مختلف به طور متفاوتی مدیریت گردند. این بدیهی است که رفتار مورد پاداش افراد ، به طور یکسان با پول ، موقعیت یا دیگر فواید محسوس قابل پاسخگویی نیست . گذشته از این ، سبک رهبری آمرانه، به سبب این واقعیت که کارکنانی که هر روز دانش بیشتر و بیشتری کسب می کنند، نمی خواهند تحت فرمانروایی یک دیکتاتور باشند ، نامناسب است . به ویژه اگر این گونه کارکنان بتوانند به آسانی شغلشان را تغییر دهند . طبق نتایج یک پژوهش (Battey,2000) نارضایتی نسبت به مدیر ، دلیل اصلی برای تغییر شغل شناخته شده است . استفاده از هر سبک رهبری دیگری غیر از سبک آمرانه ، می تواند یک چالش بزرگ برای تمام مدیران باشد . به این دلیل که مدیر باید بر رهبری بر پایه مهارت و ویژگیهای شخصیتی افراد تکیه کند ( و این سخت است ). ازیک سو ،‌تناقض بین این حقیقت که کار یک مدیر و نتایج حاصله به طور روزافزون به زیر دستانش بستگی دارد و از سوی دیگر میزان بسیار زیاد تعامل درونی کار ( مدیریت پروژه با تیمی که از متخصصان مختلف و ماهر تشکیل شده اند ) و همچنین قدرت امر و نهی و نفود کمتر بر زیردستان به همراه قدرت برخواسته از موقعیت ، می تواند دلسرد کننده باشد. بنابراین، شخصیت مدیر به اهرمی برای برانگیختن کارکنان برای دست یابی به اهداف مشترک سازمانی تبدیل خواهد شد . در ابتدا مدیر مجبور است به نحو شایسته ای کارکنان را برانگیزد ، به طوری که آنها بی نیاز از نظارت ، کارشان را انجام دهند. دوم اینکه او باید شرایط کاری مناسبی را فراهم آورد و حامی متخصصان هر حوزه باشد ،‌چرا که آنها هنوز شایستگی لازم را کسب نکرده اند ( برای مثال : مهارتهای مدیریتی همچون برنامه‌ریزی و سازماندهی ). آن گروه از کارکنان برای موفقیت شرکت حیاتی هستند که از دانش کافی برخوردار باشند. حتی اگر در نظر بگیریم که تصمیم‌گیریهای واگذار شده به کارکنان به اندازه کافی بادوام نیستند که نتایج خاصی را داشته باشند ، یا تصمیم گیری توسط آنها آنقدر مشکل است که از آن منصرف می شوند،‌ (‌با این حال) در بیش از یک سوم چنین تصمیم گیریهایی ، نتایج مطلوب حاصل می شود .

تغییر شیوه کنترل کارکنان

امروزه کنترل ،‌از طریق مشاهده مداوم نحوه انجام کار کارکنان ، اهمیت کمتری دارد. کنترل دائمی ، کاهش انگیزه کارکنان را به همراه خواهد داشت ، زیرا :

به دلیل این حقیقت که کنترل به شیوه سنتی غیرممکن یا حداقل خیلی مشکل است ( چطور می‌توان بر«‌کار مجازی » کنترل مستقیم داشت ؟
به خاطر کارکنانی که تقاضای بالایی برای خودگردانی وظایفشان دارند.

بنابراین ، روشی که برای کنترل کارکنان پیشنهاد شده، تطبیق ( رسیدگی به ) نتایج پایانی هر طرح و تعیین ‌میزان دستیابی به اهداف ، منطبق با نتایج طرحهاست . به ویژه مهم است که این اهداف به طور عینی تنظیم شده باشند. بنابراین، می توان گفت اینکه کارکنان به اندازه کافی انگیزه لازم برای اجرای اهداف طاقت فرسا را دارند ،‌غیر قابل انکار است .

تغییر انگیزش کارکنان

تفاوتهای میان کارکنان و نیازهای مختلف آنها احتمالاً در آینده افزایش خواهد یافت . اگر شرکت می خواهد این نیازها را با یک طرح انگیزشی یکپارچه بپوشاند ، ‌این طرح می بایستی خیلی وسیع ( پر دامنه‌) باشد . ارائه چنین طرحی ، خیلی گران و غیر موثر خواهد بود ، لذا شرکت طیف متنوعی از مزایا را برای هر فرد پیشنهاد می کندکه فرد مورد نظر ، بعضی از این مزایا را کم اهمیت تر و بعضی رامهم تر تشخیص خواهد داد . هدف اصلی این نوع سیستم انگیزشی‌، این است که هر کارمند ‌هدف شخصی خود را که به اندازه کافی خواهان آن است (‌مصرانه آن را می طلبد ) تعیین کند . کارمند باید از انگیزه بالایی برای برآوردن این هدف ( مشخص ) برخوردار باشد - نه به خاطر اهداف شرکت یا نظارتهای ناظران ، بلکه به خاطر علاقه خودش - وظیفه مدیراین است که از همخوانی اهداف فردی با اهداف دیگر کارکنان بخش ، یا کارکنان بخشهای دیگر و همچنین همخوانی با اهداف شرکت اطمینان یابد .

تغییر در مدیریت اطلاعات و بهره برداری از دانش

مدیریت اثربخش تر دانش سازمانی و به کارگیری آن در بازار کار ،‌هدف نهایی کسانی است که به دنبال مزیت رقابتی در بازار هستند . استفاده از دانش فردی کارکنان ، بسیار آسان تر از بهره برداری از تمامی دانشی است که در افکار همه کارکنان سازمان جای گرفته است‌. طبق نتایج پژوهشی که در آمریکا انجام شد (Gopal,1995) ، شرکتها فقط از 20 درصد دانشی که در کارکنانشان وجود دارد‌، استفاده می کنند . راه حلهای سخت افزاری و نرم افزاری وضعیت موجود، استفاده از دانش است. موانع اصلی در این مسیر ، یکی مربوط به مفهوم دانش و دیگری مربوط به افراد در چگونگی دستیابی به دانش موجودی است که به کمک فناوری اطلاعات و به بهترین شیوه برای به اشتراک گذاشتن و ذخیره و انتقال دانش در تمامی سازمان انجام گرفته است . طبق پژوهش 28 ماهه ای که بیش از 1000 مدیر ارشد شرکتهای بین المللی را شامل می شد ، عملکرد تجاری بهتر ، نه فقط از فناوری اطلاعات ، بلکه از مدیریت درست اطلاعات و مدیریت افراد سازمان حاصل می شود

نتیجه گیری

اگر چه گستره موضوع این مقاله بسیار وسیع و اهمیت موضوع بسیار زیاد است ، اما اینترنت و فناوری اطلاعات و ارتباطات ، تنها عوامل تاثیر گذار بر بازار کار و مدیریت کارکنان نیستند که در اینجا مورد بحث قرار گرفته اند. با این حال بعضی از مهمترین نوآوریها در این رشته و شیوه های ممکن سازگاری ( هماهنگ سازی ) این تغییرات با ساختار سازمانی ، سبک رهبری و سبک انگیزش کارکنان و مدیریت پیشرفته اطلاعات وبهره برداری ازدانش، موردبحث و بررسی قرارگرفته اند. هر یک از موارد ،‌متناسب با سازمان خاصی ( وبراساس مشخصات آن سازمان ) است . به هرحال این مسئله روشن است که هیچ شرکتی قادر به دوری از این تغییرات نیست و ضرورتاً مجبور به انطباق با آن خواهد بود. آنگونه که داده های آماری درون مقاله درباره استفاده از اینترنت و کار مجازی نشان می دهد ، تغییرات مذکور بیش از این مهم هستند، ‌به طوری که مدیران ارشد هیچ شرکتی نمی تواند و نباید آنها را به فراموشی بسپارند.