ویژگی های سازمان های الکترونیکی

مقدمه

هر اندازه که فناوری روز به افق های جدیدی دست می یابد، دگردیسی جدیدی در فرایند شکل گیری سازمان ها و نهاد های سنتی در حوزه های مختلف ایجاد می شود. سازمان های الکترونیکی، یکی از پدیده های اخیر سرزمین های دیجیتالی محلی و بین المللی است که دولت های الکترونیکی جالبی را پدید آورده اند. دولت هایی که قصد ارتباط با مخاطبان در فرمت های غیرحضوری، با توجیه سهولت و تسریع در امر ارتباطات و اطلاع رسانی و خدمات رسانی بهینه دارند.

سازمان های الکترونیکی (e_organizations)

سازمان های الکترونیکی سازمانهایی هستند که مأموریت کلی آنها، نیل به هدف، در راستای عملکردهای الکترونیکی منسجم، هماهنگ و نیمه متمرکز است. یک کاربرد فزاینده از کسب و کار الکترونیکی که توجه رسانه ها را خیلی جلب نکرده است، استفاده از اینترنت صرفاً برای اداره یک سازمان در حال فعالیت است. در واقع میلیون ها سازمان وجود دارند که کالایی را تحت اینترنت نمی فروشند اما کاربردهای کسب و کار الکترونیکی را برای بهبود ارتباطات با سهامداران داخلی و خارجی و انجام بهتر فعالیت های کسب و کار سنتی استفاده می کنند.

قوانین جدید کسب و کار الکترونیکی

بهتر است قبل از اینکه بتوانیم درباره سازمان های الکترونیکی و اینکه چطور آنها بر مباحث رفتار سازمانی تاثیر می گذارند حرفی بزنیم، مطالبی که درباره سازمان های الکترونیکی منحصر به فرد است را بیان کنیم. این مطالب در شش قانون جدید کسب و کار الکترونیکی خلاصه می شوند:

• .هیچ قانونی وجود ندارد که توسط همه پذیرفته شده باشد
• .مزیت به پیشتازان می رسد. به مصداق دنیای واقعی، پرنده ای که اول به طعمه برسد آن را می گیرد.
• .موفقیت به سرعت از دست می رود. هرچقدر سرعت داشته باشید باز به اندازه کافی سریع نیستید. قبلاً «بزرگ، کوچک را می بلعید» اما امروز «سریع، کند را می بلعد»
• قیمت ها تحت فشار دائمی قرار دارند. هزینه پایین تر ساختار سازمان های مبتنی بر اینترنت به آنها اجازه می دهد تا محصولاتشان را نسبت به سازمان های سنتی پایین تر قیمت گذاری کنند. و اینترنت مقایسه خرید فوری را (در سایت های مقایسه- خرید از قبیل «pricescan.com» و «ebay.com») فراهم می کند.
• مکان مطرح نیست. در گذشته افرادی را که سازمان ها استخدام می کردند، تولیدکنندگان و مشتریان عموماً توسط محیط جغرافیایی تعیین می شدند. برای مثال، سازمان ها کارکنان خود را ترغیب می کردند که در نزدیکی محل کار خود زندگی کنند. اکنون کارفرمایان در محل های دور به بهترین و باهوش ترین افراد دسترسی دارند و افراد با استعداد هرگز مجبور به ترک محل سکونتشان برای تعقیب فرصت های شغلی به مکان های خیلی دور نیستند.
• .اطلاعات منسجم همه چیز است. اینترنت و اینترانت ها روشی را که اطلاعات به درون سازمان ها انتقال پیدا می کرده اند تغییر داده اند. سیستم های اطلاعات باز و منسجم، سلسله مراتب های سازمانی سنتی را دور می زنند و برای کارمندان و مدیران کار پیگیری پروژه ها را تسهیل، تصمیم گیری درونی را همگانی و سازمان ها را به تولیدکنندگان، شریکان و مشتریان متصل می کنند.

انزوای اجتماعی در فضای مجازی

علاوه بر این شش تفاوت، بایستی آنچه را که تناقض سازمان الکترونیکی نام دارد مطرح کرد. سازمان های الکترونیکی همچنین به خاطر اینکه دو فرایند متناقض با هم را در یک زمان به انجام می رسانند، منحصر به فرد محسوب می شوند. آنها انزوای کارمندان را افزایش می دهند در عین اینکه اجتماع آنها را هم فراهم می کنند. اینترنت انزوای اجتماعی را به وجود می آورد، و این اثرات زیادی بر رفتار کار دارد. اما تعدادی از متخصصان در طراحی اطلاعات و کار استدلال کرده اند که اینترنت همچنین گروه های افراد هم فکر و هم سلیقه را ایجاد می کند. اینترنت شبکه های اجتماعی را با شکستن موانع سازمانی و جغرافیایی ساخت دهی مجدد می کند. اینترنت به کارمندان اجازه می دهد تا به سهولت با دیگران در سازمانشان و خارج از آن همکاری کنند. برای مثال، تصمیمات اخیر توسط شرکت های «فورد موتورکو» و «دلتاایرلاین» این بوده است که به کارکنانشان کامپیوترهایی ارائه کنند که بتوانند با یک حق عضویت به اینترنت دسترسی پیدا کرده به طوری که توانایی شان را برای ارتباط با همدیگر افزایش داده و احساس همکاری را بین آنان تسهیل کند و مدیریت نیز بتواند به آسانی با آنان ارتباط برقرار سازد. البته این امر همچنین باعث می شود که کارکنان آسانتر شکایات را با هم در میان گذاشته به گونه ای که بتوانند به طور گروهی در مقابل مدیریت متحد شوند.

اثرات سازمان های الکترونیکی بر کارکنان

اثرات سازمان های الکترونیکی بر کارمندان به چه صورتی است؟ سازمان های الکترونیکی بر کارمندان خود تاثیرات فراوان مثبت و منفی بسیاری می گذارند. یکی از مهم ترین تاثیرات منفی و نقاط ضعف سازمان های الکترونیکی، نبود ارتباط فیزیکی و عاطفی و روانی کارمندان با روسای واحدها و حس نکردن سایه یک big brother به قول آمریکایی ها، بر سر کارشان است. البته تجارب برخی از سازمان های موفق در امور الکترونیکی را نباید فراموش کرد. شرکت گوگل با ایجاد اتاق های گفت و گو و کافی شاپ های مجلل مزین به مبل های توپی شکل، ساعت های کاری آزاد کارکنان خود را در این اماکن شکل می دهد و بستر را برای ارتباط فیزیکی کارکنان با یکدیگر فراهم می کند. در شرکتی که صدها نفر فقط در ساختمان مرکزی آن مشغول به کار هستند و سازمان الکترونیکی تمام عیاری شکل گرفته است، ایجاد و مدیریت تعامل فیزیکی کارکنان در محیط های فارغ از فرمت های دیجیتالی اصل بسیار مهم تلقی می شود. حال اینجا این پرسش پیش می آید که آیا رهبری در یک سازمان الکترونیکی متفاوت از یک سازمان سنتی است؟ مدیران سازمان های الکترونیکی که در هر دو این سازمان ها کار کرده اند، این تفاوت را تائید می کنند. قطعاً در سازمان های الکترونیکی، رفتار سازمان مدیران و اصول مدیریتی با دگردیسی خاصی همراه می شود. مدیران در امر مدیریت سازمان های الکترونیکی، قائل به چهار تفاوت می شوند که عبارتند از: وجود چشم اندازی از آینده، انعطاف پذیری، توانایی برای تامین انتظارات بالا و ساختار الکترونیکی.

تمرکز بر آینده نگری: بنیانگذار شرکت «پرایس لاین دات کام» می گوید مسائل امروزی را فراموش کنید. شما به مرحله ای رسیده اید که بایستی دائماً بر ایجاد مسائل آینده متمرکز شوید. این مستلزم رهبری مبتنی بر چشم انداز و یک درک عمیق است از اینکه چطور فناوری، در حال تغییر شغل رهبر است. بهترین رهبران یک نقشه ذهنی از صنعت، فرصت ها و ضعف ها ترسیم می کنند و آنها این نقشه ذهنی را دائماً بررسی می کنند. رهبری مبتنی بر چشم انداز بی تردید در هر سازمانی مهم است. اما در یک محیط پرجنب و جوش افراد نیاز بیشتری به چنین رهبرانی دارند. قوانین و سیاست ها و رویه هایی که سازمان های سنتی تر را ترسیم می کنند جهت را به کارمندان نشان داده و عدم اطمینان را برای آنها کاهش می دهند، اینچنین دستورالعمل های رسمی شده ای معمولاً در سازمان های الکترونیکی وجود ندارند. بنابراین وظیفه مدیران الکترونیکی این خواهد بود که از طریق چشم اندازشان، جهت حرکت را ارائه دهند.
حفظ انعطاف پذیری: رهبران الکترونیکی نیاز به انعطاف پذیری بالایی دارند. آنها مجبورند تا با فراز و نشیب ها سازگاری داشته و زمانی که متوجه می شوند که کار به درستی انجام نمی شود، سازمانشان را تغییر جهت بدهند. آنها مجبور هستند تا تجربه اندوزی را تشویق کنند.
چیره شدن بر انتظارات بالا: سرانجام رهبران الکترونیکی در یک دنیایی با انتظارات بالا زندگی می کنند. سرمایه گذاران خصوصاً در شرکت های «دات کام» انتظار رشد سریع سرمایه شان را دارند و زمانی که یک کسب و کار الکترونیکی عمومی می شود به طور شگفت انگیزی انتظارات بالای بازار، به رهبران برای انجام تعهدات فشار زیادی وارد می آورند. بازار براساس انتظارات و نه واقعیات شکل می گیرد.
ساختار الکترونیکی: تئوری اقتضایی (Contingency Theory) فیدلر را فراموش کنید. سازمان های الکترونیکی منحصراً به ساختارهای ارگانیک متکی هستند. آنها نیاز شدید به ارتباطات عمودی، افقی، مورب، تیم های فراسلسله مراتبی و وظیفه ای و رسمیت پایین برای کسب انعطاف پذیری و آزادی عمل دارند. سازمان های الکترونیکی مبتنی بر ساختارهای تیمی هستند که حول پروژه ها طراحی می گردند. این سازمان ها نیاز به کارمندانی دارند، که تحمل ابهام را داشته و بتوانند در آشوب رشد کرده و مهارت های تیمی قوی را دارا باشند. در حقیقت یک نوع مدیریت مارتیسی (Matrix Management) در این سازمان ها که ساختار الکترونیکی دارند حاکم است.

در سازمان های الکترونیکی کارمندیابی بسیار مهم است. کارمندانی که توانایی کار فکری پرمشقت و تحت فضای دیجیتالی را ندارند و شدیداً عاطفی هستند، مناسب این کار نیستند. اکثر شرکت های کسب و کار الکترونیکی یک روش تهاجمی را برای استخدام افراد به کار می گیرند. آنها مدیران ارشد را بیش از شرکت های سنتی درگیر این مسئله می کنند و به طور فعال تری متقاضیان باصلاحیت را جست وجو می کنند. جامعه پذیر کردن کارمندان با مبانی کسب و کار الکترونیک از اهمیت بسزایی برخوردار است. این شکل حتی برای افرادی که در سطح مدیریتی نیز به کار گرفته می شوند نیز وجود دارد. اگرچه این افراد از تجربه کاری بالا برخوردارند، و چون از محیط های کاری سنتی آمده اند، بنابراین مدتی طول می کشد تا با حال و هوای سازمان های الکترونیکی سازگار شوند. استفاده از تجارب سازمان های الکترونیکی موفق غربی، کشور را در مسیر الکترونیکی شدن سازمان ها و نیل به دولت الکترونیک پاسخگو بهتر هدایت می کند که باید به آن توجه کافی مبذول داشت. ایجاد مرکز مدیریت سایت های دولتی ایران در وب، نخستین گام در شکل گیری سازمان های الکترونیکی در ایران به شمار می رود.