پورتال ها در دنیای مجازی

نام پورتال ها را زیاد شنیده ایم، اما شاید برای برخی از ما این سؤال پیش آمده باشد که واقعاً یک پورتال چیست؟ چه ویژگی ها و خصوصیاتی دارد؟ و چه تفاوتی با یک وب سایت دارد؟ ترجمه کلمه Portal به فارسی در فرهنگ های لغت «دریچه»، «درگاه» و «مدخل» ذکر شده اما کلمه پورتال در تکنولوژی اطلاعات معنی متفاوتی دارد. اگر بخواهیم ساده بگوییم، پورتال صفحه وب واسطی است که امکان دسترسی آسان را به هر چیزی که کاربر، برای انجام وظیفه یا خواسته اش نیاز دارد - بدون توجه به این که محل فیزیکی آن کجاست، فراهم می کند. به بیان دیگر پورتال «درگاهی» است به دنیایی مجازی که کاربر می تواند از طریق امکانات فراهم شده در آن، تمامی نیاز های خود را برآورده کند.

ویژگی های اصلی یک پورتال عبارت اند از :

1. تجمع اطلاعات
2. هدف دار بودن اطلاعات
3. در دسترس بودن اطلاعات
4. دریچه ورود منحصر به فرد

یک پورتال نیز مانند یک کامپیوتر خانگی، اطلاعات و خدمات گوناگونی را در یک صفحه وب واحد و به صورتی سازگار و خوش ترکیب در دسترس می گذارد. گاهی به این صفحه web top هم گفته می شود. پورتال می تواند نقطه شروع یا صفحه اولیه مشخصی داشته باشد که کاربران در زمان اتصال به وب آن را مشاهده کنند. اگر چه بر خلاف صفحه کامپیوتر، پورتال می تواند از طریق مجموعه وسیع دستگاه هایی که قابلیت اتصال به وب در آنها پیش بینی شده (از جمله تلفن های موبایل) مورد استفاده قرار گیرد.
هر چند شباهت ظاهری فراوانی میان یک وب سایت و یک پورتال وجود دارد به گونه ای که در نگاه اول تفاوت محسوسی میان آن دو مشاهده نمی شود اما این دو کاملاً از یکدیگر متفاوت اند. سؤال اینجاست که به طور مشخص تفاوت آن دو در چیست؟ در پاسخ به این سؤال باید گفت ویژگی های زیر در یک پورتال آن را از یک وب سایت متمایز می کند:

1. درگاه ورود منفردی که از طریق آن می توان به مجموعه منابع مرتبط با پورتال دست یافت.
2. نمایش هدفدار اطلاعات با استفاده از تجربیات کاربر.
3. دسترسی تقسیم بندی شده به انواع داده و اطلاعات گروه بندی شده.
4. در اختیار گذاشتن امکان ارتباط و همکاری میان تمامی کاربران و استفاده کنندگان پورتال.
5. امکان پیوستن به نرم افزارها و سیستم های نرم افزاری که گردش کاری مشخص و تعریف شده ای دارند.

انواع پورتال ها

یک سازمان مجموعه متنوعی از کاربران دارد که از جمله آنها می توان به مشتریان، شرکا، کارمندان اشاره کرد. همه این کاربران علاقه مندند از اطلاعات و خدمات آن سازمان استفاده کنند. کاملاً آشکار است که هر کدام از آنها نیاز های خاص و اغلب متفاوتی دارد. برای پاسخگویی به این تنوع، انواع مختلف پورتال ایجاد شده و مورد استفاده قرار می گیرد. به طور کلی بر حسب چگونگی پاسخگویی به نیاز های کاربران، پورتال ها را می توان در چهار گروه زیر دسته بندی کرد:

• Business to Customer Portal (B?C)
  • این نوع از پورتال با سیستم های CRMمرتبط بوده و دسترسی مستقیم مصرف کننده را به مجموعه وسیعی از اطلاعات و خدمات فراهم می کند - برای مثال، اطلاعاتی مانند «راهنمای استفاده از محصولات» و «وضع سفارش مشتری» در خرید های خود و همچنین امکانات ارتباطی کاربر با بخش پشتیبانی مشتریان در این پورتال ها پیش بینی می شود. مانند هر پورتال دیگری، یک پورتال B?C معمولاً در قد و قواره ای ارائه می شود که نیاز های مشتریان خود را پاسخ دهد.
• Business to Business Portal (B?B)
  • نوع دیگر پورتال در زنجیره مدیریت منابع شکل می یابد. در این نوع پورتال اطلاعات لازم برای تولید کنندگان، تهیه کنندگان، نمایندگی ها و همچنین توزیع کنندگان، به گونه ای مناسب و دسته بندی شده جمع آوری و در اختیار آنان قرار می گیرد. نمونه عمومی پورتال - B?B برای مثال، یک شریک تجاری را قادر می کند تا به بخشهایی از اطلاعات و امکانات مانند سفارش خرید و صدور فاکتور دسترسی داشته و از امکانات این بخش ها استفاده کند. به هم پیوستن برنامه های کاربردی یکی از پیشنیاز های لازم برای یکپارچه سازی محیط های تجاری در بستری واحد و ایجاد محیط مجازی لازم برای کسب و کار است. محیطی که در آن امکان تهیه کالا یا خدمات، صدور صورت حساب خرید و فروش، دسترسی به اطلاعات تولید و دیگر امکانات مرتبط با نیازها فراهم می آید.
• B?E
  • این پورتال ها که اغلب با عنوان پورتال های اینترانتی شناخته می شوند معمولاً به منظور تجمیع، انتشار و به اشتراک گذاری اطلاعات و خدمات به پرسنل یک سازمان ایجاد می شوند.B?E ها به دو دسته اصلی تقسیم می شوند: Knowledge worker portal که با یک یا مجموعه اهداف مشخص مثلاً فروش یک محصول ایجاد می گردد. این پورتال ها مجموعه ای از محتویات را به منظور پشتیبانی از فرآیند یا فرآیند های مشخصی در اختیار می گذارند. برای مثال یک برنامه تکنسین خودکار ممکن است نیازمند منابعی از برنامه های کاربردی دیگر مثلاً برنامه های تعمیر و نگهداری باشد تا بتواند اطلاعات لازم در زمینه تاریخچه بازبینی و تعمیر، زمان بندی تجهیز و یا قطعات و لوازم مورد نیاز برای تعمیر آن را کسب کند.

جنبه های کارکردی یک پورتال

اگر چه پورتال ها در انواع و اندازه های متنوعی ساخته می شوند اما ویژگی های محدود و مشخصی هسته اصلی آنها شناخته می شود:
هر پورتال اطلاعات و خدمات را یکجا و در یک محل جمع آوری می کند. هر پورتال می تواند در اندازه لازم برای شخص و یا گروه سازمان درآید. هر پورتال در هر زمان و از هر مکانی قابل دسترس است.

خدماتی که به وسیله یک پورتال فراهم می شود:

1. همکاری (با عنوان خدمات ارتباطی نیز شناخته می شود) و به کاربران اجازه می دهد تا با یکدیگر گپ بزنند، در بحث های گروهی مشارکت داشته باشند، مطالب خود را در اختیار دیگران قرار دهند و...
2. مدیریت محتوی که انواع جست وجو ها، رهگیری ها را مدیریت کرده و همچنین قابلیت های خاصی را به منظور استخراج داده ها در اختیار می گذارد.
3. خدمات شخصی (با عنوان خدمات تراکنشی نیز نام برده می شود) که کاربران را قادر می سازد تا با دیگر سیستم ها ( مثلاً سیستم های فروشنده و یا نماینده یک محصول) مستقیم و بدون واسطه مرتبط باشند. معمولاً این قابلیت به کاربر امکان می دهد تا برای مثال فعالیت های زیر را انجام دهد:

• محصولات یک سازمان را خریداری کند
• ملاقات های خود را زمان بندی کند
• حساب خود را مشاهده یا تراز کند
• در کلاس مورد علاقه خود ثبت نام کند