معرفی پورتال سازمانی

در دهه پایانی قرن بیستم و در آستانه ورود به هزاره سوم، ظهور و گسترش فناوری اطلاعات کلیه شئونات زندگی و تعاملات اجتماعی را دستخوش تحول نمود. تا حدی که تمامی جوامع ناگزیر از رویکرد به آن شدند (رحمتیان 1381). اینترنت شرایط تازه‎ای را پدید آورد که در آن تولیدکنندگان، تامین‎کنندگان، فروشندگان و مشتریان، و تقریباً همه عوامل دست‎اندرکار یک چرخه اقتصادی قادر شدند در یک فضای مجازی مشترک با یکدیگر در ارتباط باشند و به تبادل اطلاعات، خدمات، محصولات و پول بپردازند. اینترنت تئوری‎ها و نظریات جدیدی را به میان آورده است که یکی از مشخصه‎های اصلی آنها نگاه تازه‎ای به مقوله کسب و کار است (نوعی‌پور 1382).
به جرأت می‎توان گفت که تجارت الکترونیکی یکی از نمودها و کاربردهای ویژه فناوری اطلاعات است و هم اکنون حجم وسیعی از خرید و فروش‎ها در کشورهای پیشرفته به شیوه الکترونیکی صورت می‎پذیرد. بر اساس آمارهای رسمی اعلام شده، تجارت الکترونیکی آمریکا طی سال 2002 بالغ بر 6/1 هزار میلیارد دلار بوده است که پیش بینی می‎شود در سال 2006 به 1/7 هزار میلیارد دلار برسد. تجارت الکترونیکی مالزی در سال 2002، 7/13 میلیارد دلار بود که پیش بینی می‌شود در سال 2006 به بیش از 158 میلیارد دلار خواهد رسید (شهیدی 1382). بدیهی است که رسیدن به چنین حجم‎های دلاری در تجارت الکترونیکی بر اساس مدیریت و برنامه ریزی‌های مدون امکانپذیر خواهد بود.
مؤسسات و سازمانهای گوناگونی تاکنون با هدف ارائه راه‎حل‎های نوین جهت تسهیل فرایندهای مدیریتی تشکیل و تأسیس شده‎اند.

1- مدیریت شبکه محور:
پورتال های سازمانی به عنوان یکی از این راه‎حل‎ها تا حدودی توانسته‎اند انتظارات و امیدهای مدیران را در عرصه‎های گوناگون مدیریت برآورده سازند. معمولاً اولین نگرانی مدیران یافتن اطلاعات جدید و منابع اطلاعاتی موثق است. پورتال های سازمانی با بررسی نیازهای اطلاعاتی مدیران، مجموعه‎ای از مسیرهای مطمئن اطلاعاتی را در اختیار آنها می‎گذارند. از آنجایی که ارائه خدمات پورتال اساساً مبتنی بر شبکه و به ویژه اینترنت می‎باشد، پورتال های سازمانی خدماتی فراتر از آدرس دهی اطلاعات را انجام می‎دهند که معمولاً شامل مواردی نظیر کاوش، سرویس پست الکترونیک، نظر سنجی، گروههای خبری و بحث و غیره است. امکان تعامل دو سویه میان مدیران و کاربران (کارمندان و ارباب رجوع) از طریق وب سایت اصلی پورتال و همچنین دیگر کاربران عضو در یک پورتال سازمانی، زمینه بهره‎برداری هر چه بیشتر از فرصتهایی را که در عرصه‎های گوناگون پدید می‎آیند، فراهم ساخته است. در ادامه این مقاله نقش و کارکرد پورتال های سازمانی را در مدیریت شبکه محور مورد بررسی قرار می‌دهیم.

2- پیدایش پورتال
همچنان که استفاده از اینترنت در اوایل سال 1994 آغاز شد و سرعت گرفت، تعداد وب سایتها نیز به شدت افزایش پیدا کرد. این پدیده که به خودی خود تقویت می‌شد منجر به بروز ضرورت یافتن راهی برای کمک به امر ناوبری2 یعنی جستجو و تحقیق شد. به این منظور دو نوع از وب سایت‎ها یعنی «فهرست‌های راهنما3» و «موتورهای جستجو» پا به عرصه ظهور گذاشتند (مجله بزرگراه رایانه 1382)
فهرست‌های راهنما، راهنمایان وب بودند که متشکل از ویراستاران انسانی بوده و بر اساس مقولات مختلفی مانند هنر، تجارت، خبر، بهداشت و غیره سازماندهی شده بودند. نتیجه نهایی، معمولاً یک «پیوند4» به یکی از صفحات معین وب بود که اطلاعات مورد نظر کاربر را در خود داشت.
از طرف دیگر، موتورهای جستجو کلمات کلیدی را از روی صفحات وب در بانکهای اطلاعاتی گردآوری و تنظیم می‌کردند که جستجوگران می‎توانستند به پرس و جو درباره آنها بپردازند. با وجود گسترش و تکامل موتورهای جستجو همچنان این سئوال به عنوان یک چالش مطرح بود که چگونه دقیقاً چیزی را به کاربر بدهیم که او می‎خواهد؟ روند تکاملی وب سایت‎ها سبب شد تا به تدریج استراتژی‎های خود را از «پیوند دادن سریع کاربران» به «سایتهای مقصد» تبدیل نمایند. در این مرحله ناظران صنعتی به فهرست‌های راهنما و جستجوی اولیه عنوان «پورتال» را دادند. این اصطلاح را در سال 1997، هالسی مینور5 که در آن زمان رئیس CNET بود، ابداع کرد. این کلمه به همان معنای عادی «دروازه» و «درگاه» است (مجله بزرگراه رایانه 1382).
در حوزه اینترنت تعریف پورتال ماهیت متغیر خود را حفظ کرد. در ساده‎ترین معنا، پورتال دروازه‎ای است به وب. پورتال سکوی پرتابی است که هر کاربر قبل از رفتن به سراغ مقصدهای دیگر باید به صورت یک صفحه مبدأ از آن استفاده کند. مارشاک6 معاون گروه پاتریشیا سیبولد7 می‎گوید: «پورتال ها باعث کاهش میزان پرسه زدن افراد در وب می‌شوند» (مجله بزرگراه رایانه 1382). در عین حال پورتال ها به تدریج تبدیل به سایتهایی شدند که هر کاربر در سراسر روز به منظور مدیریت طیف وسیعی از فعالیت‎های روزمره خود، به سراغ آنها می‎رود مانند بررسی کامل تیترهای خبری، قیمت سهام، ارسال نامه الکترونیکی و پیامهای دوربرد و پیوستن به تالارهای گفتگو.
از اینرو پورتال ها وظایف بسیار متفاوتی را انجام می‎دهند ولی جوهره همگی آنها متشکل از پنج عنصر اصلی است: مدیریت، جستجو، محتوا، ایجاد گروههای کاری و برنامه‎های خلاقیت فردی.

3- از پورتال تا یک محل کار الکترونیکی
پورتال نیز همانند اغلب مفاهیم رایج در فناوری اطلاعات بر اثر اینترنت و شبکه گسترده جهانی8 پدید آمد. کاربران عادی اینترنت معمولاً در هنگام ناوبری اطلاعات و کاوش موارد درخواستی خود در اینترنت مغلوب اقیانوس عظیم اطلاعات می‌شدند. در نتیجه وب سایت‌های کاوش نظیر Yahoo و AOL پدید آمدند تا به کاربران در یافتن مقاصد اینترنتی مورد نظرشان کمک کنند. این پورتال های اولیه هیچگونه امکان تنظیم شخصی را به کاربران خود ارائه نمی‌کردند، بنابراین انتظار چندانی نداشتند که کاربران آنها همچنان به آنها وفادار باقی بمانند و از سایتی به سایت دیگری نروند.
پورتال ها این وضعیت را با ارائه امکانات تنظیم شخصی به نحو چشمگیری تغییر دادند و کاربران آنها می‌توانستند موضوعات درخواستی خود را مطابق سلیقه، اولویت‌ها یا نیازهای شخصی تغییر دهند و پیوندهای مطلوبی را در ارتباط با موضوعات مختلف نظیر اخبار، اطلاعات بازار بورس و سهام، تیم‌های ورزشی مورد علاقه، اوضاع جوی و هواشناسی و غیره به صورت متمرکز و در یک جا در اختیار داشته باشند. این ویژگی پورتال ها سبب شد تا کاربران آنها نوعی تعلق خاطر به آنها پیدا کنند و هر کاربر مرتباً به پورتال شخصی خود مراجعه نماید. همین امر سبب شد تا همان وب سایت‌های کاوش اولیه یعنی Yahoo و AOL با افزودن قابلیت‌های بیشتر به صفحات اصلی خود مانند امکان ارسال سریع پیام‌های کوتاه، گروههای بحث، صفحات شخصی رایگان، آلبوم‌های عکس‌های شخصی و خانوادگی و سرویس‌های رایگان پست الکترونیکی کارایی و بهره‌وری خود را افزایش دهند و در نتیجه وفاداری بیشتری را از سوی کاربران همیشگی خود دریافت نمایند. بدین ترتیب بر اساس مطالعات به عمل آمده روشن شد که کاربران به هنگام مراجعه به این وب سایت‌ها وقت بیشتری را نسبت به گذشته صرف دیدن صفحات گوناگون آنها می‌کنند (گروه نرم‌افزاری آی بی ام 2002).
کاربران سازمانی و به ویژه مدیران نیز به این نتیجه رسیدند که از همان قابلیت‌های پورتال های اینترنتی برای مدیریت منابع سازمانی خود اعم از منابع اطلاعاتی و انسانی (پرسنل) استفاده نمایند که البته یافتن اینگونه منابع اطلاعاتی (به لحاظ تخصصی بودن وظایف سازمانها) در اینترنت کار دشواری به نظر می‌آمد. افزودن ابزارهای همکاری، تعامل با سیستم‌های تبادل، گسترش امکانات به تجهیزات ارتباط از راه دور همزمان با جذب کاربران و مشتریان جدید و مرتبط ساختن شرکاء و تأمین کنندگان به یک وب سایت مشترک، سبب شد تا پورتال در مسیر تکاملی خود تبدیل به یک فضای کسب و کار الکترونیکی شود. این امر راهی را برای کاربران فراهم می‌کند تا به وسیله آن منابع، روابط و زنجیره ارزش9 یک سازمان را جهت انجام بهتر مشاغلشان مدیریت کنند.

4- پورتال های سازمانی
از اوایل سال 1997 که استفاده از پورتال ها در عرصه‎های مختلف کاوش و بازیابی اطلاعات در اینترنت مورد توجه قرار گرفت، بسیاری از سازمانهای تجاری و غیرتجاری به فکر طراحی و ایجاد پورتال های سازمانی برای خود و پرسنل و کاربران یا به عبارت بهتر مشتریانشان افتادند. شرکت‎هایی مانند مایکروسافت و آی بی ام هم وارد این میدان شدند که این رقابت همچنان ادامه دارد.
پورتال های سازمانی اساساً با دو هدف طراحی و در سطح سازمانها مستقر شدند. این دو هدف شامل مدیریت متمرکز اطلاعات تجاری در سازمانها و ارائه خدمات اطلاعاتی روزآمد می‎باشند. پورتال های سازمانی از یک سو امکان مدیریت متمرکز در سازمان را برای مدیران و معاونان مؤسسات و سازمانها فراهم می‎کنند و پنجره ای شفاف از سازمان را در مقابل چشم آنها قرار می‎دهند و از سوی دیگر کاربران و مشترکین خود را از آخرین اخبار و اطلاعات مربوط به حوزه‎های کاری و تجاری آگاه می‎سازند. این پورتال ها علاوه بر اطلاع‎رسانی زمینه‎های تعامل میان مدیران و کارمندان و مشتریان یا کاربران را ایجاد می‎نمایند. محیط شبکه‎ای پورتال های سازمانی به گونه‎ای طراحی می‎شود که یک کاربر پس از ورود به آنها خود را در فضای مجازی یک محیط تجاری یا کاری می‎یابد و علاوه بر انجام امور اجرایی و تجاری در سراسر اوقاتی که در این محیط به سر می‎برد احساسی از لذت را همراه با آموزش تجربه می‌نماید. یکی دیگر از ویژگی‎های پورتال های سازمانی این است که کاربران با مشارکت در فعالیت‎های مبتنی بر شبکه خلاقیت‎های فردی را در خود پرورش می‎دهند. امکانات تنظیم شخصی‎ که معمولاً در هر پورتال سازمانی پیش‎بینی و ارائه می‎شود ضمن به چالش گرفتن تجربیات فردی کاربران در کار با امکانات شبکه‎ای و بسترهای ارتباطی، زمینه‎های خلاقیت آنها را به شیوه‎ای کاربردی ایجاد می‎نماید.
قابلیت‎های موجود در پورتال های سازمانی نظیر کاوش، فهرستهای موضوعی، سرویس‎های صفحات زرد10 برای یافتن شرکت‎های محلی، سرویس‎های یافتن افراد برای ردیابی شماره تلفن‎ها یا آدرس‎های پست الکترونیکی، تیترهای خبری، قیمت سهام، نتایج ورزشی، پیش‎بینی وضع هوا، اطلاعات مسافرتی و پروازی، فهرست رویدادهای محلی، گروهای بحث و گفتگو، تابلوی پیامها، سرویسهای ارسال و دریافت سریع پیامها، آگهی‌ها و پیشنهادهای تجاری، دفترچه‎های آدرس، تقویم و دیگر قابلیت‎های کاربردی حقیقتاً آنها را تبدیل به محیط‎های شبکه‎ای کرده‎اند که کاربران پس از چند مورد استفاده و بهره‎برداری از آنها دیگر نمی‎توانند از عضویت در آنها چشم‎پوشی کنند. این به معنی وابسته نمودن کاربران به یک محیط خاص شبکه‎ای نیست، بلکه به معنی ایجاد اعتماد در کاربران و مشتریان جهت مراجعه آنها به یک محل خاص در اینترنت به منظور انجام امور تجاری و اداری است.
امروزه روشن شده است که کاربران پورتال های سازمانی حدود یک سوم از زمان خود را صرف انجام جستجو، یک سوم را صرف پیامها و مشارکت در تالارهای گفتگو و یک سوم دیگر را صرف دستیابی به دیگر محتویات می‎کنند (مجله بزرگراه رایانه 1382). امکانات ارتباط از راه دور نظیر سیستم پیام کوتاه11 کارایی پورتال های سازمانی را چند برابر ساخته است. کاربران این پورتال ها دیگر حتی برای ارتباط با پورتال مورد نظر نیاز به حضور فیزیکی در محل کار یا منزل جهت استفاده از رایانه شخصی ندارند، بلکه می‌توانند از طریق تلفن همراه خود و دیگر تجهیزات ارتباطی بی‎سیم نسبت به امور اداری و بازرگانی خود واکنش‎های مناسب و به موقعی را نشان دهند. به عبارت دیگر پورتال ها قادر به بهره‎برداری مفید و مؤثر از فناوری‎های بی‎سیم جهت برآورده ساختن نیازهای ارتباطی مشترکین خود شده‎اند. همه اینها کارایی پورتال های سازمانی را بیش از گذشته نمایان ساخته‌اند.

5- چارچوب یک پورتال
یک فضای کاری پورتال صرفاً با قرار دادن یک طرح جذاب بر روی انبوهی از منابع محتوایی و کاربردهای مربوط به آن که قبلاً کاوش در آنها به سختی صورت می‌گرفت، حاصل نمی‌گردد. در واقع چالش ساختن یک پورتال در سطحی عالی در صفحه واسط کاربر آن نیست، بلکه در فراهم نمودن فرایندهای تجاری و کاری یکپارچه‌ای است که از میان بسیاری از سامانه‌های فناوری اطلاعات می‌گذرند تا چنین فرایندهایی را به صورت یک مجموعه واحد درآورند و قابلیت‌های کاوش جامع، دسترسی و یکپارچه سازی کاربردی، تنظیم شخصی، استقرار، مدیریت، همکاری، مدیریت محتوایی شبکه، استقرار تخصص، هوش تجاری، تجزیه و تحلیل کمی، امنیت و میزبانی دیگر گزینه‌های منحصر به سازمان را ایجاد نمایند. فروشنده ای که شما برای خرید خودتان انتخاب می‌کنید، باید بتواند کلیه این قابلیت‌ها را یا به صورت مستقیم و یا از طریق مجموعه ای از شرکاء فراهم نماید تا آنها را با یکدیگر ترکیب و مجتمع نموده و اطمینان یابد که این خدمات مناسب هستند و تداوم خواهند یافت.
این یکپارچه‌سازی ممکن است آسان به نظر برسد، اما ماده و محتوای اصلی آن شامل انبوهی از نرم افزارهای میانجی12 است که با ساختارهای شبکه ای موجود درگیر و ترکیب می‌شوند و شرایطی را به وجود می‌آورند که در بهترین شکل خود به عنوان چارچوب پورتال عمل می‌نماید و می‌تواند با نیازهای متنوعی منطبق گردد و فضای مناسبی را برای چیزی بیش از یک محصول فراهم نماید. این رویکرد فراتر از انتظار شرکت‌هایی نظیر IBM بوده است (گروه نرم‌افزاری آی بی ام 2002). این شرکت در ایجاد خانواده پورتال Websphere خود به چیزی فراتر از این دست یافت. مزایایی که از طریق استخراج ارزش‌های کاملاً جدید پورتال نظیر کاربردهای جاری، محتوا و ویژگی‌های تخصصی آن عاید کاربر می‌شد، در واقع مجموعه ای از دارایی‌های محتوایی پورتال را تبدیل به یک فضای کاری منفرد، جامع و مبتنی بر تجارت الکترونیکی ساخت. هر یک از پیاده سازی‌ها و کاربردهای پورتال متمرکز بر هدفی خاص می‌باشد. پورتال های تجارت به کارمندان (B 2 E) متمرکز بر یکپارچه سازی کاربردهای سازمانی، توسعه اجتماعی و حرفه ای و همکاری برابر هستند در حالیکه پورتال های تجارت به تجارت (B 2 B) تمرکز خود را معطوف بر امنیت اکسترانت13 و کاربردهای عمومی (سلسله مراتبی) کرده اند. پورتال های تجارت به مشتری (B 2 C) متمرکز بر قابلیت‌های سنجش، اجرای تبادلات و حفظ مشتری هستند. در رأس هر یک از پورتال ها می‌تواند تمرکز بر خود پورتال باشد، ضمن آنکه مجموعه‌ای از ویژگی‌های بیشتری را ممکن است در یک پورتال صنعتی تجاری بیابیم که هدف آن به عنوان مثال، در خصوص پورتال یک شرکت تولید کننده دارو می‌تواند پردازش فرایندهای تأیید دارو توسط وزارت بهداشت باشد. قبلاً، این ویژگی‌ها از طریق چندین پورتال برای یک سازمان فراهم می‌شد و از سوی گستره وسیعی از فروشندگان نرم افزارهای پورتال پشتیبانی می‌گردید که هر یک به جنبه خاصی از پورتال پرداخته بودند. به عنوان مثال، می‌توان گفت که یک بانک تجاری بزرگ از یک پورتال (B 2 C) قابل دسترسی برای مشتری استفاده می‌کند که مشتریان تجاری از طریق آن می‌توانند به حسابهای خود دسترسی داشته باشند، به انتقال وجوه و دارایی‌ها بپردازند، اطلاعات مربوط به محصولات جدید را بدست آورند و اطلاعات و اخبار مربوط به حسابهای خود را دریافت نمایند. علاوه بر اینها، بانک مذکور از یک پورتال تجارت به تجارت (B 2 B) استفاده می‌کند که از طریق آن پرداخت وام‌های کوتاه مدت از بانک‌های تجاری بزرگ به بانک‌های کوچکتر مورد بحث و بررسی قرار می‌گیرد. مدیریت این روابط چندگانه فروشنده - خریدار، یک کار چندگانه و ترکیبی را برای تیم فناوری اطلاعات سازمان به وجود می‌آورد.
پورتال ها به چارچوب یکپارچه تری تبدیل شده اند؛ چیزی که به عنوان راهی برای استقرار محتوا آغاز شد، اکنون مبنایی شده است که از طریق آن تبادلات چندگانه صورت می‌گیرند، مدیریت شبکه محور را امکان پذیر ساخته است و با مشارکت کنندگان بسیاری در تعامل می‌باشد. همانطور که ملاحظه می‌شود، تعریف کاربردی از پورتال (گروه نرم‌افزاری آی بی ام 2002) متمرکز بر نیازهای چندگانه بازار است: E 2 E, B 2 E, B 2 C, B 2 B. یک پورتال باید به سرعت مستقر شود، اما در عین حال باید به نحو گسترده ای در میان کاربران مختلف به صورت شخصی تنظیم شود، گستره ای وسیع از محتویات گوناگون را در بر بگیرد، همکاری لازم را میان کسانی که در ارتباط با یک موضوع خاص نیاز به کمک و مشارکت دیگران دارند، فراهم نماید و در تعامل با زمینه طراحی شده خود از انعطاف کافی برخوردار باشد و بالاخره اینکه یک فضای کاری الکترونیکی مناسبی را برای کاربران خودش به وجود آورد. به طور کلی، پورتال فضای کاری سنتی و محصول محور را به یک فضای پرتحرک تر، شخصی شده و قابل تعامل و مشارکت با مشتریان بیشتر تکامل و ارتقاء می‌دهد. برای اغلب افراد اوج خلاقیت‌های الکترونیکی آنها در عرصه‌های کاری و شغلی، در ارسال یک فایل الکترونیکی به وسیله پست الکترونیکی خلاصه می‌شود. این افراد تنها از 5 درصد از امکانات قابل ارائه در یک پورتال استفاده می‌کنند. 95 درصد دیگر از امکانات موجود در یک پورتال منتظر کسانی است که به سراغ آن می‌آیند و از این امکانات در جهت ارتقای شغلی و حرفه ای خود استفاده می‌کنند.

6- اجرای مدیریت در پورتال های سازمانی
اسفاده از فناوری اطلاعات در انجام امور اداری، دارای دو تأثیر عمده ملی است: یکی «رشد اقتصادی»و دیگری «افزایش بهره‎وری». بررسی‎های انجام شده بیانگر این مطلب است که بازگشت سرمایه فناوری اطلاعات در کشورهای مختلف، رقمی بین 50 تا 100 درصد می‎باشد. در کشورهای پیشرفته همچون آمریکا، سرمایه‎گذاری در فناوری اطلاعات باعث بازگشت سرمایه 6/70 درصدی در تولید ناخالص داخلی می‎شود؛ در واقع سهم بالایی در رشد اقتصادی به نسبت سایر سرمایه‎گذاری‎های کشور دارد (کرامر 1381). به علاوه باعث افزایش چشمگیر بهره‎وری شده که از طریق مشارکت در سیستم‎های تولید و فروش (بازار) جهانی که پایه همگی، فناوری اطلاعات می‎باشد، حاصل می‎گردد.
شبکه‎های رایانه‎ای، بازگشت سرمایه و ارزش استفاده از فناوری اطلاعات را افزایش می‎دهند. قدرت اقتصادهای شبکه‎ای در این است که متناسب با افزایش حجم و اندازه شبکه، ارزش به‎کارگیری فناوری اطلاعات را افزایش می‎دهند. برای توضیح بیشتر مطلب، می‎توان مشاهده کرد که یک رایانه شخصی به تنهایی، بهره‎وری را به میزان محدود و مشخصی افزایش می‎دهد. حال اگر این رایانه به شبکه‎ای متصل گردد که بتواند با به اشتراک گذاشتن اطلاعات، ارتباطات و همکاری‎های سازمانی را نیز میسر سازد، بالطبع بهره‎وری آن چندین برابر می‎شود. در همین حال، وقتی به میلیونها رایانه دیگر در جهان نیز متصل می‎گردد و امکانات گسترده شبکه‎ای، تجاری، سازمانی و غیره را مورد بهره‎برداری قرار می‎دهد، بهره‌وری آن نیز بسیار افزایش می‎یابد. به علاوه، هنوز شاهدیم که تمامی پتانسیل‎های شبکه اینترنت، مورد شناسایی و بهره‎برداری قرار نگرفته است. پورتال های سازمانی تنها به عنوان یکی از راه‎حل‎های ممکن در جهت بهره‎وری هر چه بیشتر در عرصه فعالیت‎های اداری و تجاری طراحی و ارائه شده اند.
آنچه که در این میان مهم به نظر می‎رسد، فرایند و چگونگی اجرای مدیریت در این پورتال هاست. پورتال های سازمانی به لحاظ برخورداری از ویژگیها و قابلیت‎های خاص توانسته‎اند محیط مناسبی را برای انجام امور اداری فراهم سازند. بخش اعظمی از فعالیت‎های سازمانی میان فروشنده و خریدار در چارچوبی صورت می‎گیرد که مورد توافق طرفین می‎باشد ضمن آنکه تجارب علمی و فنی طرفین به خودی خود نوعی ارزش افزوده محسوب می‎شود. در یک جمع‎بندی کلی از فرایندهایی که در یک پورتال سازمانی در ارتباط با اجرای مدیریت صورت می‎گیرد، می‎توان به این مراحل اشاره نمود:

• ارتباط مدیر با حوزه مدیریت در پورتال
• آگاهی از آخرین وضعیت و اطلاعات مربوط به کاربران (پرسنل و ارباب رجوع سازمان)
• مطالعه و بررسی پیامهای دریافتی و ارسال پاسخهای مناسب
• بررسی فرصتهای تجاری و تعیین گزینه‎های برتر
• دریافت مشاوره از معاونان و واحدهای تابعه
• اعلام نظر و صدور دستورات
• تصمیم‎گیری و تصمیم سازی
• خرید، سرمایه‎گذاری یا معرفی خدمات
• دریافت مبالغ و هزینه‎های مربوط از طرق الکترونیک
• ارزیابی از فعالیت‎های صورت گرفته برای برنامه‎ریزی‎های آتی

7- پورتال های سازمانی و سرمایه‎گذاری مشترک
اقتصاد دانان اخیراً دریافته‎اند که هزینه توسعه تکنولوژی‎های پیشرفته، سالانه 10 درصد افزایش می‎یابد، و در واقع هر هفت سال و سه ماه یکبار دو برابر می‎شود (بوشهری 1381). در این شرایط حتی کشورهای ثروتمندی مانند آمریکا، انگلیس و غیره نیز مجبور هستند برخی پروژه‎های خود را با کشورهای دیگر شریک شوند. بنا‎بر‎این رویکرد مشارکت به ویژه در حوزه‎های اقتصادی که اصطلاحاً سرمایه‎گذاری مشترک14 نامیده می‌شود، یک واقعیت اجتناب ناپذیر است.
مهمترین شرط توفیق سرمایه‎گذاری مشترک، برخورداری از همکاری گروهی و اشتراک مساعی برای دستیابی به اهداف مشترک است. پورتال های سازمانی با ایجاد فضاهای گروهی بر روی شبکه در درجه اول امکان فعالیت‎های گروهی را فراهم می‌سازند و در درجه بعد با استفاده از قابلیت ‎های الکترونیک انجام تجارت الکترونیکی را عملی می‎نمایند. درج آگهی‌ها و اطلاعات مربوط به فرصت‎های سرمایه‎گذاری، سرمایه‎گذاران بالقوه در سطح سازمانها را به سوی منابع و مراجع مربوطه هدایت می‎کند. این قابلیتی است که به صورت پویا و فعال در یک پورتال سازمانی پیش‎بینی و ایجاد می‎گردد.
از آنجایی که دستورالعمل واحد و جهان شمولی برای سازماندهی پروژه‎های مبتنی بر سرمایه‎گذاری مشترک وجود ندارد، سازماندهی آنها کار آسانی نیست و تیزبینی و دقت زیادی می‎طلبد. یکی از ویژگی‎ها یا به عبارتی هنر پورتال های سازمانی این است که فضای مبتنی بر شبکه آنها سازماندهی سرمایه‎گذاری مشترک را به شیوه‎ای آسان عملی می‌سازد، ضمن آنکه کلیه طرفهای ذینفع در این سرمایه‎گذاری می‎توانند به طور روزانه از کلیه تغییرات و نوسانات مربوط به ارزش سهام خریداری شده و سود حاصل از آن آگاه شوند.
در واقع پورتال های سازمانی در قالب یک بنگاه مشترک الکترونیک محلی برای میزبانی سرمایه‎گذاران و فعالان اقتصادی هستند که اقدام به سرمایه‎گذاری مشترک در حوزه‎های مورد علاقه می‌نمایند. معمولاً سرمایه‎گذاری مشترک به دو صورت قراردادی و سهامی شکل می‎گیرد. پورتال های سازمانی قابلیت عقد قراردادهای الکترونیک و فروش الکترونیک سهام را در خود دارند. راه‎اندازی پورتال های سازمانی علاوه بر تسهیل امور تجاری سازمانها به جذب فرصتهای سرمایه‎گذاری برای سرمایه‎گذاران بومی و داخلی کشورهای در حال توسعه کمک شایان توجهی می‌کند. موضوع ظریف دیگری که نباید مورد غفلت قرار گیرد این است که در پروژه‎های سرمایه گذاری مشترک، پس از خاتمه پروژه و حتی در حین انجام پروژه، خود پورتال به عنوان بخشی از دارایی‎های الکترونیک شرکت‎های متولی یا سرمایه‎گذار محسوب می‎گردد که این به نوبه خود باعث ارزش افزوده در فعالیت‎های تجاری الکترونیک می‌شود. بدیهی است پورتال در پایان فعالیت خود بر اساس آنچه که اصطلاحاً چرخه حیات پورتال نامیده می‎شود در قالب بخشی از دارایی‌های مبتنی بر شبکه شرکت‎های وابسته به فعالیت‎های عادی و عمومی خود ادامه می‎دهد و زمینه‎ای بالقوه برای اعلام سرمایه‎گذاری‎های مشترک در آینده خواهد بود.

8- هزینه ایجاد پورتال های سازمانی و بازگشت سرمایه
علیرغم تعهداتی که سازمانها نسبت به مشتریان خود در خصوص بازگشت سرمایه آنها در زمینه سرمایه‎گذاری مرتبط با فناوری می‎سپارند، محاسبه مقادیر بازگشتی کاری مشکل است. هزینه پیاده‎سازی یک پورتال سازمانی برای سازمانهای بزرگ بالا است و در حین استقرار بالاتر هم می‎رود که این به خاطر نیاز روزافزون سازمانها و پدیدار شدن نیازهای جدید همزمان با طراحی و استقرار پورتال است. اما اگر فرایند طراحی و استقرار پورتال به درستی در یک سازمان صورت گیرد، منافعی که در کوتاه مدت و دراز مدت عاید سازمان می‌سازد به مراتب بیشتر از هزینه‎های صرف شده خواهد بود. بر اساس یک محاسبه به عمل آمده در ایالات متحده (پلز و هریس 2001) مجموع هزینه‎های راه اندازی یک پورتال سازمانی (شامل نرم افزار برای ساخت صفحات مشتری پسند و یکپارچه‎سازی داده‎های ورودی در طول مدت نصب و راه‎اندازی پورتال) معمولاً از 150 هزار تا سیصد هزار دلار متفاوت است. اما برای انجام یک پروژه در عرض یک دوره دو ساله، شرکت‎ها خود را آماده می‎سازند که بیش از یک میلیون دلار سرمایه‎گذاری کنند و این تازه صرف یکپارچه سازی داده‎های پروژه می‌شود که از منابع مختلف گردآوری شده است.
هزینه ایجاد یک پورتال سازمانی تقریباً برای 50 یا 500 نفر کارمند یکسان است، بنابراین هزینه آموزش کارمندان برای استفاده از پورتال با کاهش تعداد آنها تقلیل می‎یابد. ایجاد یک پورتال سازمانی برای یک سازمان با پرسنلی کمتر از 500 نفر مفید است، اما به لحاظ اقتصادی چندان به صرفه نیست. اگر تعداد کاربران یک پورتال سازمانی به مرز 700 نفر برسد، آنگاه ایجاد چنین پورتالی به صرفه خواهد بود (پلز و هریس 2001). وقتی تعداد کاربران یک پورتال از پرسنل شاغل در یک سازمان فراتر می‎رود و مجموعه‎ای از چند سازمان را در بر می‎گیرد و کاربرانی به تعداد حد اقل 2000 نفر می‎یابد و افراد بیشتری از آن استفاده می‎کنند، می‎توان گفت که چنین پورتالی به اهداف اقتصادی خود بیش از هر زمان دیگری نزدیک شده است.
معمولاً کاربران یک پورتال سازمانی نگران عمر و تداوم خدمات پورتال هستند. هزینه خدمات پورتال و پشتیبانی فنی می‎بایست از همان ابتدا محاسبه شود و در قالب بودجه شرکت یا شرکت‎های سرمایه‎گذار و یا از طریق دریافت حق اشتراک و هزینه درج آگهی‎های تجاری از مشترکان و مؤسسات دریافت شود. اگر قرار باشد که پورتال سازمانی تبدیل به محلی برای نشان دادن تغییراتی شود که در سازمان بروز می‎یابند، ایجاد یک زیرساخت مدیریتی برای پورتال ضروری خواهد بود تا اطمینان لازم حاصل شود که پورتال مرتباً خود را با نیازهای سازمانی تطبیق می‎دهد.

9- نتیجه گیری
اصطلاح پورتال امروزه واژه ای مشترک از زبان رایج در فضاهای اداری شده است. تعریف پورتال از دیدگاههای متفاوتی امکان پذیر است، زیرا کاربران امکانات زیادی را برای آن متصور می‌شوند. تا کنون تعابیر گوناگونی از پورتال ارائه شده است. همانطور که گذشت یک پورتال به عنوان یک فضای کاری برای مدیریت مبتنی بر شبکه با امکان تنظیم شخصی و محتوایی و برخوردار از قابلیت‌های مشارکت با دیگر همکاران و دسترسی بی سیم تعریف شده است. اما آنچه که در حوزه مدیریت به ویژه مدیریت مبتنی بر شبکه برای یک پورتال مطرح می‌باشد، عبارت است از تمرکز بر روی آنچه که پورتال ها می‌توانند برای یک سازمان فراهم کنند و اثربخشی آنها را افزایش دهند. استفاده از واژه جمع «پورتال ها» نیز اتفاقی نیست چرا که سازمانها برای مواجهه با مسائل چندگانه خود در حوزه‌های مدیریتی معمولاً بیش از یک پورتال دارند. نقش پورتال های سازمانی در انجام امور اداری و اعمال مدیریت، آن را تبدیل به یک محل کسب و کار الکترونیکی برای کاربران آن به ویژه مدیران نموده است. پورتال های سازمانی جدای از خدماتی که در سازمانها ارائه می‌کنند، فرصت‎های بازرگانی نوینی را متناسب با توان اقتصادی و اجرایی سازمانها فراهم می‎نمایند. نمونه بارز این گونه فعالیت‌ها در آنچه که امروزه تحت عنوان سرمایه گذاری مشترک مطرح می‌باشد، قابل مشاهده است.