پورتال های سازمانی و ویژگی های آن

تعریف پورتال و پورتال سازمانی

تعریف پورتال از دیدگاههای متفاوتی امکان پذیر است، زیرا کاربران امکانات زیادی را برای آن متصور می شوند. تا کنون تعبیرات گوناگونی از پورتال ارائه شده است. یک پورتال به عنوان یک فضای کاری برای تجارت الکترونیکی مبتنی بر شبکه با امکان تنظیم شخصی و محتوایی و برخوردار از قابلیت های مشارکت با دیگر همکاران و دسترسی بی سیم تعریف شده است. اما آنچه که بطور کلی برای یک پورتال مطرح می باشد، عبارت است از تمرکز بر روی آنچه که پورتال ها می توانند برای یک سازمان فراهم کنند. استفاده از واژه جمع "پورتال ها" نیز اتفاقی نیست. سازمانها نیز برای مواجهه با مسائل چندگانه خود در حوزه های مختلف معمولاً بیش از یک پورتال دارند. نقش تسهیل کننده پورتال در انجام امور اداری، بازرگانی، آموزشی و پژوهشی و کارایی چندگانه آن، آن را تبدیل به یک محل کار الکترونیکی برای کاربران آن نموده است. پورتال های سازمانی جدای از خدماتی که در سازمانها ارائه می کنند، فرصت‎های نوینی را متناسب با توان اقتصادی و اجرایی سازمانها فراهم می ‎نمایند. این بدان مفهوم است که پورتال های سازمانی در راستای اهداف خود، زمینه همکاری‎های متقابل و امکان بهره ‎برداری از توانهای حرفه ‎ای و سرمایه‎ گذاری طرفهای درگیر در فعالیت‎های مختلف را فراهم می ‎سازند.با بستری همچون پورتال سازمانی بسیاری از دغدغه های سازمانی را می توان به راحتی پاسخگویی نمود.

کارتابل کاربران دارای تفکیک کارتابل های شخصی ، کارتابل های داخل سازمانی و برون سازمانی.
سازمان هایی که به علت بُعد مسافتی، نیرو های آن قادر به حضور مستمر در محل شرکت و نیز اگاهی از اخبار و اطلاعیه های آن نیستند.
امور مالی که به علت دارا بودن چندین مرکز کارپردازی و انبار و به علت ورود دوره ای و یا با تاخیر فاکتور ها دچار مغایرت در اسناد حسابداری و انبارداری شده است.
مدیر عامل و یا مدیران ارشد سازمان باید بتوانند اطلاعات مورد نظر خود را به راحتی از روی سامانه دریافت نمایند و یا بروز رسانی اطلاعات را به صورت سریع انجام دهند.
وجود محیطی واحد برای ثبت امور روزانه ، ثبت فعالیت ها ی کارکنان ، ثبت صورت وضعیت جلسات و مدیریت آن ، ارائه گزارشات مدیران ، ارسال پیام و غیره لازم می باشد.
محیط ویژه ای برای ورود مدیران سازمان و صفحه ای برای نمایش آخرین اخبار، پیام ها و گزارشات بخشی مستقل و قابل دسترس براساس حق دسترسی های داده شده به کاربران برای ارسال اخبار و اطلاعیه ها، گزارشات و پیام ها مدیریت محتوی تمامی قسمت ها براساس سطح دسترسی افراد ، زمان انتشار اطلاعات ، زمان انقضای محتوی اعم از متون ، عکس ، فیلم و صوت ، روند و گردش کار هایی به منظور تعریف نام کاربری، تعریف پست سازمانی ، ثبت نام اینترنتی و ثبت ورود و خروج ها

ویژگی های پورتال
برخی از ویژگی های مهم بهره وری پورتال های سازمانی عبارت است از:
مدیریت اسناد و محتوا (Content Management): مهمترین وظیفه پورتال ها ارائه اسناد در دسته بندی های مجزا، کنترل نسخ مختلف اسناد، چرخش اسناد و مدیریت آن ها است . با وجود امکانات فراوان در مدیریت و ایجاد محتوا، پورتالهای سازمانی معمولا نیاز به سیستم مدیریت محتوا را در سازمان برطرف می کنند. همکاری (Cooperation): در پورتالهای سازمانی معمولا کاربران داخلی و خارجی می توانند به صورت Synchronous از طریق گفتگو و یا به صورت ناشناس از طریق فروم یا انجمن، وبلاگ و پست الکترونیک با سازمان در ارتباط باشند.

جستجو و گردش در اطلاعات(Enterprise Search): ارائه اطلاعات، مفید است ولی به شرطی که رسیدن به آن سخت و یا غیر ممکن نباشد. جستجوی اطلاعات از جمله امکانات مهم در پورتالهای سازمانی با حجم فراوان داده می باشد این جستجو ها می تواند جستجو در خصوص اخبار داخلی سازمان ، سرویس های در حال استفاده ، جستجو در رابطه با مقاله و محتوی خاص ، اطلاعات و امکانات جدید و بروزرسانی شده و ... باشد.

اتحاد چندین پورتال(Federation): ادغام محتوای ارائه شده توسط پورتال های دیگر، به طور معمول از طریق استفاده از فن آوری های WSRP یا مشابه آن سفارشی سازی (Customization): اعضای پورتال می توانند نگاه سفارشی و احساس محیطی خود را بر روی صفحاتی که با آن سر و کار دارند پیاده سازی نمایند. کاربران با استفاده از EIPs می توانند ویرایش و طراحی محیطی وب سایت های خود را از بنا بر شخصیت خود و سبک خود پیاده سازی نمایند ، آنها همچنین می توانند محتوا و خدمات خاص خود را انتخاب نمایند . همچنین توانایی اولویت بندی مناسب ترین محتوی بر ​​اساس ویژگی های کاربر را دارا می باشد.

خصوصی سازی (Personalization): امکان خصوصی سازی محتوا ، داده ها ، اطلاعات ، رکورد ها و خدمات و همچنین خصوصی سازی ظاهر پورتال، توانایی برخورداری از قالب شخصی را به کاربران اعطا می کند. هر کاربر باید بتواند خدمات واطلاعات مورد نظر خود را گزینش کند.

تعیین حقوق و قواعد دسترسی (Access Control): مدیران پورتالهای سازمانی باید بتوانند کاربران را در دسترسی به اطلاعات و خدمات محدود کنند. به عنوان مثال، اطلاعات مالی شرکای تجاری سازمان باید فقط در اختیار شرکای تجاری سازمان باشد. نه مشتریان و نه کارمندان سازمان.

یکپارچگی (Integration): ایجاد ارتباط نرم افزاری میان سیستم ها و نرم افزارهای موجود در سازمان و ایجاد یک نقطه دید یکی از مهمترین خصوصیات یک پورتال سازمانی می باشد. در واقع این خصوصیت از جمله تفاوتهای بارز یک سایت با یک پورتال سازمانی می باشد.

تعیین هویت و تصدیق اصالت یک مرحله ای (Single Sign On): کاربران در هنگام کار با پورتال نباید ملزم به ورود نام کاربری و مشخصات خود در رابطه با هر بخش یا خدمت باشند. در واقع با کمک سرویسهایی چون LDAP و Active Directory می بایست امکان استفاده از یک پروفایل برای کار با سیستم های مختلف وجود داشته باشد. به طور مثال کاربر باید بتواند با ورود یک نام کاربری برای یکبار از بخشهای مدیریت اسناد، نامه های الکترونیکی (مرتبط با Mail Server)، آرشیو اسناد (مرتبط با نرم افزار آرشیو اسناد) و نامه های اداری (مرتبط با سیستم اتوماسیون) استفاده کند.

انواع پورتال
دو دسته ‌بندی مهم برای پروتال ها شامل :
پورتال‌های افقی که قسمت‌های زیادی را پوشش می‌دهند و دارای عمومیت بیشتری هستند به عبارت دیگر پورتال‌های افقی، به‌مانند یک سکو برای چندین شرکت در یک بخش تجاری یا یک نوع تولیدکننده یا توزیع‌کننده می‌باشند.

پورتال‌های عمودی که بر روی یک قسمت تمرکز دارند در نتیجه پورتال عمودی یک نقطه ورودی خاص برای یک بازار یا صنعت خاص و یا خدمات یک سازمان که گاهی اوقات به آن ورتال (Vortal)‏ نیز می‌گویند، تعریف می‌شود.

پورتال ها نیز از نقطه نظر محتوایی نیز دارای دسته بندی ذیل می باشد:

پورتال های سازمانی (Enterprise Portal)
پورتال های شرکتی (Corporate Portal)
پورتال ‌های شخصی (Personal portals)
پورتال‌ های خبری (News Portal)
پورتال های دولتی و وزارتخانه ای (Government Portal)
پورتال های فرهنگی (Cultural Portal)
پورتال های پژوهشی (Research Portal)
پورتال های مناقصه (Tender Portal)
پورتال های سهام (Stock Portal)
پورتال های جستجو (Search Portal)
پورتال های سرگرمی (Hobby Portal , Sport Portal , Fun Portal , Game Portal)