مدیریت محتوا و پیاده سازی آن
مدیریت محتوا که با نام اختصاری CM شناخته میشود، مجموعهای از فرآیندها و فناوریهاست که جمعآوری، مدیریت و انتشار اطلاعات را در هر شکل یا به هر روش، پشتیبانی میکند. در سالهای اخیر این اطلاعات معمولا محتوا، یا به طور دقیق، محتوای دیجیتالی نامیده میشود.
محتوای دیجیتالی ممکن است به شکل متن (مانند اسناد الکترونیکی) ، فایلهای چندرسانه ای (مانند فایلهای صوتی یا تصویری) ، یا هر نوع فایل دیگری باشد که از چرخه ی عمر محتوا (که نیاز به مدیریت دارد) تبعیت میکند.
فرایند مدیریت محتوا
شیوه ها و اهداف مدیریت محتوا بر اساس ماموریت و ساختار نظارت سازمانی متفاوت است. سازمانهای خبری، وبسایتهای تجارت الکترونیکی و مؤسسات آموزشی، همگی به شیوههای مختلف از مدیریت محتوا استفاده میکنند. این امر، تفاوت در واژگان و نامها و تعداد مراحل فرآیند را نشان میدهد.
مثلا، نمونه ای از محتوای دیجیتالی توسط یک یا چند نویسنده ایجاد میشود. با گذر زمان ممکن است آن محتوا ویرایش شود. یک یا چند نفر ممکن است بعضی غلط های ویرایشی را تذکر دهند که محتوا را برای انتشار بهبود بخشد. انتشار میتواند شکلهای مختلفی داشته باشد؛ میتواند عمل انتقال محتوا به دیگران، یا اعطای حق دسترسی دیجیتالی به یک محتوای مشخص برای یک فرد مشخص یا گروهی از افراد باشد. بعدها ممکن است محتوا توسط شکل دیگری از محتوا جایگزین، و در نتیجه حذف، یا غیر قابل استفاده شود.
مدیریت محتوا یک فرآیند ذاتا مشترک است که اغلب شامل نقش ها و مسئولیت هایی به شرح زیر است:
- خالق: مسئول ایجاد و ویرایش محتوا؛
- ویرایشگر: مسئول تنظیم محتوای پیام و روش تحویل، شامل ترجمه و محلیسازی؛
- ناشر: مسئول انتشار محتوا برای استفادهی افراد؛
- مدیر: مسئول مدیریت مجوزهای دسترسی به پوشه ها و فایل ها، معمولا با استفاده از تخصیص حقوق دسترسی به گروهها یا نقشهای کاربری وظیفه ی خود را انجام می دهد. همچنین ممکن است مدیران از راه های مختلف، کاربران را یاری و حمایت کنند.
- مشتری، بیننده یا مهمان: کسی که محتوا را پس از انتشار یا اشتراک گذاری میخواند یا از طریق دیگری دریافت میکند.
جنبه ی حیاتی مدیریت محتوا ، توانایی مدیریت نسخه های مختلف محتوای منتشرشده است. نویسندگان و ویراستارها اغلب نیاز دارند نسخه های قدیمی ویرایش شده را به دلیل شکست فرآیند یا یک سلسله ویرایشهای نامطلوب، بازیابی کنند.
جنبهی دیگر مدیریت محتوا که به اندازه ی قبلی مهم است، ایجاد، نگهداری و استفاده از استاندارد های بررسی است. هر بخش از فرآیند ایجاد و بررسی محتوا نقش منحصر به فرد و مجموعه ای مسئولیت در توسعه ویا انتشار محتوا دارد. هر عضو از تیم بررسی نیاز به استانداردهای روشن و مختصری دارد که باید همیشه برقرار باشد تا ثبات طولانی مدت و سلامت پایگاه دانش را تضمین کند.
یک سیستم مدیریت محتوا مجموعهای از فرآیندهای خودکار است که ممکن است ویژگیهای زیر را پشتیبانی کند:
- وارد کردن و ایجاد اسناد و مواد چندرسانهای؛
- تعیین تمام کاربران کلیدی و نقشهای ایشان؛
- توانایی تخصیص نقشها و مسئولیتها به گروههای مختلف یا انواع محتوا؛
- تعریف وظایف گردش کار اغلب همراه با پیام، طوری که مدیران محتوا از تغییرات محتوا آگاه شوند؛
- توانایی پیگیری و مدیریت نسخه های متعدد یک محتوای خاص؛
- توانایی انتشار محتوا در یک مخزن برای حمایت از دسترسی به محتوا. به طور فزاینده، مخزن بخش اصلی یک سیستم است، و امر جستجو را با بازیابی اطلاعات در هم میآمیزد.
سیستمهای مدیریت محتوا شکلهای زیر را به خود میگیرند:
- یک سیستم مدیریت محتوای وب ، نرم افزاری برای مدیریت وب سایت است، که اغلب به طور ضمنی به این معنا به کار میرود؛
- کار تشکیلات هیئت تحریریه ی یک روزنامه؛
- گردشکار برای انتشار یک مقاله؛
- یک سیستم مدیریت اسناد؛
- یک سیستم مدیریت محتوا با منبع واحد، جایی که محتوا در قطعههای یک پایگاه داده ی رابطه ای ذخیره میشود.
آقای Marc Feldman، کارشناس مدیریت محتوا ، سه ساختار نظارتی اصلی در مدیریت محتوا را چنین بیان میکند: محلیسازی، متمرکزسازی و متحد سازی، که هر کدام نقاط ضعف و قوت خود را دارند.
نظارت از طریق محلی سازی:
مدل های نظارت از طریق محلی سازی، با قرار دادن کنترل در دست کسانی که بیش از همه با محتوا سر و کار دارند، یعنی کارشناسان محتوا، به آنها قدرت میدهند و موجب بروز خلاقیت در ایشان میشوند. این فواید به قیمت از دست رفتن نسبی کنترل و نظارت مدیریتی حاصل میشود.
نظارت از طریق متمرکزسازی:
وقتی اهرم های کنترل به شدت متمرکز میشوند، سیستم های مدیریت محتوا میتوانند پیام خود را با نام تجاری متحد و بسیار واضح، ارائه کنند. علاوه بر این، ساختار نظارتی متمرکزسازی در مدیریت محتوا فرصت های زیادی برای صرفه جویی در هزینه های سازمانها ایجاد میکند، مثلا:
پرهیز از تلاشهای موازی در ایجاد، ویرایش، قالب بندی، هدف گذاری مجدد و بایگانی محتوا
از طریق مدیریت فرآیند و ساده سازی تمام فعالیتهای مربوط به محتوا
از طریق گسترش منظم یا به روز رسانی سیستم مدیریت محتوا
نظارت از طریق متحد سازی:
مدل های نظارت از طریق متحد سازی، به طور بالقوه فواید هر دو مدل کنترل محلیسازی و متمرکزسازی را محقق میکنند، و در عین حال نقاط ضعف هر دو را نیز دارند. اگرچه نرم افزار سیستمهای مدیریت محتوا ذاتا برای توانمند سازی مدل های نظارت از طریق متحد سازی ایجاد شدهاند، اما تحقق بخشیدن به این مزایا میتواند سخت باشد، چون مثلا نیازمند مذاکره ی مرزهای کنترل با مدیران محلی و سازندگان محتوا است.
درباره شرکتهای بزرگ، به طور خاص، شکست در پیاده سازی کامل یا تحقق بخشیدن به ساختار نظارتی متحد سازی، برابر است با شکست در تحقق کامل بازگشت سرمایه و صرفه جویی در هزینه هایی که با سیستم های مدیریت محتوا حاصل می شوند.
مراحل مختلف در مدیریت محتوا عبارتند از: 1- برنامه ریزی 2- جمع آوری اطلاعات 3- طبقه بندی اطلاعات 4- تحلیل اطلاعات
پیاده سازی
پیاده سازی مدیریت محتوا باید بتواند توزیع محتوا و قوانین دیجیتالی در چرخه ی عمر محتوا را مدیریت کند. معمولا سیستم های مدیریت محتوا با مدیریت قوانین دیجیتالی به منظور کنترل دسترسی کاربران و قوانین دیجیتالی درگیر هستند. در این مرحله سیستم های مدیریت قوانین دیجیتالی با ساختارهای فقط خواندنی، بعضی محدودیت ها را در پیاده سازی مدیریت محتوا اعمال میکنند، که به افراد اجازه نمی دهد محتویات محافظت شده را در چرخه ی عمرشان تغییر دهند. ایجاد مطلب جدید با استفاده از یک محتوای مدیریت شده (محافظت شده) نیز مسئله ای است که دسترسی به محتویات محافظت شده ی خارج از مدیریت سیستم های کنترل را میسر میکند. موارد کمی از پیاده سازی مدیریت محتوا وجود دارد که تمام این مسائل را پوشش دهد.