پورتال سازمانی راهکار موثر مدیریت کارایی کسب و کار
در حال حاضر پورتال های سازمانی کسب و کارها و پورتال های اطلاعاتی با هزینه قابل توجه راه اندازی می گردند، اما پس از مدت کوتاهی کم‌اثر گردیده و کارایی خود را از دست می‌دهند. با این وجود یک روزنه امید که امکان بقا و ثبات را برای این پورتال ها فراهم می‌کند وجود دارد. استفاده از امکانات اینترنتی و متحد شدن این پورتال ها با هم می‌تواند رمز بقا و ثبات این پورتال ها باشد. با استفاده از خدمات اینترنتی مانند خدمات گوگل و آمازون کسب و کارها می‌توانند پورتال های سازمانی مشترک مستحکمی بنا سازند. در این مقاله سعی شده است که در مورد مساله همکاری پورتال های سازمانی و تاثیر آن بر روی مدیریت کارایی شرکت‌ها و کسب و کارها گفت‌وگو شود. پورتال های سازمانی متحد و یکی شده در واقع یک مفهوم مبتنی بر وب هستند که به عنوان یک دریچه ورودی به اطلاعات یک کسب و کار مطرح می‌شوند و در واقع پایگاه معلومات یک شرکت برای کارمندان و سهامدارن و مشتریان محسوب می‌شوند. این پورتال ها امکان دسترسی و بررسی داده‌های سازمان‌یافته و یا سازمان نیافته را برای استفاده‌کنندگان فراهم می‌آورند. اتحاد پورتال های سازمانی می‌تواند در امر مدیریت کارایی کسب و کارها به دلیل امکان بررسی همه اطلاعات بسیار مفید باشند. اما نحوه عملکرد این پورتال ها چگونه است؟ یک تحلیل‌گر مالی در امور بازاریابی را در نظر بگیرید که در یک سازمان بزرگ مشغول به کار است. او قصد دارد که در این پورتال های سازمانی متحد صفحه وب ویژه خود را راه‌اندازی کند. با استفاده از پورتال های مشترک او به هنگام راه‌اندازی صفحه وب خود می‌تواند به امکانات سایر پورتال ها دسترسی داشته باشد. این اطلاعات می‌تواند شامل اطلاعات پایه‌ای شرکت، میزان مخارج شرکت، اطلاعات مدیریت کارایی مانند بودجه بازاریابی، نحوه اداره شرکت و .. . باشد. او می‌تواند با استفاده از این امکانات به سادگی و به صورت خودکار صفحه وب خود را راه‌اندازی نماید. یعنی او می‌تواند بدون نیاز به برنامه‌های کاربردی و ضمیمه‌های تجزیه و تحلیل با استفاده از سایر پورتال ها کار خود را انجام دهد و دیگر نیازی به یادگیری سه نوع برنامه کاربردی برای اجرای کار نیست.
رویکرد با ارزش
مهم‌ترین مزیت و ارزش پورتال های سازمانی یکی شده که سبب افزایش مدیریت کارایی کسب و کارها می‌شود این است که در این راهکار اطلاعاتی که به استفاده کننده داده می‌شود هدف‌مند و متناسب با نیاز او است و بنابراین افراد مختلف در مدت زمان مناسب به اطلاعات و داده‌های مورد نیاز و دلخواه خود دسترسی پیدا می‌کنند. به عنوان مثال مدیر مالی این شرکت می‌تواند در پورتال سازمانی خود به انتخاب‌های مختلفی دسترسی داشته باشد. منحنی فروش‌های پایین و ضعیف، میزان سود خالص و ناخالص ماهیانه و سایر برنامه‌هایی که میزان کارکرد و عملکرد شرکت و کسب و کار را در مورد محصولات و میزان فروش نشان می‌دهد، به سادگی از طریق پورتال های سازمانی یکی شده شرکت قابل دسترسی خواهد بود. کارایی و میزان فروش شرکت در زمینه‌های مختلف می‌تواند به صورت نمودارهای مختلف و با رنگ‌های مختلف به همراه تحلیل‌های کارشناسی نمایش داده شود. به عنوان مثال مواردی که کارایی شرکت بالا است با رنگ سبز، رشد متوسط با رنگ زرد و زمینه‌هایی که میزان عملکرد شرکت قابل قبول نیست با رنگ قرمز در نمودارها نمایش داده شود. او می‌تواند از پورتال ویژه بودجه شرکت برنامه تنظیم بودجه را مستقیما در پورتال سازمانی خود انتخاب کند و راه‌کارها و ملاحظات خود را بر اساس پایگاه داده‌ای که از سایر پورتال ها جمع‌آوری کرده است ارایه نماید و نتایج را به سایر بخش‌ها که به این اطلاعات نیاز دارند ارسال کند. شاید یکی دیگر از مزایای پورتال های سازمانی یکی شده این است که میزان هزینه‌های آموزشی را در سازمان کاهش می‌دهد. چرا که بیشتر استفاده‌کنندگان با برنامه‌های کاربردی کامپیوتری و اینترنت آشنایی کافی را دارند. سیستم پورتال سازمانی یکی شده به این معنی است که مشتریان مدیریت کارایی یک کسب و کار نیاز به یادگیری همه برنامه‌های مختلف راهبردی مانند برنامه بودجه شرکت، گزارش اطلاعات وضعیت شرکت، برنامه‌های تحلیلی و .. . ندارند. چرا باید یک مدیر مالی در شرکت نحوه ارایه گزارش از برنامه بودجه‌ای که او ارایه داده است را یاد بگیرد و یا مسوول ارایه گزارش بودجه چرا باید مجبور به یادگیری برنامه تعیین بودجه شرکت باشد؟ مدیر مالی شرکت باید فقط گزارش‌هایی که مورد نیاز او است در پورتال خود انتخاب کند و گزارش‌هایی که او به صورت مکرر به آن‌ها نیاز دارد مشخص نماید تا این گزارش‌ها به صورت منظم و خودکار برای تنظیم بودجه ماهیانه یا سالانه شرکت از طریق پورتال سازمانی در اختیار او قرار گیرد. البته باید در صورت نیاز به برنامه‌های کاربردی بخش‌های دیگر امکان استفاده از این نرم‌افزارها در پورتال سازمانی برای استفاده کننده فراهم شود. این رویکرد سبب افزایش کارایی استفاده‌کنندگان شده و همدستی و تعاون بخش‌های مختلف یک کسب و کار را تقویت می‌کند. با استفاده از برخی ابزارهایی که به عنوان مثال شرکت مایکروسافت ارایه می‌دهد می‌توان مدیریت کارایی مشخصی را در یک پورتال سازمانی یکی شده انجام داد. شاید مهم‌ترین مشکل در ایجاد یک پورتال سازمانی واحد و یکی شده ترکیب داده‌های ساختار یافته با داده‌های ساختار نیافته باشد. ابزارها و برنامه‌های طراحی شده برای مدیریت کارایی یک کسب و کار اساسا بر پایه داده‌های ساختار یافته موثر که از یک پایگاه داده‌ای استاندارد گرفته شده است، طراحی شده‌اند. با این وجود در حال حاضر بسیاری برنامه‌های مدیریت کارایی نیز ارایه می‌شود که بتواند با داده‌های بدون ساختار مشخص سازگاری داشته باشد. به عنوان مثال چگونه می‌توان با برخورد به داده‌های متنوع و گوناگونی که از طریق سایر پورتال ها در دسترس قرار می‌گیرد یک برنامه تنظیم بودجه را به صورت دقیق ارایه داد؟ شاید بهترین راهکار این باشد که مدیر مالی شرکت در ابتدا برنامه تعیین بودجه شرکت را تنظیم نماید و بعد از آن با استفاده از داده‌هایی که در پورتال های دیگر با آن‌ها برخورد می‌کند تغییرات مورد نظر را در تنظیم بودجه و برگزاری سمینارها و .. . مد نظر قرار دهد. او شاید بخواهد برنامه‌ای را که ارایه داده است با تیم تنظیم بودجه در سراسر جهان در میان گذاشته و از راهنمایی‌های آن‌ها استفاده کند. یک پورتال سازمانی یک راه بسیار ساده و موثر برای اشتراک این تحقیق با کارشناسان دیگر است.
یکپارچه کردن اطلاعات
نمایندگان یک شرکت بدون شک هر کدام پورتال هایی برای معرفی و فروش محصولات آن کسب و کار دارند که به منظور تبلیغ و فروش محصول به مشتریان راه‌اندازی می‌کنند. از نظر نویسنده این امر می‌تواند قدرت یکپارچه شدن پورتال ها را کاهش دهد. اگر یک مشتری محصول این شرکت را از یک نمایندگی خریداری نماید پورتال این نمایندگی بالقوه می‌تواند با پورتال های سایر نمایندگی‌ها در مورد آن محصول متفاوت باشد. در یک جمله این امر سبب تضعیف ایجاد پورتال های سازمانی یکپارچه خواهد شد. یکی از بارزترین و مهم‌ترین مشخصات اطلاعات یک شرکت این است که اطلاعاتی که آن کسب وکار از طریق پورتال های سازمانی مختلف ارایه می‌دهد از یک پورتال سازمانی منبع و واحد ارایه شود. بدون شک انجام درست این کار بسیار سخت است و نیاز به منابع باارزش و مهم، تجربه، مهارت و پایگاه داده‌ای بزرگ دارد. اما مهارت و نرم‌افزارهای موجود در حال حاضر ایجاد چنین پایگاه داده‌ای عظیم و مشترکی را امکان‌پذیر می‌سازد. این امر به طور حتم امکان‌پذیر است و یک کسب و کار حتما باید اطلاعات متناسب با محصول خود را برای مشتریانش از طریق یک پورتال سازمانی واحد و مرکزی در کلیه نمایندگی‌ها ارایه دهد.
چگونگی راه اندازی یک پورتال سازمانی
حال که مزیت پورتال های سازمانی یکپارچه را دانستیم مساله اساسی در این است که یک سازمان چگونه می‌تواند به سمت این رویکرد حرکت کرده و بر اساس این رویکرد برنامه‌ریزی کند؟ بهترین رویکرد این است که این خط مشی را مدیر مالی و یا هیات مدیریه یک کسب و کار اجرا کنند. به این دلیل که راه‌اندازی چنین پروژه‌ای اساسا گران و فنی بوده و نیاز به منابع باارزش و مهم اطلاعاتی دارد. در طول راه‌اندازی و اجرای این پروژه چنین سوالاتی شاید مطرح شوند: چگونه می‌تواند کارایی بخش‌های مختلف شرکت را اندازه‌گیری کرد؟ امکانات و تجهیزات برای دستیابی به اهداف شرکت چقدر است؟ شاخص‌های معرف میزان کارایی بخش‌های مختلف شرکت چه گزینه‌هایی هستند؟ این‌ها نمونه سوال‌هایی هستند که در سطوح مختلف راه‌اندزای این پروژه مطرح می‌شوند. در نهایت قسمت مالی که غالبا بیشتر پروژه‌های مدیریت کارایی در آن قسمت سازمان‌دهی می‌شود بر اساس این سوال‌ها مهم‌ترین، اصلی‌ترین و موثرترین راه‌کارها را برای اجرای این پروژه انتخاب خواهد کرد. این پروژه در واقع فرصتی برای بخش مالی است که منابع و مدارک شرکت را سطح‌بندی کرده و با استفاده از توانایی‌های شرکت پورتال های متحدی راه‌اندازی کند که نه تنها برای سایر بخش‌های شرکت مفید باشد بلکه به اندازه‌ای قوی و کارآمد باشد که امکان تسلط کامل سایر بخش‌ها به پورتال های ارایه شده را فراهم آورد. شاید برای یک شرکت بزرگ تصمیمات بدین‌گونه اجرا شود: «در پورتال سازمانی مرکزی، بخش‌ها می‌توانند میزان و تعداد فروش روزانه در نمایندگی‌های مختلف کشور بیان کنند. همچنین در این پورتال سازمانی میزان فروش با هفته مشابه در سال قبل مقایسه خواهد شد. همچنین بر اساس فروش سال قبل در این پورتال مرکزی میزان فروش سه هفته آینده کسب وکار نیز پیش‌بینی می‌شود. همچنین نحوه عملکرد رقبای کسب وکار نیز با عملکرد شرکت مقایسه خواهد گردید. ما نباید نگران تهیه گزارش و ارایه آن به سرپرست‌های بخش‌های مختلف باشیم. آن‌ها زمانی که پورتال های خود را راه‌اندازی کنند به صورت خودکار به این گزارش‌ها دسترسی خواهند داشت و این گزارش‌ها همه روزه ساعت 9 صبح از طریق الکترونامه در اختیار آن‌ها قرار خواهد گرفت. همچنین در این پورتال سازمانی بخش ویژه‌ای شامل نمودارها و عکس‌های مختلف خواهد بود که عملکرد شرکت را در زمینه‌ها و ناحیه‌های مختلف با رنگ‌های سفید، زرد و قرمز نشان خواهد داد. شما می‌توانید با کلیک کردن در بخش و ناحیه مورد نظر روی نقشه اطلاعات مربوط به آن ناحیه را به صورت کلی و همچنین در نمایندگی‌های مختلف آن ناحیه مشاهده کنید. همچنین برای مشاهده وضعیت بودجه چند روز آینده نیازی به اجرای برنامه جداگانه نیست شما می‌توانید با کلیک کردن بر روی لینک زیر آن را مشاهده کنید. بودجه در نظر گرفته شده قبل از نهایی شدن به اطلاع سرپرست‌های بخش‌های مختلف خواهد رسید.» در نتیجه بخش مالی و مدیر بخش مالی از یک قسمت هزینه در شرکت به یک بخش استراتژیک تبدیل خواهد شد. در واقع بخش مالی فقط به انجام امور مالی در هفته، ماه و فصل بسنده نخواهد کرد و به صورت یک بخش استراتژیک که می‌تواند تاثیر بسیار زیادی در رشد، افزایش کارایی و سوددهی شرکت داشته باشد، تبدیل خواهد شد. داشتن یک پورتال سازمانی متحد و یکپارچه قوی به سادگی و بدون برنامه‌ریزی مدون امکان‌پذیر نیست و نیاز به بهره‌گیری از فناوری‌ها و تکنیک‌های گوناگون دارد(مانند یک پایگاه داده‌ای عظیم، اطلاعات مدیریت اقتصادی، نرم‌افزارها و برنامه‌های کاربردی و .. .) . داشتن مهارت و تجربه کافی در جست‌وجوی اطلاعات، رده‌بندی، همکاری، علم شناخت افراد و .. . از دیگر ابزارهای مورد نیاز برای یکپارچه کردن پورتال ها است. راه‌اندازی چنین پروژه‌ای بدون شک نیاز به گرداننده ماهر دارد که این امر می‌تواند با بهره‌گیری از تجربیات و امکانات نمایندگی‌های بزرگ شرکت محقق شود. مطمئنا تجربه‌های نمایندگی‌های بزرگ می‌تواند کمک بزرگی در راه‌اندازی یک پورتال سازمانی متحد باشد. شرکت‌هایی مانند اواکل با پایگاه داده‌ای بسیار قوی می‌تواند در مدت یک روز کلیه اطلاعات و موارد مورد نیاز برای راه‌اندازی چنین پروژه‌ای را ارایه دهد. همچنین شرکت مایکروسافت که خدمات و امکانات بسیار متنوع و گوناگونی در این زمینه و همچنین در زمینه‌های معاملات مالی برای شرکت‌ها و کسب و کارهای کوچک و بزرگ ارایه می‌دهد می‌تواند کمک بزرگی برای راه‌اندازی چنین پروژه‌ای باشد. با استفاده از نرم‌افزار Office و همچنین سیستم عامل ویندوز مایکروسافت که در کلیه کشورهای جهان به سادگی قابل دسترسی است می‌توان کلیه مشکلات مربوط به راه‌اندازی یک پورتال سازمانی یکپارچه را به سادگی حل کرد. در پایان شایان گفتن است که هرچند که یکپارچه کردن پورتال ها یک ایده بسیار قوی و مفیدی است ولی راه‌اندازی و اجرای آن بسیار مشکل است. موفقیت در راه‌آندزای چنین پروژه‌ای بدون شک نیاز به منابع داده‌ای و اطلاعاتی قوی دارد که شاید تکمیل آن چندین سال طول بکشد. ولی بعد از طی این مراحل مزایای حاصل از آن بسیار فراوان خواهد بود. بهره‌وری چنین کسب و کارهایی به شدت افزایش خواهد داشت و امکان تصمیم‌گیری‌های بهتر و سوددهی بیشتری برای مدیران یک کسب و کار فراهم خواهد کرد. به هر حال این موضوع مدت زمان زیادی نیست که مطرح شده است و نتایج آن مشخصا در سال‌های آینده مشهود‌تر خواهد بود.
