مدیریت ارتباطات در سازمان

مدیریت را می توان بعنوان هماهنگ ساختن نیروی اجتماعی افراد در یک سازمان تعریف کرد . افراد از این طریق می توانند در قالب یک واحد سازمانی فعالیت مطلوبی از خود نشان دهند ، لازمه این هماهنگی شناختن سلسله روابطی است که از میان گرایشهای مختلف اجتماعی انسانها وجود دارد . بمنظور شناسایی این روابط و به خاطر نیل به اهداف مورد نظر است که مدیریت در تحقق مقاصد سازمانی نقش بسزایی دارد .
کار و زندگی در سازمانهای جدید ، افقهای جدیدی از ارتباط را برای انسان گشوده است . مدیران وکارکنان ناگزیرند برای تصمیم گیری دور هم بنشینند و با تبادل نظر راه حلهای مختلف را مورد بررسی قرار دهند و در نهایت بهترین راه حل را پیدا کنند . ابلاغ تصمیمات ، فرامین و سیاستهای سازمانی از سلسله مراتب بالاتر سازمان به سطوح پایین اجرایی نیاز به پیمودن مجاری ارتباطی گوناگون دارد . در خیلی از مواقع ، عدم برقراری ارتباط مناسب قبل از اجرای برنامه های تغییر سبب پیدایش مقاومتهای شدیدی در مقابل تغییرات پیشنهادی می گردد . حل مشکلات کارکنان و ارباب رجوع محتاج به همکاری و تبادل نظر و درک مشکلات آنهاست .
اگر همه کارها و وظایف مدیریت را در کنار هم گذاشته و آنها را از نظر حجم ، تکرار و فراگیر بودن مورد مقایسه قرار دهیم هیچ یک از کارکرد ها به اندازه ارتباط تکراری ، فراگیر و پر حجم نیست . اگر چه ارتباط همیشه بخودی خود هدف نیست ولی بعنوان مهمترین ابزار مدیریت در همه کارکردهای مدیریت دخالت دارد . برنامه ریزی ، سازماندهی ، نظارت و کنترل ، رهبری ، ارزشیابی و تصمیم گیری بدون برقراری ارتباط ممکن و اثربخش نخواهد بود . در عصر حاضر با وجود رسانه ها و ابزار های ارتباطی گوناگون که در سایه پیشرفت علم و تکنولوژی پدید آمده است سازمانها در معرض تغییرات فراوان قرار دارند . این تغییرات برای هماهنگی با سازمانهای رقیب و بزرگتر و همچنین عوامل متعدد بیرونی ضروری است . سرعت دستیابی به اطلاعات و همکاری با دیگران به منظور سازگاری یا مقابله با عوامل نامساعد خارجی فقط با ارتباطات و روابط سریع و اثربخش امکان پذیر می باشد . مری پارکر فالت در کتاب تجربه خلاق مشکل اصلی و اساسی سازمانها در تمامی سطوح و انواع اعم از سازمانهای آموزشی ، بازرگانی ، صنعتی و غیره را ساخت و نگهداری روابط انسانی پویا و هماهنگ می داند . از نظر وی داشتن رابطه با زیر دستان از وظایف مهم مدیر است به اعتقاد فالت اختلافات و مسائل و یا تعارضات داخل سازمان باید از طریق مشورت ، کنفرانس و یا از طریق همکاری حل شود . او بر با ارزش شمردن تفاوتهای فردی و حتی تعارضات و اختلافات در سازمان بعنوان یک جریان طبیعی تاکید دارد و معتقد است که تعارض الزاما سبب عدم کارایی سازمان نمی گردد . تعارض ، تفاوتهای ارزشمند اجتماعی و فردی را به منصه ظهور می رساند و این وظیفه مدیر است که باید از تفاوتها بعنوان معیارهای پرارزش در شناخت مشکلات بهره گرفته و موجبات بهبود سازمان و رسیدن به اهداف آن را فراهم سازد . هانری مینتز برگ یک سوال مهم را مطرح می کند : آیا مدیریت زور و اجبار است ؟ بدون شک بسیاری از مدیران و حتی آنان که خودکامه هستند مدیریت را زور و اجبار نمی دانند و آن را نمی پذیرند . پس اگر مدیریت را زور و جبر ندانیم باید اختیار و آزادی عمل به زیر دستان بدهیم و تلاش کنیم که دامنه این آزادی هر چه بیشتر گسترش یابد . البته منظور دادن آزادی بی قید و شرط نیست بلکه آزادی با توجه به اتخاذ روشها و قوانین فعالیت و کنترل گروهی است که در آن شرایط تحت کنترل قرار می گیرد . به نظر پیو برای برقراری روابط انسانی مدیر باید به زیر دستانش اعتماد و اعتقاد داشته باشد . سنگ زیر بنای ایمان و اعتقاد ، شناخت افراد است . اگر افراد را بشناسم و به آنها ایمان داشته باشیم روح عدالت و زیبایی به وجود می آید . موفقیت هر مدیر بستگی به کار او با سایر کارکنان دارد و کار با کارکنان منوط به برقراری رابطه مناسب با آنهاست . مطالعات پژوهشگران حاکی از آن است که " 90 درصد از اوقات مدیران صرف کارکردن با کارکنان می شود و فقط 10 درصد بقیه اوقات صرف انجام دادن سایر امور می شود . بنابراین شکست مدیران را باید در فقدان تواناییشان در برقراری ارتباط مناسب دانست نه در نتیجه عدم برخورداری از مهارتهای فنی " .
به عقیده نگارنده ، مدیریت یعنی کارکردن با انسانها ، میان انسانها و برای انسانها . در این مفهوم ، هر مدیری با همکاری افراد دیگر کار می کند و بدون وجود آنها موفقیت او امکان پذیر نیست . مدیر باید بعنوان عضو گروه مورد پذیرش دیگران باشد و او را متعلق به خود بدانند . بدیهی است که مدیریت بدون وجود انسان بی معنی است و مهمترین جنبه کار با انسانها برقراری روابط انسانی با آنهاست .
اهمیت و حساسیت ایجاد روابط انسانی ، آن را بعنوان یک دانش مطرح می سازد ، اما علاوه بر قبول اطلاق دانش برای روابط انسانی ، باید آن را هنر و مهارت نیز دانست . ایجاد روابط انسانی ظرافتها و شیوه های خاصی نیاز دارد که علاوه بر طلب دانش ، هنرو مهارتهای ویژه أی را در شرایط زمانی و مکانی خاص می طلبد .