ورود مشتریان
گسترش کاربردهای فناوری اطلاعات در عرصه فعالیت های اقتصادی و اجتماعی سبب ابداع و ارائه راه حل ها و راهکارهای مختلف شده است.
گسترش کاربردهای فناوری اطلاعات در عرصه فعالیت های اقتصادی و اجتماعی سبب ابداع و ارائه راه حل ها و راهکارهای مختلف شده است. طبیعی است که هر یک از این روش ها و ابزارها، مبتنی بر نیازی خاص و برای رفع مشکلات موجود ابداع و به خدمت گرفته شده است. پورتال های سازمانی نیز با در نظر گرفتن نیازهای اطلاعاتی در حوزه مدیریت مبتنی بر شبکه یا به اصطلاح شبکه محور طراحی و به کارگیری شده است. امروزه کمتر مؤسسه یا سازمانی را در کشورهای پیشرفته و در حال توسعه می توان یافت که از فناوری پورتال بی بهره و از آن برای پشتیبانی از اهداف سازمانی استفاده نکرده باشد. پورتال های سازمانی جدا از خدماتی که در عرصه باز سازمان با اعمال مدیریت متمرکز ارائه می کند، فرصت های نوینی را متناسب با توان اقتصادی و اجرایی سازمان ها فراهم می کند. این بدان مفهوم است که پورتال های سازمانی زمینه همکاری های متقابل و امکان بهره برداری از توانایی های حرفه ای و سرمایه گذاری مشترک را در فعالیت های بازرگانی فراهم می سازد. به گزارش ماهنامه تحلیل گران عصر ارتباط، پورتال نیز همانند اغلب مفاهیم رایج در فناوری اطلاعات بر اثر اینترنت و شبکه گسترده جهانی پدید آمد. کاربران عادی اینترنت به طور معمول در هنگام ناوبری اطلاعات و کاوش موارد درخواستی خود در اینترنت مغلوب اقیانوس عظیم اطلاعات می شدند. در نتیجه وب سایت های کاوش نظیر Yahoo وAOL پدید آمد تا به کاربران در یافتن مقاصد اینترنتی مورد نظرشان کمک کند. این پورتال های اولیه هیچ گونه امکان تنظیم شخصی را به کاربران خود ارائه نمی کرد، بنابراین انتظار نمی رفت که کاربران آن ها هم چنان به آن ها وفادار باقی بمانند و از سایتی به سایت دیگری نروند. کاربران سازمانی و به ویژه مدیران نیز به این نتیجه رسیدند که از همان قابلیت های پورتال های اینترنتی برای مدیریت منابع سازمانی خود اعم از منابع اطلاعاتی و انسانی (کارکنان) استفاده کنند که البته یافتن این گونه منابع اطلاعاتی (به لحاظ تخصصی بودن وظایف سازمان ها) در اینترنت کار دشواری به نظر می آمد. افزودن ابزارهای همکاری، تعامل با سیستم های تبادل، گسترش امکانات به تجهیزات ارتباط از راه دور هم زمان با جذب کاربران و مشتریان جدید و مرتبط ساختن شرکا و تامین کنندگان به یک وب سایت مشترک، سبب شد تا پرتال در مسیر تکاملی خود به یک فضای کسب و کار الکترونیکی تبدیل شود. این امر راهی را برای کاربران فراهم می کند تا به وسیله آن منابع، روابط و زنجیره ارزش یک سازمان را برای انجام بهتر مشاغلشان مدیریت کنند.
پورتال های سازمانی
پورتال های سازمانی به طور کلی با ۲هدف طراحی و در سازمان ها مستقر شد. این ۲ هدف شامل مدیریت متمرکز اطلاعات تجاری در سازمان ها و ارائه خدمات اطلاعاتی روزآمد است. پرتال های سازمانی از یک سو امکان مدیریت متمرکز در سازمان را برای مدیران و معاونان مؤسسات و سازمان ها فراهم می کند و پنجره ای شفاف از سازمان را در مقابل چشم آن ها قرار می دهد و از سوی دیگر کاربران و مشترکان خود را از آخرین اخبار و اطلاعات مربوط به حوزه های کاری و تجاری آگاه می سازد. این پرتال ها علاوه بر اطلاع رسانی زمینه های تعامل میان مدیران و کارمندان و مشتریان یا کاربران را ایجاد می کند. محیط شبکه ای پرتال های سازمانی به گونه ای طراحی می شود که یک کاربر پس از ورود به آن ها خود را در فضای مجازی یک محیط تجاری یا کاری می یابد و علاوه بر انجام امور اجرایی و تجاری در سراسر اوقاتی که در این محیط به سر می برد احساسی از لذت را همراه با آموزش تجربه می کند. یکی دیگر از ویژگی های پورتال های سازمانی این است که کاربران با مشارکت در فعالیت های مبتنی بر شبکه خلاقیت های فردی را در خود پرورش می دهند. امکانات تنظیم شخصی که به طور معمول در هر پورتال سازمانی پیش بینی و ارائه می شود ضمن به چالش گرفتن تجربه های فردی کاربران در کار با امکانات شبکه ای و بسترهای ارتباطی، زمینه های خلاقیت آن ها را به شیوه ای کاربردی ایجاد می کند.
چارچوب یک پورتال
یک فضای کاری پرتال با قرار دادن یک طرح جذاب روی انبوهی از منابع محتوایی و کاربردهای مربوط به آن که کاوش در آن ها به سختی صورت می گیرد، حاصل نمی شود. بلکه در فراهم کردن فرآیندهای تجاری و کاری یکپارچه ای است که از میان بسیاری از سامانه های فناوری اطلاعات می گذرد تا چنین فرآیندهایی را به شکل یک مجموعه واحد درآورد و قابلیت های کاوش جامع، دسترسی و یکپارچه سازی کاربردی، تنظیم شخصی، استقرار، مدیریت، همکاری، مدیریت محتوایی شبکه، استقرار تخصص، هوش تجاری، تجزیه و تحلیل کمی، امنیت و میزبانی دیگر گزینه های منحصر به سازمان را ایجاد کند. یکپارچه سازی ممکن است آسان به نظر برسد، اما ماده و محتوای اصلی آن شامل انبوهی از نرم افزارهای میانجی است که با ساختارهای شبکه ای موجود درگیر و ترکیب می شود و شرایطی را به وجود می آورد که در بهترین شکل خود به عنوان چارچوب پرتال عمل می کند، می تواند با نیازهای متنوعی منطبق شود و فضای مناسبی را برای چیزی بیش از یک محصول فراهم کند. این رویکرد فراتر از انتظار شرکت هایی نظیر IBM بوده است.این شرکت در ایجاد خانواده پرتال Websphere خود به چیزی فراتر از این دست یافت، مزایایی که از طریق استخراج ارزش های به طور کامل جدید پرتال نظیر کاربردهای جاری، محتوا و ویژگی های تخصصی آن عاید کاربر می شد و در واقع مجموعه ای از دارایی های محتوایی پورتال را به یک فضای کاری منفرد، جامع و مبتنی بر تجارت الکترونیکی تبدیل کرد. هر یک از پیاده سازی ها و کاربردهای پورتال متمرکز بر هدفی خاص است. پورتال های تجارت به کارمندان (B۲ E) متمرکز بر یکپارچه سازی کاربردهای سازمانی، توسعه اجتماعی و حرفه ای و همکاری برابر است در حالی که پورتال های تجارت به تجارت (B۲B) تمرکز خود را معطوف بر امنیت اکسترانت و کاربردهای عمومی (سلسله مراتبی) کرده است. پورتال های تجارت به مشتری (B۲ C) متمرکز بر قابلیت های سنجش، اجرای تبادلات و حفظ مشتری است. در راس هر یک از پورتال ها می تواند تمرکز بر خود پورتال باشد، ضمن آن که ممکن است مجموعه ای از ویژگی های بیشتری را در یک پورتال صنعتی تجاری بیابیم که هدف آن به عنوان مثال، درباره پورتال یک شرکت تولید کننده دارو می تواند پردازش فرآیندهای تایید دارو توسط وزارت بهداشت باشد. در گذشته، این ویژگی ها از طریق چندین پور برای یک سازمان فراهم می شد و از سوی گستره وسیعی از فروشندگان نرم افزارهای پورتال پشتیبانی می شد که هر یک به جنبه خاصی از پورتال پرداخته بود. به عنوان مثال، می توان گفت که یک بانک تجاری بزرگ از یک پرتال (B۲ C) قابل دسترسی برای مشتری استفاده می کند که مشتریان تجاری از طریق آن می توانند به حساب های خود دسترسی داشته باشند، به انتقال وجوه و دارایی ها بپردازند، اطلاعات مربوط به محصولات جدید را به دست آورند و اطلاعات و اخبار مربوط به حساب های خود را دریافت کنند. علاوه بر این ها، بانک یاد شده از یک پرتال تجارت به تجارت (B۲ B) استفاده می کند که از طریق آن پرداخت وام های کوتاه مدت از بانک های تجاری بزرگ به بانک های کوچک تر مورد بحث و بررسی قرار می گیرد. مدیریت این روابط چندگانه فروشنده خریدار، یک کار چندگانه و ترکیبی را برای تیم فناوری اطلاعات سازمان به وجود می آورد. به طور کلی، پورتال فضای کاری سنتی و محصول محور را به یک فضای پر تحرک تر، شخصی شده و قابل تعامل و مشارکت با مشتریان بیشتر تکامل و ارتقا می دهد. برای اغلب افراد اوج خلاقیت های الکترونیکی آن ها در عرصه های کاری و شغلی، در ارسال یک فایل الکترونیکی به وسیله پست الکترونیکی خلاصه می شود. این افراد تنها از ۵ درصد از امکانات قابل ارائه در یک پرتال استفاده می کنند.
اجرای مدیریت در پورتال های سازمانی
استفاده از فناوری اطلاعات در انجام امور اداری، دارای ۲ تاثیر عمده ملی است؛ یکی «رشد اقتصادی»و دیگری «افزایش بهره وری». بررسی های انجام شده بیانگر این مطلب است که بازگشت سرمایه فناوری اطلاعات در کشورهای مختلف، رقمی بین ۵۰ تا ۱۰۰ درصد است. در کشورهای پیشرفته هم چون آمریکا، سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات باعث بازگشت سرمایه ۶/۷۰ درصدی در تولید ناخالص داخلی می شود؛ در واقع سهم بالایی در رشد اقتصادی به نسبت دیگر سرمایه گذاری ها دارد. به علاوه باعث افزایش چشمگیر بهره وری می شود که از طریق مشارکت در سیستم های تولید و فروش (بازار) جهانی که پایه همگی، فناوری اطلاعات است، حاصل می شود. شبکه های رایانه ای، بازگشت سرمایه و ارزش استفاده از فناوری اطلاعات را افزایش می دهد.
