تاریخچه پیدایش پورتال سازمانی
گسترش کاربردهای فناوری اطلاعات در عرصه فعالیتهای اقتصادی و اجتماعی سبب ابداع و ارائه راه حلها و راهکارهای مختلف شده است. طبیعی است که هر یک از این روشها و ابزارها، مبتنی بر نیازی خاص و در جهت رفع مشکلات موجود ابداع و به خدمت گرفته شده اند. پورتالهای سازمانی نیز با در نظر گرفتن نیازهای اطلاعاتی در حوزه مدیریت مبتنی بر شبکه یا اصطلاحاً شبکه محور طراحی و بکارگیری شدهاند. امروزه کمتر مؤسسه یا سازمانی را در کشورهای پیشرفته و در حال توسعه میتوان یافت که از فناوری پورتال بیبهره باشد و از آن در جهت پشتیبانی از اهداف سازمانی استفاده نکرده باشد. پورتالهای سازمانی جدای از خدماتی که در عرصه باز سازمان با اعمال مدیریت متمرکز ارائه میکنند، فرصتهای نوینی را متناسب با توان اقتصادی و اجرایی سازمانها فراهم مینمایند. این بدان مفهوم است که پورتالهای سازمانی زمینه همکاریهای متقابل و امکان بهرهبرداری از توانائیهای حرفهای و سرمایهگذاری مشترک را در فعالیتهای بازرگانی فراهم میسازند. آنچه در پی می آید، تشریح نقش و کارکرد پورتالهای سازمانی در مدیریت شبکه محور است.
پورتال های سازمانی
از اوایل سال 1997 که استفاده از پورتال ها در عرصه های مختلف کاوش و بازیابی اطلاعات در اینترنت مورد توجه قرار گرفت، بسیاری از سازمانهای تجاری و غیرتجاری به فکر طراحی و ایجاد پورتال های سازمانی برای خود و پرسنل و کاربران یا به عبارت بهتر مشتریانشان افتادند. شرکت هایی مانند مایکروسافت و آی بی ام هم وارد این میدان شدند که این رقابت همچنان ادامه دارد.
پورتال های سازمانی اساساً با دو هدف طراحی و در سطح سازمانها مستقر شدند. این دو هدف شامل مدیریت متمرکز اطلاعات تجاری در سازمانها و ارائه خدمات اطلاعاتی روزآمد میباشند. پورتال های سازمانی از یک سو امکان مدیریت متمرکز در سازمان را برای مدیران و معاونان مؤسسات و سازمانها فراهم میکنند و پنجره ای شفاف از سازمان را در مقابل چشم آنها قرار میدهند و از سوی دیگر کاربران و مشترکین خود را از آخرین اخبار و اطلاعات مربوط به حوزه های کاری و تجاری آگاه میسازند. این پورتال ها علاوه بر اطلاع رسانی زمینههای تعامل میان مدیران و کارمندان و مشتریان یا کاربران را ایجاد مینمایند. محیط شبکه ای پورتال های سازمانی به گونه ای طراحی میشود که یک کاربر پس از ورود به آنها خود را در فضای مجازی یک محیط تجاری یا کاری مییابد و علاوه بر انجام امور اجرایی و تجاری در سراسر اوقاتی که در این محیط به سر میبرد احساسی از لذت را همراه با آموزش تجربه مینماید. یکی دیگر از ویژگیهای پورتال های سازمانی این است که کاربران با مشارکت در فعالیتهای مبتنی بر شبکه خلاقیت های فردی را در خود پرورش میدهند. امکانات تنظیم شخصی که معمولاً در هر پورتال سازمانی پیشبینی و ارائه میشود ضمن به چالش گرفتن تجربیات فردی کاربران در کار با امکانات شبکه ای و بسترهای ارتباطی، زمینه های خلاقیت آنها را به شیوه ای کاربردی ایجاد مینماید.
قابلیتهای موجود در پورتال های سازمانی نظیر کاوش، فهرستهای موضوعی، سرویسهای صفحات زرد10 برای یافتن شرکتهای محلی، سرویسهای یافتن افراد برای ردیابی شماره تلفنها یا آدرسهای پست الکترونیکی، تیترهای خبری، قیمت سهام، نتایج ورزشی، پیشبینی وضع هوا، اطلاعات مسافرتی و پروازی، فهرست رویدادهای محلی، گروهای بحث و گفتگو، تابلوی پیامها، سرویسهای ارسال و دریافت سریع پیامها، آگهیها و پیشنهادهای تجاری، دفترچههای آدرس، تقویم و دیگر قابلیتهای کاربردی حقیقتاً آنها را تبدیل به محیطهای شبکهای کردهاند که کاربران پس از چند مورد استفاده و بهرهبرداری از آنها دیگر نمیتوانند از عضویت در آنها چشم پوشی کنند. این به معنی وابسته نمودن کاربران به یک محیط خاص شبکهای نیست، بلکه به معنی ایجاد اعتماد در کاربران و مشتریان جهت مراجعه آنها به یک محل خاص در اینترنت به منظور انجام امور تجاری و اداری است.
امروزه روشن شده است که کاربران پورتال های سازمانی حدود یک سوم از زمان خود را صرف انجام جستجو، یک سوم را صرف پیامها و مشارکت در تالارهای گفتگو و یک سوم دیگر را صرف دستیابی به دیگر محتویات میکنند .امکانات ارتباط از راه دور نظیر سیستم پیام کوتاه11 کارایی پورتالهای سازمانی را چند برابر ساخته است. کاربران این پورتالها دیگر حتی برای ارتباط با پورتال مورد نظر نیاز به حضور فیزیکی در محل کار یا منزل جهت استفاده از رایانه شخصی ندارند، بلکه میتوانند از طریق تلفن همراه خود و دیگر تجهیزات ارتباطی بی سیم نسبت به امور اداری و بازرگانی خود واکنش های مناسب و به موقعی را نشان دهند. به عبارت دیگر پورتالها قادر به بهرهبرداری مفید و مؤثر از فناوریهای بیسیم جهت برآورده ساختن نیازهای ارتباطی مشترکین خود شدهاند. همه اینها کارایی پورتال های سازمانی را بیش از گذشته نمایان ساخته اند.
چارچوب یک پورتال
یک فضای کاری پورتال صرفاً با قرار دادن یک طرح جذاب بر روی انبوهی از منابع محتوایی و کاربردهای مربوط به آن که قبلاً کاوش در آنها به سختی صورت میگرفت، حاصل نمیگردد. در واقع چالش ساختن یک پورتال در سطحی عالی در صفحه واسط کاربر آن نیست، بلکه در فراهم نمودن فرایندهای تجاری و کاری یکپارچهای است که از میان بسیاری از سامانههای فناوری اطلاعات میگذرند تا چنین فرایندهایی را به صورت یک مجموعه واحد درآورند و قابلیتهای کاوش جامع، دسترسی و یکپارچه سازی کاربردی، تنظیم شخصی، استقرار، مدیریت، همکاری، مدیریت محتوایی شبکه، استقرار تخصص، هوش تجاری، تجزیه و تحلیل کمی، امنیت و میزبانی دیگر گزینههای منحصر به سازمان را ایجاد نمایند. فروشنده ای که شما برای خرید خودتان انتخاب میکنید، باید بتواند کلیه این قابلیتها را یا به صورت مستقیم و یا از طریق مجموعه ای از شرکاء فراهم نماید تا آنها را با یکدیگر ترکیب و مجتمع نموده و اطمینان یابد که این خدمات مناسب هستند و تداوم خواهند یافت.
این یکپارچه سازی ممکن است آسان به نظر برسد، اما ماده و محتوای اصلی آن شامل انبوهی از نرم افزارهای میانجی12 است که با ساختارهای شبکه ای موجود درگیر و ترکیب میشوند و شرایطی را به وجود میآورند که در بهترین شکل خود به عنوان چارچوب پورتال عمل مینماید و میتواند با نیازهای متنوعی منطبق گردد و فضای مناسبی را برای چیزی بیش از یک محصول فراهم نماید. این رویکرد فراتر از انتظار شرکت هایی نظیر IBM بوده است. این شرکت در ایجاد خانواده پورتال Websphere خود به چیزی فراتر از این دست یافت. مزایایی که از طریق استخراج ارزشهای کاملاً جدید پورتال نظیر کاربردهای جاری، محتوا و ویژگیهای تخصصی آن عاید کاربر میشد، در واقع مجموعه ای از داراییهای محتوایی پورتال را تبدیل به یک فضای کاری منفرد، جامع و مبتنی بر تجارت الکترونیکی ساخت. هر یک از پیاده سازیها و کاربردهای پورتال متمرکز بر هدفی خاص میباشد. پورتالهای تجارت به کارمندان (B 2 E) متمرکز بر یکپارچه سازی کاربردهای سازمانی، توسعه اجتماعی و حرفه ای و همکاری برابر هستند در حالیکه پورتالهای تجارت به تجارت (B 2 B) تمرکز خود را معطوف بر امنیت اکسترانت13 و کاربردهای عمومی (سلسله مراتبی) کرده اند. پورتالهای تجارت به مشتری (B 2 C) متمرکز بر قابلیتهای سنجش، اجرای تبادلات و حفظ مشتری هستند. در رأس هر یک از پورتال ها میتواند تمرکز بر خود پورتال باشد، ضمن آنکه مجموعه ای از ویژگی های بیشتری را ممکن است در یک پورتال صنعتی تجاری بیابیم که هدف آن به عنوان مثال، در خصوص پورتال یک شرکت تولید کننده دارو میتواند پردازش فرایندهای تأیید دارو توسط وزارت بهداشت باشد. قبلاً، این ویژگیها از طریق چندین پورتال برای یک سازمان فراهم میشد و از سوی گستره وسیعی از فروشندگان نرم افزارهای پورتال پشتیبانی میگردید که هر یک به جنبه خاصی از پورتال پرداخته بودند. به عنوان مثال، میتوان گفت که یک بانک تجاری بزرگ از یک پورتال (B 2 C) قابل دسترسی برای مشتری استفاده میکند که مشتریان تجاری از طریق آن میتوانند به حسابهای خود دسترسی داشته باشند، به انتقال وجوه و داراییها بپردازند، اطلاعات مربوط به محصولات جدید را بدست آورند و اطلاعات و اخبار مربوط به حسابهای خود را دریافت نمایند. علاوه بر اینها، بانک مذکور از یک پورتال تجارت به تجارت (B 2 B) استفاده میکند که از طریق آن پرداخت وامهای کوتاه مدت از بانک های تجاری بزرگ به بانک های کوچکتر مورد بحث و بررسی قرار میگیرد. مدیریت این روابط چند گانه فروشنده - خریدار، یک کار چند گانه و ترکیبی را برای تیم فناوری اطلاعات سازمان به وجود میآورد.
پورتال ها به چارچوب یکپارچه تری تبدیل شده اند؛ چیزی که به عنوان راهی برای استقرار محتوا آغاز شد، اکنون مبنا یی شده است که از طریق آن تبادلات چند گانه صورت می گیرند، مدیریت شبکه محور را امکان پذیر ساخته است و با مشارکت کنند گان بسیاری در تعامل میباشد. همانطور که ملاحظه می شود، تعریف کاربردی از پورتال متمرکز بر نیازهای چند گانه بازار است: E 2 E, B 2 E, B 2 C, B 2 B. یک پورتال باید به سرعت مستقر شود، اما در عین حال باید به نحو گسترده ای در میان کاربران مختلف به صورت شخصی تنظیم شود، گستره ای وسیع از محتویات گوناگون را در بر بگیرد، همکاری لازم را میان کسانی که در ارتباط با یک موضوع خاص نیاز به کمک و مشارکت دیگران دارند، فراهم نماید و در تعامل با زمینه طراحی شده خود از انعطاف کافی برخوردار باشد و بالاخره اینکه یک فضای کاری الکترونیکی مناسبی را برای کاربران خودش به وجود آورد. به طور کلی، پورتال فضای کاری سنتی و محصول محور را به یک فضای پرتحرک تر، شخصی شده و قابل تعامل و مشارکت با مشتریان بیشتر تکامل و ارتقاء می دهد. برای اغلب افراد اوج خلاقیت های الکترونیکی آنها در عرصه های کاری و شغلی، در ارسال یک فایل الکترونیکی به وسیله پست الکترونیکی خلاصه می شود. این افراد تنها از 5 درصد از امکانات قابل ارائه در یک پورتال استفاده می کنند. 95 درصد دیگر از امکانات موجود در یک پورتال منتظر کسانی است که به سراغ آن می آیند و از این امکانات در جهت ارتقای شغلی و حرفه ای خود استفاده می کنند.
اجرای مدیریت در پورتال های سازمانی
استفاده از فناوری اطلاعات در انجام امور اداری، دارای دو تأثیر عمده ملی است: یکی "رشد اقتصادی"و دیگری "افزایش بهره وری". بررسی های انجام شده بیانگر این مطلب است که بازگشت سرمایه فناوری اطلاعات در کشورهای مختلف، رقمی بین 50 تا 100 درصد میباشد. در کشورهای پیشرفته همچون آمریکا، سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات باعث بازگشت سرمایه 6/70 درصدی در تولید ناخالص داخلی می شود؛ در واقع سهم بالایی در رشد اقتصادی به نسبت سایر سرمایهگذاری های کشور دارد. به علاوه باعث افزایش چشمگیر بهره وری شده که از طریق مشارکت در سیستمهای تولید و فروش (بازار) جهانی که پایه همگی، فناوری اطلاعات می باشد، حاصل می گردد.
شبکه های رایانه ای، بازگشت سرمایه و ارزش استفاده از فناوری اطلاعات را افزایش می دهند. قدرت اقتصاد های شبکه ای در این است که متناسب با افزایش حجم و اندازه شبکه، ارزش به کارگیری فناوری اطلاعات را افزایش می دهند. برای توضیح بیشتر مطلب، می توان مشاهده کرد که یک رایانه شخصی به تنهایی، بهره وری را به میزان محدود و مشخصی افزایش میدهد. حال اگر این رایانه به شبکه ای متصل گردد که بتواند با به اشتراک گذاشتن اطلاعات، ارتباطات و همکاری های سازمانی را نیز میسر سازد، بالطبع بهره وری آن چندین برابر می شود. در همین حال، وقتی به میلیونها رایانه دیگر در جهان نیز متصل می گردد و امکانات گسترده شبکه ای، تجاری، سازمانی و غیره را مورد بهره برداری قرار می دهد، بهره وری آن نیز بسیار افزایش می یابد. به علاوه، هنوز شاهدیم که تمامی پتانسیل های شبکه اینترنت، مورد شناسایی و بهره برداری قرار نگرفته است. پورتال های سازمانی تنها به عنوان یکی از راه حل های ممکن در جهت بهره وری هر چه بیشتر در عرصه فعالیت های اداری و تجاری طراحی و ارائه شده اند.
آنچه که در این میان مهم به نظر می رسد، فرایند و چگونگی اجرای مدیریت در این پورتال هاست. پورتال های سازمانی به لحاظ برخورداری از ویژگیها و قابلیت های خاص توانسته اند محیط مناسبی را برای انجام امور اداری فراهم سازند. بخش اعظمی از فعالیت های سازمانی میان فروشنده و خریدار در چارچوبی صورت می گیرد که مورد توافق طرفین می باشد ضمن آنکه تجارب علمی و فنی طرفین به خودی خود نوعی ارزش افزوده محسوب می شود. در یک جمع بندی کلی از فرایند هایی که در یک پورتال سازمانی در ارتباط با اجرای مدیریت صورت می گیرد، می توان به این مراحل اشاره نمود:
ارتباط مدیر با حوزه مدیریت در پورتال
- آگاهی از آخرین وضعیت و اطلاعات مربوط به کاربران (پرسنل و ارباب رجوع سازمان)
- مطالعه و بررسی پیامهای دریافتی و ارسال پاسخهای مناسب
- بررسی فرصتهای تجاری و تعیین گزینه های برتر
- دریافت مشاوره از معاونان و واحدهای تابعه
- اعلام نظر و صدور دستورات
- تصمیم گیری و تصمیم سازی
- خرید، سرمایه گذاری یا معرفی خدمات
- دریافت مبالغ و هزینه های مربوط از طرق الکترونیک
- ارزیابی از فعالیت های صورت گرفته برای برنامه ریزی های آتی
پورتال های سازمانی و سرمایه گذاری مشترک
اقتصاد دانان اخیراً دریافته اند که هزینه توسعه تکنولوژی های پیشرفته، سالانه 10 درصد افزایش می یابد، و در واقع هر هفت سال و سه ماه یکبار دو برابر میشود . در این شرایط حتی کشورهای ثروتمندی مانند آمریکا، انگلیس و غیره نیز مجبور هستند برخی پروژه های خود را با کشورهای دیگر شریک شوند. بنابراین رویکرد مشارکت به ویژه در حوزههای اقتصادی که اصطلاحاً سرمایه گذاری مشترک14 نامیده می شود، یک واقعیت اجتناب ناپذیر است.
مهمترین شرط توفیق سرمایه گذاری مشترک، برخورداری از همکاری گروهی و اشتراک مساعی برای دستیابی به اهداف مشترک است. پورتال های سازمانی با ایجاد فضاهای گروهی بر روی شبکه در درجه اول امکان فعالیت های گروهی را فراهم می سازند و در درجه بعد با استفاده از قابلیت های الکترونیک انجام تجارت الکترونیکی را عملی می نمایند. درج آگهی ها و اطلاعات مربوط به فرصت های سرمایه گذاری، سرمایه گذاران بالقوه در سطح سازمانها را به سوی منابع و مراجع مربوطه هدایت می کند. این قابلیتی است که به صورت پویا و فعال در یک پورتال سازمانی پیش بینی و ایجاد می گردد.
از آنجایی که دستورالعمل واحد و جهان شمولی برای سازماندهی پروژه های مبتنی بر سرمایه گذاری مشترک وجود ندارد، سازماندهی آنها کار آسانی نیست و تیزبینی و دقت زیادی میطلبد. یکی از ویژگیها یا به عبارتی هنر پورتال های سازمانی این است که فضای مبتنی بر شبکه آنها سازماندهی سرمایه گذاری مشترک را به شیوه ای آسان عملی می سازد، ضمن آنکه کلیه طرفهای ذینفع در این سرمایه گذاری می توانند به طور روزانه از کلیه تغییرات و نوسانات مربوط به ارزش سهام خریداری شده و سود حاصل از آن آگاه شوند.
در واقع پورتال های سازمانی در قالب یک بنگاه مشترک الکترونیک محلی برای میزبانی سرمایه گذاران و فعالان اقتصادی هستند که اقدام به سرمایه گذاری مشترک در حوزه های مورد علاقه می نمایند. معمولاً سرمایه گذاری مشترک به دو صورت قراردادی و سهامی شکل می گیرد. پورتالهای سازمانی قابلیت عقد قراردادهای الکترونیک و فروش الکترونیک سهام را در خود دارند. راه اندازی پورتال های سازمانی علاوه بر تسهیل امور تجاری سازمانها به جذب فرصتهای سرمایه گذاری برای سرمایه گذاران بومی و داخلی کشور های در حال توسعه کمک شایان توجهی می کند. موضوع ظریف دیگری که نباید مورد غفلت قرار گیرد این است که در پروژه های سرمایه گذاری مشترک، پس از خاتمه پروژه و حتی در حین انجام پروژه، خود پورتال به عنوان بخشی از دارایی های الکترونیک شرکت های متولی یا سرمایه گذار محسوب می گردد که این به نوبه خود باعث ارزش افزوده در فعالیت های تجاری الکترونیک می شود. بدیهی است پورتال در پایان فعالیت خود بر اساس آنچه که اصطلاحاً چرخه حیات پورتال نامیده می شود در قالب بخشی از دارایی های مبتنی بر شبکه شرکت های وابسته به فعالیت های عادی و عمومی خود ادامه می دهد و زمینه ای بالقوه برای اعلام سرمایه گذاری های مشترک در آینده خواهد بود.
هزینه ایجاد پورتال های سازمانی و بازگشت سرمایه
علیرغم تعهداتی که سازمانها نسبت به مشتریان خود در خصوص بازگشت سرمایه آنها در زمینه سرمایه گذاری مرتبط با فناوری می سپارند، محاسبه مقادیر بازگشتی کاری مشکل است. هزینه پیاده سازی یک پورتال سازمانی برای سازمانهای بزرگ بالا است و در حین استقرار بالاتر هم می رود که این به خاطر نیاز روزافزون سازمانها و پدیدار شدن نیازهای جدید همزمان با طراحی و استقرار پورتال است. اما اگر فرایند طراحی و استقرار پورتال به درستی در یک سازمان صورت گیرد، منافعی که در کوتاه مدت و دراز مدت عاید سازمان می سازد به مراتب بیشتر از هزینه های صرف شده خواهد بود. بر اساس یک محاسبه به عمل آمده در ایالات متحده مجموع هزینه های راه اندازی یک پورتال سازمانی (شامل نرم افزار برای ساخت صفحات مشتری پسند و یکپارچهسازی دادههای ورودی در طول مدت نصب و راهاندازی پورتال) معمولاً از 150 هزار تا سیصد هزار دلار متفاوت است. اما برای انجام یک پروژه در عرض یک دوره دو ساله، شرکتها خود را آماده می سازند که بیش از یک میلیون دلار سرمایه گذاری کنند و این تازه صرف یکپارچه سازی داده های پروژه می شود که از منابع مختلف گردآوری شده است.
هزینه ایجاد یک پورتال سازمانی تقریباً برای 50 یا 500 نفر کارمند یکسان است، بنابراین هزینه آموزش کارمندان برای استفاده از پورتال با کاهش تعداد آنها تقلیل می یابد. ایجاد یک پورتال سازمانی برای یک سازمان با پرسنلی کمتر از 500 نفر مفید است، اما به لحاظ اقتصادی چندان به صرفه نیست. اگر تعداد کاربران یک پورتال سازمانی به مرز 700 نفر برسد، آنگاه ایجاد چنین پورتالی به صرفه خواهد بود. وقتی تعداد کاربران یک پورتال از پرسنل شاغل در یک سازمان فراتر می رود و مجموعه ای از چند سازمان را در بر می گیرد و کاربرانی به تعداد حد اقل 2000 نفر می یابد و افراد بیشتری از آن استفاده می کنند، می توان گفت که چنین پورتالی به اهداف اقتصادی خود بیش از هر زمان دیگری نزدیک شده است.
معمولاً کاربران یک پورتال سازمانی نگران عمر و تداوم خدمات پورتال هستند. هزینه خدمات پورتال و پشتیبانی فنی می بایست از همان ابتدا محاسبه شود و در قالب بودجه شرکت یا شرکت های سرمایه گذار و یا از طریق دریافت حق اشتراک و هزینه درج آگهی های تجاری از مشترکان و مؤسسات دریافت شود. اگر قرار باشد که پورتال سازمانی تبدیل به محلی برای نشان دادن تغییراتی شود که در سازمان بروز می یابند، ایجاد یک زیرساخت مدیریتی برای پورتال ضروری خواهد بود تا اطمینان لازم حاصل شود که پورتال مرتباً خود را با نیازهای سازمانی تطبیق می دهد.
نتیجه گیری
اصطلاح پورتال امروزه واژه ای مشترک از زبان رایج در فضاهای اداری شده است. تعریف پورتال از دیدگاههای متفاوتی امکان پذیر است، زیرا کاربران امکانات زیادی را برای آن متصور می شوند. تا کنون تعابیر گوناگونی از پورتال ارائه شده است. همانطور که گذشت یک پورتال به عنوان یک فضای کاری برای مدیریت مبتنی بر شبکه با امکان تنظیم شخصی و محتوایی و برخوردار از قابلیت های مشارکت با دیگر همکاران و دسترسی بی سیم تعریف شده است. اما آنچه که در حوزه مدیریت به ویژه مدیریت مبتنی بر شبکه برای یک پورتال مطرح می باشد، عبارت است از تمرکز بر روی آنچه که پورتالها می توانند برای یک سازمان فراهم کنند و اثربخشی آنها را افزایش دهند. استفاده از واژه جمع "پورتالها" نیز اتفاقی نیست چرا که سازمانها برای مواجهه با مسائل چند گانه خود در حوزه های مدیریتی معمولاً بیش از یک پورتال دارند. نقش پورتال های سازمانی در انجام امور اداری و اعمال مدیریت، آن را تبدیل به یک محل کسب و کار الکترونیکی برای کاربران آن به ویژه مدیران نموده است. پورتال های سازمانی جدای از خدماتی که در سازمانها ارائه میکنند، فرصت های بازرگانی نوینی را متناسب با توان اقتصادی و اجرایی سازمانها فراهم می نمایند. نمونه بارز این گونه فعالیت ها در آنچه که امروزه تحت عنوان سرمایه گذاری مشترک مطرح می باشد، قابل مشاهده است.