مقالات سازه اطلاعات سامان

چهارشنبه, ۱۱ مهر ۱۳۹۷ ۱۵:۲۸ ۶۹۱
طبقه بندی: پورتال حوزه های کاربرد
چچ
پورتال، نیاز واقعی روابط عمومی امروز

پورتال، نیاز واقعی روابط عمومی امروز


سیستم مدیریت اطلاعات یکی از نیازهای واقعی روابط عمومی امروز در کشور است و نمی توان چنین ضرورت مهمی را نادیده گرفت .
توسعه تکنولوژی های اطلاعاتی ، همچون : اینترنت ، اینترانت و اکسترانتها ، ماهواره ها و رسانه های جمعی ، مطبوعات آزاد و محلی ، و به طور کلی ایجاد پایگاه های منظم اطلاع رسانی در جامعه ، همراه با فرهنگ سازی و آموزش صحیح ، می تواند یکی از اقدامات دولتها در جهت رشد نظام ملی اطلاع رسانی در کشور شود . امروزه یکی از ابزارهای اساسی در اطلاع رسانی و دریافت اطلاعات پورتالها و یا همان درگاههای مدیریت شده هستند که تحول و پویایی خاصی به سیستمهای اینترنتی بخشیده اند .
پیشرفت فناوری در تولید،پردازش،انتشار و استفاده از اطلاعات سبب دگرگونی عمیق در روابط بین انسان ها و سازمان ها شده است.امروزه در جوامع پیشرفته ، سازمان ها با استراتژی استفاده از فناوری های ارتباطی و اطلاعاتی در قلمرو اهداف خود در حرکت هستند.
در این میان روابط عمومی در هر سازمان یکی از اساسی ترین و مهم ترین واحد های سازمانی به منظور اطلاع رسانی و پل ارتباطی قوی مابین کارکنان سازمان و محیط بیرونی آن نقش مهمی ایفا می کنند .
این واحد سازمانی می تواند رهرو تغییرات درسازمان باشد و با آموزش و ابزارهایی که در اختیار دارد آگاهی های لازم را برای تسریع روند تغییرات ارائه نماید.همچنین روابط عمومی با مهارت های لازم می تواندبرمدیریت عالی سازمان تاثیر گذار باشد به طوری که مدیریت در روند تغییرات همراه شود. اگر استفاده از فناوری های ارتباطات واطلاعات رادر یک تغییر بنیادی ،موثر ومثبت بدانیم با این پذیرش ، روابط عمومی جلوه ای نوین می یابد که یکی از راههای ارائه این جلوه تغییر روابط عمومی از حالت سنتی به الکترونیک است.
روابط عمومی الکترونیک با استفاده از فناوری ها ی ارتباطی و اطلاعاتی با اطلاع رسانی های سریع و بهنگام و توجه به اصل مخاطب محوری می تواند فعالیت های خود را با سنجش برنامه های دقیق استوار کند.به طوری که با ارائه خدمات بهینه و شفاف سازی اطلاعات ، حس اعتماد و تصویر ذهنی مطلوبی در ابعاد درون و برون سازمان از خود بر جای گذارد.
مهمترین نقش روابط عمومی در جامعه اطلاعاتی ، مدیریت اطلاعات است. و در این بین یکی از پیامدهای انقلاب اطلاعات، انفجار اطلاعات است. تولید حجم زیادی از اطلاعات که دسته‌بندی و نحوه استفاده از آن امر بسیار دشواری است. مدیریت اطلاعات در تولید، انعکاس و همچنین گردآوری اطلاعات و بهره‌گیری از آن در اقیانوس اطلاعاتی وظیفه روابط عمومی است. یکی از مهمترین ویژگی‌های جوامع پیشرفته در راستای توسعه اجتماعی، اقتصادی و فرهنگی ، توجه روزافزون به مدیریت اطلاعات است.
در این راستا یکی از راهکارهای مهم در اطلاع رسانی ، دریافت اطلاعات و مدیریت آن ، پورتالها هستند . ترجمه کلمه Portal به فارسی در فرهنگهای لغت "دریچه"، "درگاه" و "مدخل" ذکر شده اما کلمه پورتال در تکنولوژی اطلاعات معنی متفاوتی دارد. اگر بخواهیم ساده بگوییم، پورتال صفحه وب واسطی است که امکان دسترسی آسان را به هر چیزی که کاربر ، برای انجام وظیفه یا خواسته اش نیاز دارد بدون توجه به اینکه محل فیزیکی آن کجاست، فراهم می کند. به بیان دیگر پورتال "درگاهی" است به دنیایی مجازی که کاربر می تواند از طریق امکانات فراهم شده در آن، تمامی نیازهای خود را برآورده کند.
نیازهایی مانند جستجو و یا خرید(مثلا یک کتاب)، دسترسی به حساب بانکی، افزایش و کاهش اعتبار یک حساب اعتباری و یا به روز رسانی اطلاعات سخت افزاری از محل کار و نیز دریافت نظرات مخاطبان و پاسخ به آنها از طریق راههای متفاوت ایجاد شده که پورتال همه چیز را از طریق درگاهی واحد برای کاربر خود فراهم می سازد . پورتال "مکانی است که ساده ترین کاربران اینترنت با رجوع به آن بتوانند به راحتی از سرویس های متداول در اینترنت بهره مند شوند و یا اطلاعات مورد نیاز خود در را بدست آورند ".

جایگاه پورتال چیست ؟

در اکثر موارد پورتال به عنوان یک وب سایت با ویژگی های خاص شناخته می شود. این وب سایت می تواند یک واسط بین کاربران و تعدادی وب سایت زیر مجموعه پورتال باشد و یا اینکه به عنوان وب سایتی واسط، بین کاربران و اینترنت قرار گیرد. اما تعاریفی نیز وجود دارند که مستقیما از لغت وب سایت استفاده نکرده در این مورد سکوت می کنند : "پورتال دروازه ای است به سایتهای دیگر " و یا "پورتال نقطه ورود کاربران به اینترنت است " .

کاربران پورتال چه کسانی می توانند باشند ؟

کاربرانی که به پورتال مراجعه می کنند ، لزوما کاربران حرفه ای اینترنت نیستند. پورتال این توانایی را به کاربران می دهد که حتی کم تجربه ترین آنها بتواند از اطلاعات و سرویسهای ارائه شده استفاده کند . بر حسب نوع پورتال ، کاربران آن نیز متفاوتند و شامل کاربران معمولی ، مشتریان ، تولیدکنندگان ، کارمندان سازمان ، دانشجویان و خانواده آنان و... می باشند .

سرویس دهی پورتال در چه زمینه هایی است ؟

هر وب سایتی بر حسب نوع فعالیت کاری خود ارائه دهنده سرویس خاصی است . اما یک پورتال باید توانایی ارائه سرویس های عمومی را داشته باشد نظیر سرویس پست الکترونیک رایگان ، انجمن ،تالار گفتگو ، اخبار ، نقشه های مرتبط با موضوع پورتال ، جستجو در سایتهای زیر مجموعه و اینترنت ، شخصی سازی توسط کاربر و شخصی سازی توسط پورتال . در پورتالهای روابط عمومی ارائه کاتالوگ و سیستمهای نظر سنجی و پاسخگویی به طرق گوناگون لحاظ می گردند

تغذیه کننده پورتال چیست ؟

یکی از ویژگی های پورتال دریافت اطلاعات از سایتهای دیگراست . پورتال تنها دریافت کننده اطلاعات است و آنها را به اشتراک می گذارد . به عبارت بهتر پورتال اطلاعاتی که در سایتها و پایگاههای مختلف وجود دارد را سازماندهی کرده و نمایش می دهد. اما این اطلاعات باید استاندارد شده باشند .
به عبارت دیگر پورتال چهارچوبی است که اطلاعات و سرویسهای منابع مختلف را کنار یکدیگر قرار داده و تحت یک طرح امنیتی ارائه می دهد . با استفاده از پورتال می توان به یکپارچه سازی سیستمهای مجزا کمک کرده و کاربران را برای استفاده از خدمات موجود یاری داد.در اینجا پورتال را در دو بخش ویژگی های پورتال و انواع پورتال مورد بررسی قرار می دهیم :

ویژگی های پورتال :

یک مدیر روابط عمومی می تواند با ایجاد فضای خصوصی ، پورتال خود را شخصی سازی و کاربری های آنرا بر حسب نیاز تغییر دهد و یا آنرا تغییر ظاهر دهد .
همچنین در سرعت کاربری پورتال سیستمهای جستجو و دایرکتوری را به گونه ای که کاربر در کمترین زمان ممکن به اطلاعات دست یابد ، ارائه دهد یعنی ساختار پیمایش ساده به گونه ای که کاربر با کمترین کلیک به مکان ، سرویس و یا اطلاعات مورد نظرش دست یابد .
در مدیریت پورتال نیز مدیران روابط عمومی می توانند با ارائه ساز و کار مدیریت اطلاعات به افراد مسوول پورتال ، ارائه مکانیزمهایی به مدیران پورتال برای پاسخگویی به نیازهای افراد مختلف در سازمان ،مدیریت گردش کار و در کل به تمامی فرآیندهای مرتبط به یک روند اجرایی ، دست یابند . این فرآیند به بخشهای مختلف تقسیم شده و با زمان بندی مشخص به افراد مختلف اختصاص داده و انجام می شوند. پشتیبانی برقراری ارتباط با منابع خارج از پورتال نظیر web service و سایتهای دیگر ، برای دریافت اطلاعات و سرویسهای مورد نیاز نیز از دیگر نیازهایی است که باید رعایت گردد .
در این بین پورتال مورد نظر روابط عمومی باید در عین سادگی با عدم وابستگی به پهنه ای خاص به گونه ای باشد که برای تمامی افراد با سیستم عاملهای متفاوت و مرورگرهای مختلف قابل دسترسی باشد. این مورد شامل پشتیبانی توسط سیستمهای موبایل نیز می گردد .
کاربر باید بتواند تنها با یک بار ورود به سیستم به تمام سرویس ها و اطلاعات محدوده خود دسترسی داشته باشد .
ضمن اینکه راهکارهای امنیتی به منظور تعیین سطوح دسترسی کاربران و نقش هر کاربر در سیستم باید تعریف شود . این سطح دسترسی شامل بازدیدکنندگان و مسوولین پورتال می شود.
دو سویه بودن نیزاز دیگر ویژگیهای پورتال موفق در حرفه روابط عمومی است یعنی ایجاد امکان ارتباط کاربران با مسوولین پورتال و دیگر کاربران پورتال به صورت همزمان (“Chat”)یا غیر همزمان و نیز ارائه مکانیزمی که از طریق آن کاربران بتوانند در بخش های مختلف پورتال عضو شده و در صورت تغییراطلاعات آن بخش و یا افزودن اطلاعات جدید ، Email دریافت کنند و به ازای رویدادهایی که برای کاربر مهم هستند ، پیام دریافت کنند . این سیستم با استفاده از Email و یا خود پورتال پیامی برای مشتری ارسال کرده و به او می گوید که رویداد درخواست شده اتفاق افتاده است . به عنوان مثال کاربران می توانند در بخش تنظمیات خود ، برای دریافت پیامهای شخصی ، دریافت یک وظیفه ، دریافت یک خبر با عنوانی خاص "دریافت پیام " را درخواست کنند.(Alert)
یکی از امکانات پورتال ارائه مدیریت گردش کار است. بر این اساس می توان فرآیندی در سیستم تعریف کرد و با استفاده از امکانات " زمان بندی " و "فازبندی " ، فرآیند را به وظایف کوچک تر تقسیم کرد ؛ به گونه ای که هر وظیفه نه تنها نشان دهنده فرد انجام دهنده ، بلکه نمایش دهنده زمان بندی انجام فرآیند نیز باشد. حال اگر بخش مدیریت گردش کار کنار سیستم Alert و یا ارسال پیام از تقویم شخصی قرار گیرد ، می تواند کمک موثری در نظارت و پیش برد آن فرآیند نماید. و در پایان باید بگوییم هر چه ساپورت اطلاعاتی و امکانات اصلی و جنبی یک پورتال بیشتر باشد در جذب مخاطبان موفق تر است .

انواع پورتال :

ـ پورتالهای اطلاعاتی ، پورتالهایی هستند که بیشتر اطلاعات استاتیک موجود در منابع مختلف را گردآوری کرده و نمایش می دهند.
ـ پورتالهای کاربردی ، پورتالهایی هستند که بیشتر ارائه دهنده سرویس هستند .
ـ پورتال افقی ، ارائه دهنده اطلاعات و سرویسهای مختلفی است ، و افراد مختلف را پاسخگو می باشد به عنوان مثال پورتالی که در آن به مخاطبان مختلف روابط عمومی می توان پاسخ داد .
ـ پورتال عمودی ، بر روی عناوین خاص و یا سرویسهای خاص تمرکز دارد و پاسخگوی گروه خاصی می باشد . به عنوان مثال پورتالی که به معرفی یک دانشگاه می پردازد و اخبار همان صنعت اختصاص می یابد .
علاوه بر طبقه بندی بالا ، طبقه بندی دیگری وجود دارد که پورتال را به دوبخش پورتالهای تجاری و پورتالهای سازمانی طبقه بندی می کند.
به عنوان نمونه در پورتالهای سازمانی که برای استفاده کارمندان و به منظور بهبود روند دسترسی افراد به اطلاعات ، به اشتراک گذاشتن اطلاعات مختلف و کار بر روی اطلاعات طراحی می گردد . با استفاده از این پورتالها می توان پروسه ها و کنترل روند اجرای فرآیندهای سازمان، مخزن اطلاعات و برنامه های کاربردی در سطح سازمان را یکپارچه کرد .
این پورتالها امکان دسترسی کارمندان به انواع دیگر پورتال نظیر پورتالهای اقتصادی و پورتالهای شخصی را فراهم می آورد . به صورت خلاصه می توان گفت که این پورتالها ، برنامه هایی هستند که سازمانها را قادر می سازد تا به کاربران اجازه دهند تا به اطلاعات درون سازمانی آنها دسترسی داشته باشند ، آنها را شخصی کنند و در انتها بر حسب اطلاعات موجود تصمیم درستی بگیرند.
هدف از پورتال ارائه شمایی یکسان از اطلاعات منابع مختلف به کاربر می باشد ، بنابراین نحوه برقراری ارتباط با این منابع مختلف نامحدود است . پورتالها دارای Server ، روندی برای دسته بندی مجموعه ای از داده ها ، فرآیندی که به طور خودکار و طبق یک برنامه از پیش تعیین شده، بخش هایی از سایت و یا سایتهایی را می خواند ، رابط بین کاربر و منبع اطلاعات که درخواست کاربر را دریافت کرده و بر حسب آن صفحه درخواست شده را نمایش می دهد ، مرتب ساز اطلاعات ، فیلتر ، مجموعه ای از اطلاعات که به درخواست و بازیابی اطلاعات سرعت می بخشد و فایلی برای شخصی سازی سایت هستند .
پس می توان گفت تجمع ، هدف دار بودن و در دسترس بودن اطلاعات و نیز دریچه ورود منحصر به فرد همراه با مدیریت یکپارچه ، از خصوصیات اصلی یک پورتال است که می تواند به خوبی یار نزدیکی برای مدیران موفق روابط عمومی باشد .
یک پورتال نیز مانند یک کامپیوتر خانگی، اطلاعات و خدمات گوناگونی را در یک صفحه وب واحد و به صورتی سازگار و خوش ترکیب در دسترس می گذارد . پورتال می تواند نقطه شروع یا صفحه اولیه مشخصی داشته باشد که کاربران در زمان اتصال به وب آن را مشاهده کنند. اگر چه بر خلاف صفحه کامپیوتر، پورتال می تواند از طریق مجموعه وسیع دستگاههایی که قابلیت اتصال به وب در آنها پیش بینی شده (از جمله تلفن های موبایل) مورد استفاده قرار گیرد.

وجود تمایز یک پورتال از سایت :

شباهت ظاهری فراوانی میان یک وب سایت و یک پورتال وجود دارد به گونه ای که در نگاه اول تفاوت محسوسی میان آن دو مشاهده نمی شود اما این دو کاملا از یکدیگر متفاوت اند. ویژگیهای زیر در یک پورتال آن را از یک وب سایت متمایز می کند:

  1. درگاه ورود منفردی که از طریق آن می توان به مجموعه منابع مرتبط با پورتال دست یافت.
  2. نمایش هدفدار اطلاعات با استفاده از تجربیات کاربر.
  3. دسترسی تقسیم بندی شده به انواع داده و اطلاعات گروه بندی شده.
  4. در اختیار گذاشتن امکان ارتباط و همکاری میان تمامی کاربران و استفاده کنندگان پورتال.
  5. امکان پیوستن به نرم افزارها و سیستم های نرم افزاری که گردش کاری مشخص و تعریف شده ای دارند.

پورتالها نیز مانند سایر علوم IT مسیر تکاملی خود را طی می کنند :

  • نسل اول پورتال ها : اولین پورتال ها، که از آنها تحت عنوان نسل اول نام برده می شود، بر فراهم نمودن محتویات ایستا، مستندات و همچنین خوراکهای اطلاعاتی زنده در صفحات وب مبتنی بودند. مثالی نمونه از این نسل پورتال yahoo است. این پورتالها در محیطی به هم پیوسته، اهداف مشابهی را دنبال کرده و صفحه واسط مشخص و منحصر به فردی را برای دستیابی به مجموعه اطلاعات توزیع شده در سراسر شرکت یا سازمان خود، در اختیار کاربر می گذاشتند. این اطلاعات معمولا شامل اخبار شرکت، شرایط و فرم های استخدام، اطلاعاتی مربوط به کارکنان و چگونگی ارتباط با آنها، مستندات رسمی و سیاست های اعلام شده سازمان و همچنین لینک های ارتباطی مفید بود.
  • نسل دوم پورتال ها : نسل دوم پورتال ها بر اطلاعات مشخص تر و نرم افزارها متمرکز بودند. در اساس شباهت زیادی به خصوص در زمینه فراهم آوردن اطلاعات با نسل اول داشتند با این همه تفاوت مهمی نیز وجود داشت: این پورتالها امکان همکاری کاربران را در محیطی به هم پیوسته فراهم می کردند و همین امکان، نقطه تمایز آنها با نسل پیشین محسوب می شد. پورتال های نسل دوم قابلیت همکاری متقابل را در ادارات مجازی برای تیم های کاری و به منظور انجام وظایفشان فراهم می ساختند. نسل دوم پورتال ها سرویس های متعددی داشتند که از جمله آنها می توان به سرویس های مدیریت محتوی ( سازمان دهی و مدیریت اطلاعات مرتبط ) و سرویس های همکاری (که به کاربران امکان می داد با یکدیگر گپ زده و برای یکدیگر ایمیل فرستاده و قرار ملاقات تنظیم کنند) اشاره کرد. در این پورتال ها قابلیت تعریف گروه های کاربری نیزفراهم آمده بود. به بیان دیگر این پورتال ها سازو کار همکاری داخلی را در یک سازمان فراهم می ساختند. از این جمله می توان به اتاقهای chat اشاره کرد . این نوع پورتالها هم اکنون نیز ابزار اساسی مدیران روابط عمومی برای ارتباطات دوسویه است .
  • نسل سوم پورتال ها : نسل سوم با هدف ایجاد فضای مجازی تجارت الکترونیک بوجود آمد. پورتال های نسل سوم به عنوان واسط ارتباطی کارمندان، تهیه کنندگان، تولید کنندگان و مشتریان قلمداد می شوند. ویژگی فوق العاده این پورتالها امکان مرتبط شدن نرم افزارهای مستقر در سرورهای مختلف است. به بیان دیگر، این پورتال ها نقطه به هم پیوستن محتویات و برنامه های کاربردی مستقر در سرورهای مختلف بطور همزمان و با استفاده از همکاری سرویسهای خدماتی آنان اند. به علاوه امکان دسترسی به محتویات و امکانات سیستمهای مختلف را از طریق ابزارها و تجهیزات متنوع، بسته به نیاز کاربر امکان پذیر می کنند. این گروه پورتال ها مجموعه قابل توجه و ارزشمندی از اطلاعات، مستندات، امکانات و قابلیتهای نرم افزارهای مرتبط را از طریق درگاه واحدی برای کاربر فراهم می کنند. به علاوه، این پورتالها به صورتی خودکار و بر اساس نقش کاربران هدفمند شده و ویژگیهایی خاص آنها را می یابند. به بیان دیگر، نحوه نمایش، محتوی و امکانات در دسترس، بسته به نقش تعریف شده برای کاربر به گونه ای منحصر به فرد و خاص وی در اختیار او قرار می گیرد. کلید توسعه آینده این نسل از پورتال ها،ایجاد چهارچوب های کاری باز ( از قبل تعریف نشده ) برای سرویس های عمومی خواهد بود.

در نتیجه اگر چه پورتال ها در انواع و اندازه های متنوعی ساخته می شوند اما ویژگیهای محدود و مشخصی ، هسته اصلی آنها شناخته می شود:

  1. هر پورتال اطلاعات و خدمات را یکجا و در یک محل جمع آوری می کند.
  2. هر پورتال می تواند در اندازه لازم برای شخص و یا گروه سازمان درآید.
  3. هر پورتال در هر زمان و از هر مکانی قابل دسترس است.
  4. هدف اصلی فراهم آوردن امکان دسترسی آسان به هرچیزی ( اطلاعات و خدمات ) است که یک کاربر برای انجام وظایف و مسئولیتهایش به آن احتیاج دارد، صرف نظر از اینکه منبع آن کجا باشد.

نیاز به پورتال آری یا خیر ؟

آیا یک مدیر روابط عمومی به یک پورتال نیاز دارد ؟ بستگی دارد. شما احتمالاْ دلیلی به داشتن یک پورتال بزرگ و گسترده نمی بینید . اما بسته به زمینه کاری، یک پورتال سازمانی هدفمند ، می تواند رفت و آمد زیادی را به سایت شما بکشاند. اگر یک مدیر روابط عمومی برای کاربران خود یک پورتال فراهم کند ، می تواند نتیجه جستجوی آنها را برای کلمات کلیدی مختلف کنترل کند و پیوندهایی که در جواب جستجو به آنها نمایش داده می شوند آنهایی خواهند بود که او می خواهد نمایش داده شوند. این موضوع به او این فرصت را می دهد تا کاربران را در سایت خود نگه دارد و بر عکس اینکه آنها را رها کند تا به سایت های دیگر بروند. قابلیت وجود اجتماعات در پورتال روابط عمومی همچون پست الکترونیکی رایگان ، اتاق های گفتگو و انجمن ها ، این امکان را بوجود می آورد تا بینندگان پورتال بتوانند با مدیران روابط عمومی ارتباط بر قرار کرده و سوالاتشان را بپرسند یا در باره موضوع خاصی نظر دهند که البته مزیتش برای او جهت دهی به این سؤالات و نظرات خواهد بود و این فرصت برای وی وجود دارد تا به کارشناس مورد اعتماد در حوزه مورد فعالیتش تبدیل شود. در هر حال داشتن یک پورتال قابلیت های بسیار دیگری را نیز برای وی ایجاد می کند و در اینجا تنها به بخشی از مهم ترین و ساده ترین ویژگی های آن اشاره شد .

نویسنده: سید امیررضا حسینی نژاد
اجازه انتشار: قید نشده
نوع: تالیف
منبع درج : مجله الکترونیکی ویستا