ضرورت استقرار نظام روابط عمومی الکترونیک در سازمان ها

روابط عمومی الکترونیک یک سامانه یا نظام مستقل از روابط عمومی در سازمانها نیست کما‌‌‌ ‌اینکه دولت الکترونیک نیز جدا از دولت مستقر و واقعی نیست بانکداری الکترونیک نیز همان بانکداری معمولی است که به ابزارهای الکترونیک مجهز شده است .
فناوری های اطلاعاتی که در روابط عمومی الکترونیک مورد استفاده قرار می گیرند طیف وسیعی را شامل می شوند از ساده ترین آنها که ایمیل است تا پرکاربردترین آنها که پیامک است .
در روابط عمومی الکترونیک فناوری هایی مثل خبرنامه الکترونیک، سامانه های جمع آوری الکترونیکی اخبار، پایگهای اطلاع رسانی چند رسانه ای، وبلاگ، شبکه های اجتماعی، نسخه موبایل وب سایت، سامانه های بریده الکترونیکی اخبار، پادکست، ویدئوکست، سامانه های افکار سنجی و نظرسنجی الکترونیک و سامانه های ارسال پیامک استفاده می شود .
به کارگیری این فناوری ها ، روابط عمومی ها را پاسخگوتر، در دسترس تر و فراگیرتر کرده است. در واقع با استفاده از این فناوری ها می توان اطلاعات سازمانی را به سرعت به طیف بزرگی از مخاطبان یا مشتریان و مشترکان ارسال کرد، به سرعت از آنان بازخورد و فیدبک گرفت و افکار عمومی آگاه کرد و نسبت به بهبود عملکرد دستگاه مربوط اقدام کرد .
باید به یاد داشت که در ابتدا نیز فلسفه وجودی روابط عمومی ها همین بوده است و فناوری های اطلاعاتی و ابزارهای الکترونیک بر میزان تحقق این اهداف و ماموریتها افزوده است .

در حال حاضر که با گسترش نسل های جدید تلفن همراه موسوم به 3 G و 4 G ضریب نفوذ اینترنت در ایران به میزان زیادی ارتقا یافته و با توجه به آمار رسمی وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات بیش از 43 درصد از مردم ایران دسترسی به اینترنت دارند، می توان نتیجه گرفت که بخش اعظمی از مردم یعنی دریافت کنندگان خدمات و اطلاعات از دستگاه ها و بانکها، به این فناوری ها دسترسی دارند پس طبیعی است که انتظار داشته باشند دستگاهها و بانکها خدمات خود را بر این بستر به آنها ارایه دهند .
به عبارتی اگر سازمان یا دستگاهی خدمات خود را بر این بسترها به مردم ارایه ندهد از نظر افکار عمومی از قافله تکنولوژی و تمدن دور افتاده است .
پیاده سازی فناوری های روابط عمومی الکترونیک در سازمانها، منجر به توسعه مهارتهای نیروی انسانی دستگاها نیز می شود چرا که مجبورند با این فناوری ها به مردم خدمات ارایه دهند. البته این امر مستلزم توسعه تجهیزات و زیرساختهای الکترونیک دستگاهها، توسعه بسترهای خدمات الکترونیکی بین دستگاهها و ارتباط الکترونیک میان آنها است. اما از همه مهمتر، ضرورت الزام پیاده سازی EPR توسط شورای اطلاع رسانی دولت و اصلاح آیین نامه فعالیت روابط عمومی ها مبتنی بر اقتضائات روز است .
البته در این راستا مشکات و موانعی نیز وجود دارد که نیروی انسانی ناکارآمد و آموزش ندیده، فقدان بودجه کافی برای استقرار نظام روابط عمومی الکترونیک، مشکلات ساختاری و حقوقی، نبود بینش دیجیتالی در بین مدیران ارشد سازمانی و آماده نبودن سایر بخش های سازمان برای این منظور، از مهمترین آنها به شمار می رود .
از سوی دیگر چالشی عمومی در دستگاههای دولتی در ایران وجود دارد که باعث اصطکاک میان بخش های IT ) فناوری اطلاعات) و روابط عمومی شده است و آن این است که مدیریت پایگاه اطلاع رسانی سازمان به عنوان مهمترین مصداق فناوری های اطلاعاتی برعهده بخش IT است یا روابط عمومی ؟ هرچند آیین نامه فعالیت روابط عمومی مصوب هیات وزیران در سال 1385، تاکید دارد که مدیریت پایگاههای اطلاع رسانی دستگاهها بر عهده روابط عمومی ها است اما بخش های آی تی دستگاهها به طور سنتی، این فعالیتها را بر عهده داشته و به راحتی مایل به واگذاری این اختیار یا به عبارت بهتر «قدرت مدیریتی» نیستند .

با این وجود به نظر می رسد برای استقرار و پیاده سازی نظام روابط عمومی الکترونیک در کشور نیازمند تصمیم و عزم قاطع مدیریتی و اتخاذ راهبردهای قاطعانه مبتنی بر قوانین موجود هستیم. راهبردی که در آن تجدید ساختار نهاد روابط عمومی متناسب با مقتضیات جدید دنیای تکنولوژیک نیز دیده شود .